سیستم مدیریت دانش

در دنیای پرشتاب و در حال توسعه شرکت های نوپا، دانش منبع ارزشمندی است که می تواند باعث موفقیت یا شکست یک سازمان شود. استارت‌آپ‌ها به شدت به تخصص، بینش و ایده‌های نوآورانه کارکنان خود برای رشد و پیشرفت متکی هستند. با این حال، بدون وجود یک سیستم مدیریت دانش مناسب، به کارگیری و بهره برداری از آن می تواند کاری سخت و پر از خطا باشد.

سیستم مدیریت دانش (KMS) یک رویکرد استراتژیک و چارچوبی ساختار یافته است که استارت آپ ها را قادر می سازد تا دانش را در سازمان خود ثبت، سازماندهی، ذخیره و به اشتراک بگذارند و در مواقع لزوم به آن دسترسی داشته باشند.

KMS کلمه انحصاری و مخفف شده Knowledge Management System است.

با درک ارزش مدیریت دانش و نقشی که در ثبات و آینده شرکت ایفا می کند، کارآفرینان و رهبران کسب و کار می توانند تصمیمات آگاهانه بگیرند و پایه ای برای یادگیری مستمر، نوآوری و رشد ایجاد کنند. پیاده‌سازی یک سیستم مدیریت دانش می‌تواند یک تغییر بازی برای استارت‌آپ‌ها باشد و آنها را به سمت موفقیت پایدار در یک چشم‌انداز بلند مدت که به سرعت در حال تغییر است سوق دهد.

این جستار به بررسی اهمیت پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش در شرکت‌های نوپا می‌پردازد. مزایایی که ارائه می‌دهد، چالش‌هایی که استارت‌آپ‌ها در مدیریت دانش با آن مواجه هستند و ویژگی های کلیدی آن می پردازد.

نرم افزار مدیریت سازمانی رسام ERP شامل ماژول مدیریت مستندات و دانش سازمانی (KMS) است و یکی از بهترین نرم افزار های ایرانی و بومی شده مخصوص سازمان ها و شرکت های ایرانی می باشد.

برای مشاهده قیمت نرم افزار و سیستم ERP به همراه قیمت ماژول مدیریت مستندات و دانش سازمانی روی لینک کلیک کنید.

سیتسم مدیریت دانش چیست؟

سیستم مدیریت دانش به ایجاد، ذخیره، استفاده و به اشتراک گذاری دانش در یک سازمان کمک می کند. سیستم های مدیریت دانش با بهبود در اشتراک گذاری به موقع اطلاعات و دانش می توانند تعاملات سازنده را بین همکاران شکل دهند و به حفظ و بکارگیری مجدد از دانش و تجربه جمعی در سازمان کمک کنند. این سیستم شامل طیف وسیعی از فرآیندها، فناوری‌ها و شیوه‌هایی است که استفاده از دانش را برای تصمیم‌گیری، حل مسئله و نوآوری ممکن می‌سازد.

مدیریت دانش فرآیندی است که تمام دانش در مورد کسب و کار را در یک سیستم واحد متمرکز می کند و یک چارچوب ساختار یافته برای مدیریت دارایی های نامشهود، از جمله اسناد، پایگاه های داده، مهارتها و دانشهای ضمنی ارائه می دهد.

هدف اولیه یک سیستم مدیریت دانش، تسهیل در به اشتراک گذاری دانش و همکاری است و کارکنان را قادر می سازد تا از خرد جمعی و تخصصی سازمان استفاده کنند، انتقال کارآمد دانش را ترویج می کند، تلاش های تکراری را کاهش می دهد، نوآوری را تقویت می کند و یادگیری سازمانی را افزایش می دهد.
یک سیستم مدیریت دانش به طور معمول شامل ویژگی هایی مانند سازماندهی محتوا و قابلیت های جستجو، محیط کاربری، مدیریت اسناد، فضاهای ذخیره سازی و تجزیه و تحلیل است. این ویژگی‌ها جهت حصول اطمینان از ارائه اطلاعات مناسب در زمان مناسب برای افراد مناسب می باشد.

