به فرآیند اصلاح یا تطبیق ERP (ERP چیست سیستم؟) برای بر طرف کردن نیازهای خاص و منحصر به فرد کسب و کار، سفارشی‌سازی در ERP گفته می‌شود. ماژولهای ERP برای برآوردن نیازهای نرم‌افزاری متداول از جمله تولید، مالی، منابع انسانی، تامین و سایر امور، طراحی و تولید شده‌اند. اما، هر سازمانی دارای الزامات قانونی، سیستم‌های تخصصی و منابع ورودی داده متفاوت می‌باشد که سفارشی سازی برای تطبیق بیشتر و کاهش تعداد پایگاه داده مجزا انجام می‌پذیرد. باید در نظر داشته باشید که قابلیت اعمال گردش کارهای متفاوت، پوشش دادن انواع ساختارهای سازمانی، ارائه گزارشات مختلف، مقیاس پذیری بر اساس تعداد کاربران و حجم دیتا، پوشش دادن انواع ارزها جزء قابلیت هر ERP می باشد و عدم وجود این قابلیتها به مفهوم ناقص بودن ERP برای آن سازمان است.
سفارشی‌سازی ممکن است شامل اصلاح ماژولهای موجود، افزودن قابلیتهای جدید، تغییر رابط کاربری یا ادغام با سایر سیستم‌های نرم‌افزاری باشد.
هدف از سفارشی‌سازی افزایش قابلیتها، بهبود کارایی، ساده‌سازی و رفع نیازهای منحصربه‌فرد سازمان است.
در سفارشی سازی علاوه بر توجه به رویه‌ها و اهداف بلندمدت سازمان درخواست کننده، به روند توسعه قابلیتهای سیستم در آینده توسط ارائه کننده سیستم ERP توجه شود، چرا که عدم همسویی بین این دو می تواند چالشهای بسیار و هزینه‌های سنگینی برای سازمان ایجاد کند.
دلایل نیاز به سفارشی سازی در ERP
- الزامات خاص صنعت: صنایع مختلف الزامات و مقررات متفاوتی مانند الزامات حسابداری، انبارداری، پرداخت حقوق، اصطلاحات و … دارند، که معمولا در ERP های متداول این نیازهای خاص پیش بینی نشده‌اند.
- ادغام با سیستم‌های موجود: قبل از پیاده سازی ERP در سازمان، معمولا نرم افزارهای مستقلی مانند نرم افزار کنترل پروژه، CRM، نرم افزار مدیریت مستندات و نرم افزارهای تخصصی وجود دارد، برای جلوگیری از ایجاد پایگاه داده‌های مستقل، نیاز است اقدامات لازم برای ارتباط این سیستم‌ها با ERP انجام شود. این سفارشی سازی ارتباطات موجب اشتراک‌گذاری و همگام‌سازی آنی داده‌ها، حذف ورود دستی داده‌ها و افزایش دقت کلی داده‌ها می‌شود.
- ایجاد کسب و کار جدید: رشد و توسعه سازمانها با ورود به کسب و کار جدید می‌تواند سازمان را با الزامات قانونی و مقررات جدیدی مواجه کند مانند تولید محصولات بهداشتی، اگر در ERP این الزامات پیش بینی نشده باشد نیاز به سفارشی سازی در ERP پیدا می‌کنید.
- تعمیق کسب و کار: بخشی از رشد و توسعه سازمان از طریق عمق بخشیدن به کسب و کار می‌باشد به مانند درگاه‌های فروش جدید و یا بکارگیری سیستم‌های اتوماسیون صنعتی، که لازم است سفارشی‌سازی‌های لازم برای مواجه با شرایط جدید در ERP انجام شود.
- پذیرش کاربر: کاربران نقش مهمی در پیاده‌سازی و پذیرش موفق یک سیستم ERP ایفا می‌کند، بنابراین داشتن یک رابط کاربری کاربرپسند بسیار مهم است، با سفارشی سازی در رابط کاربری به نیازها و ترجیحات کاربران نهایی پاسخ داده می‌شود.
سفارشی‌سازی مزایای متعددی دارد که به چند مورد آن اشاره شد، اما سفارشی‌سازی بیش از حد می‌تواند منجر به افزایش پیچیدگی، طولانی‌تر شدن زمان پیاده‌سازی، افزایش هزینه‌ها و چالشهای ارتقاء آینده شود. برای اطمینان از یک راه حل ERP متعادل، باید به میزان و تأثیر سفارشی سازی دقت کرد.
توجه به این نکته ضروری است که سطح سفارشی سازی به طور قابل توجهی به نوع صنعت، اندازه و پیچیدگی آن بستگی دارد. برخی از شرکت‌ها ممکن است به حداقل سفارشی سازی نیاز داشته باشند، در حالی که برخی دیگر به سفارشی سازی گسترده‌تری برای پاسخگویی به نیازهای عملیاتی خاص احتیاج دارند.
ماژول مرتبط : نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری رسام ERP را در لینک مشاهده کنید.
