راهنمای خرید سیستم ERP

در دنیای فراوانی گزینه ها برای خرید درک مطابقت نیاز سازمانی و قابلیتهای محصول یا خدمت بسیار با اهمیت جلوه گر می شود. این امر بخصوص در مورد نرم افزار جامعی مانند ERP که فراگیری سازمانی دارد. وظیفه اصلی ERP ایجاد یکپارگی اطلاعاتی و از بین بردن تعارضات فرآیندهای اصلی سازمان است این مهم بجز با شناخت درست از کسب وکار و توانمندی ارائه دهنده خدمات ERP محقق نمی شود. در صورت عدم انتخاب درست یک سرویس دهنده ERP مناسب، علاوه بر ایجاد جزایر اطلاعاتی متعدد در سازمان، موجب یاس و ناامیدی و همچنین مقاومت مضاعف در فرصتهای تغییر در آینده می گردد.

در این جستار سعی شده است دلایل و روشهای خرید سیستم ERP بصورت مختصر و جامع بیان شود. با توجه به گستردگی بحث سعی شده موضوع در بخش های مختلف آورده شود. آنچه در این جستار می خوانید:

• نشانه های نیاز به خرید ERP
• عوامل تردیدزا در خرید
• هزینه های خرید

مطلب مرتبط : سیستم های erp چیست ؟

نشانه های نیاز به خرید ERP در سازمان شما

اگر سازمان شما با یکی یا دو تا از مشکلات زیر دست به گریبان باشد سازمان شما راکد و بدون رشد خواهد بود اگر تا 5 مسئله زیر در سازمان شما مشاهده شود سازمان شما در تقلاست و نیاز فوری به خرید و پیاده سازی سیستم های ERP دارد و اگر بیش از 5 مورد از موردهای ذیل را در سازمان خود مشاهده می کنید سازمان شما بصورت اورژانسی و برای زنده ماندن نیاز به خرید و استقرار ERP دارد بجز اینکه سازمان دولتی یا از نعمت حامی پولدار برخوردار باشید.

1. عدم ایجاد ارزش افزوده در گردش کارها بین بخش های مختلف
2.  وجود اقلام، مواد خام و محصولات راکد در انبار بیش از حد متعارف
3. عدم دسترسی به اطلاعات به موقع
4. پایین بودن کیفیت خدمات به مشتریان
5. هزینه زیاد و تعدد واحدها برای نظارت و کنترل
6. دخالت مستقیم و زیاد نیروی انسانی در جمع آوری و ثبت دادهها
7. عدم حمایت سیستم های موجود برای توسعه کسب و کار و تعمیق اطلاعات
8. زمانبر بودن تهیه گزارشات و تحلیل های مختلف
9. ثبت چندباره یک داده در سیستم های مختلف
10. عدم سازگاری و انطباق سیستم های موجود
11. پاسخگو نبودن به انتظارات مشتریان

تمام ماژول های نرم افزار سازمانی رسام ERP را در لینک مشاهده کنید.

عوامل تردیدزا در خرید ERP

خرید، نصب و راه اندازی یک سیستم ERP و نوسازی نرم افزاری در سازمان علیرغم تمام مزیتهای موجود، یکی از چالش برانگیزترین فعالیتها برای مدیران خواهد بود به دلیل اینکه کل سازمان در پیاده سازی و اجرای آن درگیر خواهد شد. دلایل زیادی برای تردید در خرید سیستم های ERP می تواند وجود داشته باشد، اما چهار دلیل عمده عبارتند از:

پیدا کردن بهترین و عالی ترین ERP

وظیفه شما بعنوان مدیر پروژه یا مشاور سازمان برای خرید یک ERP ، شناسایی عالی ترین سیستم نیست بلکه شما باید با شناختی که از سازمان خود دارید مناسبترین گزینه را برای خرید، نصب و راه اندازی پیشنهاد کنید . مناسب ترین ERP برای خرید باید نیازهای فعلی و توسعه های آتی شما را پاسخگو باشد. وظیفه ای ساده نیست بلکه می تواند بسیار چالشی باشد اتکای صرف به برندها و نام ها و بیان سطحی توانمندیها می تواند گمراه کننده باشد. در ادامه دو مورد از بیان ناکامل و گمراه کننده توانمندی ها ذکر شده است:

یکی از مزیت های نرم افزارهای ERP داشتن ماژول BPMS برای مدیریت فرآیندها و نقش ها در سازمان است. یک سازمان چابک باید بتواند بر اساس نیازهای محیطی و عملیاتی، فرآیندها یا نقشهای واحدها و افراد را تغییر دهد به طور مثال سازمان تصمیم می گیرد برای خرید در سطح مبلغ A ریال نیاز به مجوز مدیر عامل نباشد و برای بیشتر از این مبلغ نیاز به اخذ تاییدیه مدیرعامل باشد و یا حتی برای خریدن قطعات یا مواد اولیه خاص نیاز به نظر کارشناس باشد و برای خریدن مواد و قطعات عمومی نیاز نباشد. برای اجرایی کردن چنین دستوراتی ماژول BPMS باید این توانمندی را داشته باشد که به سهولت تغییرات مدنظر را اعمال کند اما خیلی از BPMS های موجود در بازار به دلیل بومی نبودن و کپی کاری از ورژن های هندی و یا آمریکایی این توانمندی را ندارند و یا چنان پیچیده هستند که عملا از ادمین تعیین شده کاری بر نمی آید و مستلزم رجوع به شرکت ارائه کننده ERP برای تغییر فرآیند خواهد بود که آن نیز هزینه های مرتبط با خود را دارد.

از دیگر مزیتهای ERP توانایی در اتوماتیک کردن صدور فرمهای بین فرآیندی می باشد بعنوان مثال کلیه فعالیتهایی که اثر مالی دارند (مانند عملیات انبارداری، خرید و تدارکات، فروش و … ) باید فرم سند حسابداری برای آن فعالیت تکمیل شود در بعضی از ERP های ارائه شده در بازار صدور این فرمها همراه با ثبت مجدد دادهها در سیستم حسابداری می باشد و در بعضی های دیگر این فرمها بصورت اتوماتیک صادر می شوند که علاوه بر افزایش کارآیی کاربر، موجب افزایش ضریب اطمینان در داده ها می شود. هر چه داده های بیشتری توسط کاربر وارد شود ضریب اطمینان داده ها نیز کاهش می یابد.

مطلب مرتبط : بررسی مزایا و معایب ERP و پیاده سازی آن در سازمان و شرکت ها را در لینک مشاهده کنید.

هزینه خرید سیستم ERP

علاوه بر هزینه های سنگین خرید سیستم، عدم اطلاع از تاثیرات و نتایج نهایی نوسازی نرم افزاری هم یکی از عوامل تردیدزا در خرید می باشد. یک رویکرد مناسب در این زمینه پیاده سازی گام به گام ERP در سازمان می باشد که علاوه بر امکان مدیریت هزینه ها، امکان بررسی تاثیرات و نتایج عملکرد سیستم های پیاده سازی شده را فراهم می سازد در صورت انتخاب این روش، اگر ERP انتخابی پاسخگوی نیازهای سازمان نباشد، این قابلیت را به سازمان می دهد که با هزینه ای کم پروژه نوسازی نرم افزاری را متوقف یا با سیستم ERP دیگری ادامه دهد.

قابلیت ماژولار بودن ERP علاوه بر کارکرد گفته شده، برای استارتاپ ها و شرکتهای کوچک و رو به رشد بسیار مفید خواهد بود چرا که این شرکتها به همه قابلیتها و توانمندی ERP در شرایط فعلی نیاز ندارند ولی با توسعه فعالیتها در آینده قطعا نیاز پیدا می کنند اگر از ابتدا با یک سیستم ERP کامل و مناسب شروع به فعالیت کنند در آینده نیاز به نوسازی نرم افزاری نخواهند داشت.

سفارشی سازی

یکی از دغدغه های مهم خریداران سیستم های ERP قابلیت سفارشی سازی آن سیستم است. هیچ سیستم ERP کاملی وجود ندارد و از طرفی نیاز به زیرسیستم ها در هر سازمانی با سازمان دیگر متفاوت است. ERP خریداری شده باید بتواند مطابق با خواسته مشتری قابلیتهای را با سرعت و کیفیت مناسب اضافه نماید.

در بحث سفارشی سازی بعضی از ERP ها قابلیت فرم سازی را بعنوان قابلیت سفارشی سازی مطرح می کنند. فرم سازی در ERP یعنی چی؟ فرم سازی یعنی اینکه نرم افزار این قابلیت را دارد که فرمی خام را در اختیار شما قرار دهد شما فیلدها و فرآیندهای مدنظرتان را تعریف کنید. اما بانک اطلاعاتی که بدین منظور تشکیل می شود با بانک اصلی سیستم یکپارچه نخواهد بود و عملا شما یک سیستم یکپارچه ندارید.

توانمندی یک شرکت ارائه کننده ERP درباره سفارشی سازی این است که پیشنهاد شما را در اسرع وقت بررسی و با فرآیندهای موجود مطابقت دهد و راه حل یکپارچه ارائه کند. شرکتهای ارائه کننده ERP بزرگی مانند SAP نیز بجای فرم سازی از سفارشی سازی استفاده می کنند.