با پیاده‌سازی سیستم مدیریت دانش، سازمان‌ها می‌توانند بر دارایی های دانشی و سرمایه فکری خود تسلط داشته باشند، کارایی و مزیت رقابتی خود را افزایش دهند. این امر به ویژه برای شرکت‌های نوپا به دلیل محدودیت در منابع و نیاز به انطباق پذیری سریع با چشم اندازهای کسب و کار بسیار مهم است.

عدم دسترسی به دانش می تواند منجر به عدم فروش، از دست دادن مشتریان و جدایی کارکنان شود. حتی استارتاپ های کوچک نیز از پیاده سازی یک سیستم و عادت به ثبت و سازماندهی تمام اطلاعات، سود خواهند برد. بدون داشتن یک مرکز اطلاعات، با رشد و توسعه در ابعاد مختلف هرج و مرج و بی نظمی در تعاملات، آموزش کارکنان جدید و جدایی کارکنان به وجود می آید.

مطلب مرتبط : نرم افزارهای ERP چیست و مخفف چه کلمه ای می باشد، برای کسب اطلاعات بیشتر روی لینک کلیک کنید.

دانش درونی در مقابل دانش بیرونی

از بین انواع مختلف دانش در اینجا به جنبه درون یا بیرون سازمان بودن دانش تشریح می شود:

دانش بیرونی بر مشتری متمرکز است مانند سوالات پرتکرار و محتواهای آموزشی برای کمک به مشتریان در استفاده از محصول است.

دانش داخلی تمام اطلاعات و دانش شرکت برای بکارگیری در میان کارکنان شرکت تمرکز دارد و شامل مواردی مانند روش‌های عملیاتی، مواد آموزشی و نصب و راه اندازی، دستورالعمل‌ها، فرم‌ها می‌شود.

چرا به یک سیستم مدیریت دانش نیاز دارید؟

در صورت عدم وجود یک سیستم مدیریت دانش مناسب، ممکن است با مشکلات زیر مواجه شوید که هر کدام از این مشکلات و مسائل می تواند مسیر رسیدن به قله های موفقیت را برای شرکت سخت و شاید ناممکن کنند:

• از دست دادن داده ها و مزیت های دانشی
• تصمیم گیری مداوم برای نحوه انجام فعالیتها
• چالش زا شدن عدم حضور موقت یا دائمی بعضی از کارکنان
• بازگویی و پاسخگویی های مکرر به سوالات تکراری توسط مدیران و کارکنان
• عدم استاندارد سازی فرآیندها و در نتیجه غیر قابل پیش بینی و بهبود بودن آنها
• مشکلات و ناهماهنگی در پذیرش و آموزش کارکنان جدید و ایجاد ناامیدی در آنها
• کاهش اختلاف نظر درباره مسئولیت ها، شرح وظایف و روشهای انجام کار(شرح مشاغل)
• اتلاف وقت و تاخیر در ارائه گزارشات بدلیل جمع آوری داده ها از منابع مختلف و بعضا متناقض

ویژگی ها و قابلیتهای کلیدی سیستم مدیریت دانش

چندین ویژگی و قابلیت کلیدی را درهنگام انتخاب و پیاده سازی یک سیستم مدیریت دانش (KMS) برای یک شرکت نوپا باید در نظر داشته باشید. این عوامل به اطمینان از همسویی سیستم انتخابی با نیازهای استارتاپ کمک می کند. در اینجا برخی از ویژگی ها کلیدی آورده شده است:

• رابط کاربری: KMS باید یک رابط بصری و کاربرپسند داشته باشد که در استفاده فعالانه کارکنان بخصوص کسانی که بصورت مداوم با این سیستم در ارتباط هستند، موثر است.
• سازماندهی محتوا: ویژگی‌های سازماندهی، مانند دسته‌بندی، برچسب‌گذاری و مدیریت پایگاه های داده به همراه قابلیت جستجوی قدرتمند جهت جستجوی سریع و راحت اطلاعات توسط سیستم مدیریت دانش ارائه شود.
• جستجو و دسترسی: سیستم مدیریت دانش باید قابلیت جستجوی شاخصه محور برای پیدا کردن و در دسترس قراردادن مدارک و اسناد را داشته باشد.
• فضای یکپارچه کاربری: KMS باید یک فضای کاربری یکپارچه بین همکاران ایجاد کند تا بتوانند دانش، ایده ها و روشها را با کمترین تلاش ثبت و اشتراک بگذارند.
• امنیت و کنترل دسترسی: سیستم مدیریت دانش باید تدابیر امنیتی قوی، از جمله کنترل دسترسی مبتنی بر نقش برای اطمینان از دسترسی افراد مجاز به ثبت، ویرایش و نمایش اطلاعات، مکانیسم‌های رمزگذاری و پشتیبان‌گیری از داده‌ها را داشته باشد.
• ادغام با سیستم های موجود: KMS باید با سایر سیستم ها و ابزارهای موجود قابلیت تبادل داده داشته باشد با ماژولهای مانند منابع انسانی، کنترل پروژه، حسابداری، CRM و سایر سیستم ها در صورت امکان یکپارچه باشد.
• مقیاس پذیری و انعطاف پذیری: با رشد یک استارتاپ و به مرور زمان، نیازهای مدیریت دانش آن نیز تغییر می کند. KMS انتخاب شده باید به اندازه کافی برای رشد و توسعه مقیاس پذیر و انعطاف پذیر باشد تا نیازهایی مانند افزایش تعداد کاربران، افزایش حجم داده ها و تغییر مدلها و روشهای دسته بندی دانش را بدون نیاز به افزونه های خاصی برآورده کند.
• آموزش و پشتیبانی: آموزش مناسب و پشتیبانی مداوم برای اطمینان از اجرای موفقیت آمیز و پذیرش KMS ضروری است. فروشنده باید منابع آموزشی جامع، راهنماها و پشتیبانی ها را برای کمک به مشکلات فنی یا سؤالات مشتریان ارائه دهد.
• تناسب فرهنگی: هنگام انتخاب KMS، فرهنگ و ارزش های منحصر به فرد استارت آپ را در نظر بگیرید. این سیستم باید با فرهنگ سازمانی هماهنگ باشد و ذهنیت به اشتراک گذاری دانش را در بین کارکنان را ترویج دهد.

با در نظر گرفتن این ویژگی‌ها و ملاحظات کلیدی، شرکت‌های نوپا می‌توانند یک سیستم مدیریت دانش را انتخاب و پیاده‌سازی کنند که به بهترین شکل از نیازهای اشتراک‌گذاری دانش و همکاری آنها پشتیبانی می‌کند و رشد و موفقیت را در بلندمدت تسهیل می‌کند.

مزیت های سیستم مدیریت دانش برای شرکتهای استارتاپ و دانش بنیان

سیستم های مدیریت دانش مزیتهای مختلفی برای شرکت های نوپا و دانش بنیان دارند. در اینجا برخی از مزایای کلیدی سیستم مدیریت دانش اشاره می شود:

1. ترویج همکاری: با ارائه یک فضای ذخیره سازی، کارکنان یا محققان می توانند به راحتی به داده ها، دستورالعمل ها و دانش ضمنی دسترسی داشته باشند و یا به اشتراک بگذارند. این امر باعث ترویج همکاری، جلوگیری از ایجاد بانک های اطلاعاتی مستقل می شود.
2. افزایش کارایی و بهره وری: با ساده سازی فرآیند اشتراک و بازیابی دانش، سیستم های مدیریت دانش نیاز به جستجوهای وقت گیر از منابع مختلف را از بین می برند.
3. نوآوری پیشرفته و حل مسئله: با تسهیل در ثبت و سازماندهی دانش صریح (مانند اسناد، مقالات تحقیقاتی) و دانش ضمنی (مانند تخصص، مهارت، تجربیات) و در دسترس قرار دادن این دانشها، استارت آپ ها و دانش بنیان ها می توانند از آن برای تولید ایده های جدید، حل مشکلات و نوآوری استفاده کنند.
4. منحنی های یادگیری شتاب‌دار: استارت آپ ها به دلیل محدودیت منابع و محدودیت های زمانی، اغلب مجبور به یادگیری سریع و کارآمد هستند. اصطلاح «منحنی‌های یادگیری شتاب‌دار» دلالت بر نیاز کسب و کارها در تسریع کسب دانش و مهارت‌ها به منظور غلبه بر چالش‌ها دارد. با فراهم کردن دسترسی آسان به اطلاعات مرتبط، موارد آموزشی و تخصصی، به ساده‌سازی فرآیند آماده سازی کارکنان یا محققان جدید کمک می شود.
5. افزایش یادگیری و توسعه: سیستم های مدیریت دانش می توانند به عنوان مخزن موارد آموزشی، یافته های تحقیقاتی و تجارب عمل کنند. این امکان یادگیری و توسعه مداوم را فراهم می کند و به شرکت های نوپا یا دانشمندان کمک می کند تا از آخرین روندها و پیشرفت های صنعت به روز بمانند.
6. حفظ دانش: در استارت آپ ها و دانش بنیان ها گردش نیروی انسانی زیاد است افراد مختلف بصورت کوتاه مدت، ساعتی و پروژه ای اقداماتی را انجام می دهند، KMS تضمین می کند با ترک افراد دانش مورد نیاز برای سازمان حفظ می شود.
7. تصمیم سازی: استارت آپ ها و دانش بنیان ها اغلب با فرآیندهای تصمیم گیری نو، پیچیده و پرمخاطره مواجه هستند. با دسترسی ساده تر به نتایج تست ها و آزمایش ها، تحقیقات بازار و داده های تاریخی، شرایط لازم برای تصمیم گیری مبتنی بر داده و آگاهانه تر فراهم می شود.
8. همکاری و شبکه سازی: با ارائه و آماده کردن یک پلت فرم متمرکز و فضایی برای تبادل دانش، تولید ایده و کمک در حل مسائل، همکاری و مشارکت در بین تیم های فنی افزایش می یابد و همچنین فرصت رشد نیز بصورت مربی گری فراهم می شود.
9. مقیاس پذیری: با رشد استارتاپ ها و دانش بنیان، با افزایش شدید در حجم و پیچیدگی اطلاعات مواجه می شوند. داشتن یک سیستم مدیریت دانش مقیاس پذیری به استارتاپ ها کمک می کند این چالش را با کمترین مشکلات سپری کنند.
10. اجتناب از اشتباهات: با حفظ و بهره مندی اطلاعات و تجارب از تکرار اشتباهات و اقدام بر اساس سعی و خطا جلوگیری به عمل می آید.

به طور خلاصه، سیستم‌های مدیریت دانش طیف وسیعی از مزیت‌ها را به شرکت‌های نوپا و دانش بنیان از جمله اشتراک‌گذاری دانش، نوآوری، یادگیری، تصمیم‌گیری مبتنی بر داده و مقیاس‌پذیری ارائه می‌دهند. با استفاده مؤثر از این سیستم ها، شرکتها و سازمانها مزیت رقابتی خود را افزایش می دهند، پیشرفت را تسریع می بخشند و به اهداف تعیین شده نزدیکتر می شوند.

چالشهای شرکتهای استارتاپ و دانش بنیان در اجرای سیستم مدیریت دانش

شرکت‌های نوپا و دانش بنیان ممکن است در هنگام اجرای شیوه‌های مدیریت دانش با چالش‌های متعددی مواجه شوند. در اینجا چند چالش رایج وجود دارد:

1. ثبت و مستندسازی دانش: دانش جزء دارایی نامشهود یک سازمان است. شرکت های نوپا باید دانشی را که ایجاد می کنند یا از منابع مختلف به دست می آورند، مانند تحقیقات، آزمایشات، مشاهدات یا بازخوردها، ضبط و مستند کنند و به راحتی نیز قابل بازیابی باشند.
2. دانش و تخصص ضمنی: دانش ضمنی به دانشی اطلاق می شود که بیان یا تدوین آن دشوار است مانند تخصص، تجربه و شبکه های غیررسمی. جذب و انتقال این نوع دانش مستلزم راهبردهایی مانند برنامه های مربیگری، اجتماعات یا جلسات داستان سرایی است تا این دانشها به اشتراک گذاشته شود.
3. بانکهای اطلاعاتی مجزا: هر بخش یا واحدی بر اساس دانش و توانمندی و فرهنگ کاری افراد آن مجموعه از سیستم ها و روشهای مختلفی برای جمع آوری و ثبت اطلاعات استفاده می کنند که ترکیب و ادغام این سیستم ها و روش ها و جایگزینی آن با یک سیستم مدیریت دانش فراگیر چالش زا می باشد.
4. اطلاعات و ارتباط غیرمرتبط: فیلتر کردن حجم وسیعی از داده ها برای یافتن مرتبط ترین و ارزشمندترین دانش چالش برانگیز است، در نتیجه داشتن یک فرآیند اعتبارسنجی، طبقه بندی و جستجوی موثر و کارامد برای رفع این چالش ضروری است.
5. مدیریت تغییر: پیاده سازی سیستم مدیریت دانش نیاز به اعمال تغییراتی در فرآیندها، ابزارها و رفتارها دارد. مقاومت در برابر تغییر و پذیرش سیستم های جدید توسط کارکنان چالش مهمی است. که این می تواند به دلیل عدم آگاهی از مزایا و عدم آموزش کافی باشد.
6. یکپارچگی فناوری: اطمینان از یکپارچگی بین ابزارها و پلتفرم‌ها در صورت وجود سیستم های قدیمی و فناوری های متنوعی می تواند چالش برانگیز و پیچیده باشد.
7. اندازه گیری اثربخشی: ارزیابی کارایی و تاثیر مدیریت دانش چالش برانگیز است. تعیین اینکه چگونه مدیریت دانش به بهبود نوآوری، بهره وری و تصمیم گیری کمک می کند، نیازمند معیارها و چارچوب های اندازه گیری مناسب است.
8. محدودیت منابع: استارتاپ ها و شرکتهای کوچک معمولا با محدودیت در منابع (نیروی انسانی و مالی) مواجه هستند که پیاده سازی این سیستم نیاز به بکارگیری این منابع دارد که می تواند چالش بر انگیز است.
9. محدودیت‌های زمانی: محیط کاری پویا و مهلت های زمانی کوتاه، پیاده سازی و اجرای سیستم های مدیریت دانش را بدون ایجاد اختلال در فعالیتهای روزمره در استارتاپ‌ها و شرکت‌های دانش‌بنیان سخت می کند که نیازمند یک پیاده سازی توسط برنامه ریزی شده می باشد.
10. به روز نگهداشتن اطلاعات: عدم به روز رسانی اسناد، بانکهای داده، فرم ها و روشها و دستورالعملها باعث می شود کاربران سیستم های دیگری را جایگزین سیستم مدیریت دانش قرار دهند.
11. نگرانی های امنیتی: برای تضمین امنیت اطلاعات حساس و مالکیتهای معنوی در سیستم مدیریت دانش باید اقدامات و سیاستهای امنیتی قوی انجام شود.

نتیجه گیری

با اشتراک گذاری تخصص و دانش کارکنان شرکت بزرگتر از مجموع تک تک نفرات می شود، سیستم های مدیریت دانش، دانش پراکنده کارکنان را به یک نیروی منسجم تبدیل و تلاش های آنها را تقویت می کنند.

برای شرکتهای دانش بنیان، سیستم مدیریت دانش به عنوان قطب‌نمای آسمانی عمل می‌کند و کاوش آنها را در جهان وسیع اطلاعات هدایت می‌کند. نگرش ها، نتایج و محصولات آنها را ثبت و جمع‌آوری می‌کند، بنابراین هر اقدامی در بستر تجارب گذشته انجام می شود.