چه ماژول های ERP معمولا سفارشی می شوند؟
بسته به نیاز یک کسب و کار، ماژولهای خاصی از ERP سفارشی سازی می‌شوند، ماژولها و دلایلی که منجر به سفارشی سازی می شوند به شرح ذیل می باشد:
- ماژول مالی و حسابداری: الزامات خاص مالی، الزامات گزارشگری و صورت‌های مالی
- ماژول منابع انسانی: برای هماهنگی با شیوه‌های مدیریت کارکنان سازمان، حقوق و دستمزد و خدمات رفاهی
- مدیریت زنجیره تامین: متناسب سازی با فرآیندهای تدارکات، مدیریت موجودی و تامین نیازمندیها
- مدیریت ارتباط با مشتری (CRM): برای همسویی با درگاه‌های فروش و استراتژی‌های بازاریابی
- ساخت و تولید: برای برآوردن نیازهای خاص فرآیندهای تولید مونتاژی، پیوسته و دسته ای
- مدیریت پروژه: برای هماهنگی فعالیتهای جاری، تخصیص منابع و روش‌های پیگیری
عوامل موثر در موفقیت سفارشی سازی
عوامل متعددی در موفقیت، سفارشی سازی در پیاده سازی ERP نقش دارند. این عوامل عبارتند از:
- تعیین هدف مشخص: درک کامل از نیازها، اهداف و اعتبارسنجی راه‌حلها برای سفارشی‌سازی
- مشارکت ذی‌نفعان: ذی‌نفعان کلیدی از جمله مدیریت، کاربران نهایی و IT برای جمع‌بندی نیازمندیها و اطمینان از همسویی سفارشی‌سازی با نیازها، در فرایندتدوین طرح سفارشی‌سازی باید مشارکت داشته باشند.
- تجزیه و تحلیل کامل فرآیند کسب و کار: برای شناسایی عوامل بهبود، ساده‌سازی یا تولید ماژولهای جدید نیاز به تجزیه و تحلیل کامل و معماری سازمانی می‌باشد.
- پشتیبانی فنی: داشتن یک تیم پشتیبانی فنی قوی و همراهی کلیه عوامل فروشنده و سازمان ضروری است.
- آموزش کاربر: با سفارشی سازی اغلب تغییراتی در فرآیندها بوجود می‌آید که برای سازگاری و اخذ مزایای کامل آن، نیاز به آموزش‌های صحیح به کاربران می‌باشد.
- مقیاس‌پذیری: سفارشی‌سازی باید با نیازهای آینده و رشد و تغییرات کسب و کار سازگار باشد تا از سفارشی‌سازی‌های مکرر جلوگیری به عمل آید.
- تست اجرا: با انجام تست‌های دقیق و اجرای رویه‌های تضمین کیفیت، از مطابقت نیاز با ماژول تولید شده و همینطور عدم اختلال در عملکرد سایر ماژولها اطمینان حاصل شود.
- پشتیبانی و نگهداری مداوم: به‌روزرسانی‌های منظم و رفع اشکالات برای کارامد ماندن سیستم لازم و ضروری است.
سازمانها می‌توانند با عواملی که برشمرده شد احتمال موفقیت در سفارشی‌سازی را افزایش دهند و به نتایج دلخواه دست یابند.
معایب و خطرات در سفارشی‌سازی ERP
در حالی که سفارشی‌سازی ERP می‌تواند مزایای متعددی به همراه داشته باشد، اما دارای معایب و خطرات خاصی نیز هست که سازمانها باید از آن آگاه باشند. در اینجا برخی از اشکالات و خطرات رایج مرتبط با سفارشی سازی ERP وجود دارد:
- افزایش پیچیدگی: سفارشی‌سازی در سیستم ERP می‌تواند پیچیدگی آن را به میزان قابل توجهی افزایش دهد. افزودن کد سفارشی، اصلاح عملکردهای اصلی یا ادغام با سیستم‌های خارجی چالش برانگیز است و وابستگی به متخصصین و فنی‌ها را افزایش می‌دهد.
- هزینه‌های پیاده‌سازی و نگهداری بیشتر: سفارشی‌کردن یک سیستم ERP اغلب به سرمایه‌گذاری‌های اضافی نیز نیاز دارد. هزینه‌های سفارشی‌سازی معمولا شامل هزینه تحلیل فرایند، برنامه‌نویسی، آموزش و تعمیر و نگهداری تخصصی می‌شود.
- پیاده‌سازی طولانی‌تر: سفارشی‌سازی می‌تواند زمان پیاده‌سازی یک پروژه ERP را افزایش دهد. فرآیند تجزیه و تحلیل نیازمندیها، طراحی، توسعه و آزمایش سفارشی‌سازی‌ها در مقایسه با پیاده‌سازی یک راه‌حل استاندارد ERP، زمان بیشتری می‌برد.
- چالشهای سازگاری و ارتقا: سیستم‌های ERP سفارشی ممکن است در ارتقاء به نسخه‌های جدیدتر یا اعمال وصله‌ها و به‌روزرسانی‌ها با مشکلات سازگاری مواجه شوند. برای سیستم‌های سفارشی‌سازی شده باید اقدامات بیشتر جهت بررسی سازگاری، وصله‌های امنیتی، پذیرش ویژگی‌های جدید و یا رفع باگ‌ها انجام شود.
- تراز کردن فرآیندهای کسب و کار: سفارشی سازی ممکن است منجر به عدم همسویی بین سیستم ERP و فرآیندهای واقعی سازمان شود. اگر به دقت مدیریت نشود، سفارشی‌سازی می‌تواند منجر به فرآیندهای اضافی یا منسوخ شده و باعث سردرگمی، ناکارآمدی و مانع پذیرش کاربر شود.
برای کاهش این اشکالات و ریسک‌ها، سازمانها باید ضرورت و تأثیر سفارشی‌سازی را به دقت ارزیابی کنند و برای آن برنامه‌ریزی و تجزیه و تحلیل کامل انجام دهند، ذی‌نفعان کلیدی را درگیر کنند و از مدیریت صحیح تغییر و پشتیبانی مداوم اطمینان حاصل کنند. ایجاد تعادل مناسب بین سفارشی‌سازی و حفظ مزایای اصلی سیستم ERP بسیار مهم است.