تبادل داده

به جز شرکتهایی در که شروع کار قرار دارند عمده شرکتها از سیستم های نرم افزاری عمومی یا تخصصی برای پشتیبانی فعالیتها استفاده می کنند یکی از عوامل تردیدزا در خرید سیستم های ERP توانایی و هزینه برقراری ارتباط سیستم جدید با دیگر سیستم های تخصصی موجود در سازمان است.
در زمینه تبادل داده سیستم های ERP موجود در بازار به دسته های مختلفی تقسیم می شوند

• سیستمهایی که تبادل داده به سختی توسط برنامه نویس باید انجام شود.
• سیستم های که می توانند خروجی های متنوعی ارائه کنند ولی برای ورود دیتا ساز و کار مشخصی ندارند و نیاز به برنامه نویس دارند.
• سیستم هایی که برای تبادل داده، ماژول ورود و خروج دیتا (ATM) Automated Teller Machine طراحی کرده اند که با این ماژول برای ورود و خروج دیتا نیازی به متخصص نیست که علاوه بر تسریع در دسترسی به دیتاها باعث کاهش هزینه ها نیز می گردد.

هزینه های خرید ERP

هزینه های ERP به دو گروه هزینه های ثابت و متغیر تقسیم می شوند. هزینه های ثابت و مشخص به فروشنده نرم افزار، ماژول های انتخاب شده و روش استقرار بستگی دارد و بر این اساس پیش فاکتور صادر می گردد. در مورد هزینه های مرتبط با فروشنده و ماژولها که به قابلیتهای ماژول بستگی دارد و اما باید توجه شود که در بعضی از ERP های موجود در بازار قابلیتها در یک ماژول تجمیع شده بیان می شود و در بعضی دیگر بصورت مجزا. بعنوان مثال در ماژول مدیریت خرید در بعضی ERP ها شامل خرید داخل و خارج می باشد ولی در بعضی دیگر این دو فرآیند جدا از هم عنوان می شود مثلا ماژول خرید داخل و یا ماژول بازرگانی خارجی. که این می تواند شاخص هزینه ایی برای خریدار ایجاد کند.

نحوه استقرار نیز در هزینه ها تاثیرگذار هستند سه دسته استقرار داریم:

• استقرار در محل که نیاز به خرید سرور، تجهیزات شبکه و همچنین متخصصی IT نیاز دارد
• ERP ابری که به خرید سرور، تجهیزات شبکه و همچنین متخصصی IT نیاز ندارد ولی هزینه اشتراک سالانه یا ماهانه دارد و معمولاً بر اساس تعداد کاربران و حجم داده ها است. در این حالت بانک اطلاعاتی در اختیار شرکت ارائه دهنده سرویس می باشد.
• ترکیبی، بدین صورت که ERP درمحل نصب می شود و کاربران از طریق شبکه محلی یا با یک سری ابزارهای کمکی از طریق وب به ماژولها دسترسی پیدا می کنند.

اما یکسری هزینه هایی وجود دارند که امکان محاسبه دقیق برای آنها وجود ندارد و این هزینه برآوردی و متغیر می باشند و مربوط به پیاده سازی ERP در سازمان است:

• هزینه های نیروی انسانی که شامل استخدام، آموزش و پرداخت حقوق به کارکنانی که در پیاده سازی ERP کار می کنند
• هزینه های آموزش به کاربران نهایی در مورد قابلیتها و نحوه استفاده از سیستم جدید
• هزینه های تست شامل هزینه راه اندازی، اصلاح و راه اندازی مجدد، اشکال زدایی سیستم قبل و بعد از استقرار
• هزینه های سفارشی سازی که برای اصلاح و تنظیم سیستم جهت متناسب سازی آن با نیازمندی ها و ترجیحات سازمان
• هزینه های مقاومت برخی از کارکنان یا گروه ها در مقابل تغییر سیستم
• هزینه های کاهش بهره وری در طول دوره گذار و دوره یادگیری به دلیل عدم تسلط کافی کارکنان
• هزینه های نگهداری شامل هزینه های به روز رسانی، تعمیر و پشتیبانی سیستم بعد از استقرار
• هزینه های تبدیل داده ها شامل هزینه انتقال، پاک سازی، متناسب سازی و تبدیل داده ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید
• هزینه های ماموریت شامل هزینه های جابجایی و ماموریت به مکان ها و یا شعبات مختلف جهت نصب و آموزش
• هزینه های امنیت اطلاعات و داده ها