اتوماسیون اداری یکپارچه رسام؛ برای مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و گردش کار سازمان
با اتوماسیون اداری رسام، نامهها، اسناد، ارجاعات و تأییدات سازمانی در یک سامانه متمرکز ثبت و پیگیری میشوند؛ شفاف، سریع، قابل رهگیری و متصل به سایر فرآیندهای کلیدی سازمان.
نرم افزار اتوماسیون اداری چیست؟
ماژول اتوماسیون اداری رسام، راهکاری یکپارچه برای مدیریت مکاتبات، دبیرخانه و گردش کار سازمانی است. این سیستم با حذف فرآیندهای کاغذی، ثبت، ارجاع، بایگانی و پیگیری نامهها و اسناد را در بستری متمرکز و دیجیتال انجام میدهد. یکپارچگی با ایمیل سازمانی و سایر ماژولهای ERP رسام، تبادل اطلاعات و مستندات را بین واحدهای مختلف سادهتر و سریعتر میکند. کاربران میتوانند بدون خروج از سامانه، نامهها، پیوستها، پیشنویسها و تاییدات را مدیریت کنند. دسترسی مبتنی بر چارت سازمانی، تفویض اختیار، تاریخچه کامل مکاتبات و تعریف گردش کار، شفافیت و کنترل بیشتری در فرآیندهای اداری ایجاد میکند. این ماژول با افزایش سرعت، دقت و امنیت اطلاعات، بهرهوری سازمان را در مدیریت ارتباطات و اسناد به شکل محسوسی ارتقا میدهد.
امکانات پیشرفته نرم افزار اتوماسیون اداری
01
مدیریت نامه ها و مکاتبات سازمانی (Electronic Correspondence)
- ارسال اطلاعیه و نامه های عمومی برای کل سازمان
- ایجاد نامه از سیستم های دیگر (خرید، تدارکات و...)
- اختصاص نامه ها به واحدها و پوشه های سازمانی
- مدیریت کارتابل کاربران و پوشه های شخصی
- دریافت، ارجاع، بایگانی و ارسال الکترونیکی نامه ها
- دسته بندی نامه ها (صورتجلسه، نامه داخلی، درخواست جلسه، ارسال فایل و...)
02
گردش کار، دبیرخانه و فرآیندهای سازمانی (Workflow & Secretariat)
- اشتراک گذاری و ارجاع نامه ها در سطح سازمان
- مدیریت پیش نویس نامه توسط دبیرخانه یا مدیران
- دسترسی به نامه ها بر اساس چارت سازمانی
- تفویض اختیار در کارتابل ها و سطوح دسترسی
- مدیریت دبیرخانه ها با امکان تعریف شاخص ها و اندیکاتورها
- مشاهده تاریخچه کامل نامه، ارجاعات و پاسخ ها
- تعریف فرآیندهای گردش کار با موتور فرآیندساز
03
اسناد، بایگانی و ارتباطات سازمانی (Document Management & Collaboration)
- خصوصی سازی و کنترل سطح دسترسی به نامه ها
- چت دوطرفه و گروهی سازمانی
- امضای دیجیتال در قراردادها و صورتجلسات
- امکان استفاده از Microsoft Word برای تدوین نامه رسمی
- استفاده از قالب های متنوع نامه و فرم های سازمانی
- بایگانی الکترونیکی و جستجوی پیشرفته مکاتبات
- پیوست فایل و مدیریت اسناد در نامه ها و پوشه ها
۱. انبار
ارسال و پیگیری مکاتبات مربوط به درخواست کالا، رسید و حواله، کسری موجودی، صورتجلسات انبارگردانی و مستندات مرتبط با اقلام انبار.
۲. خرید و تدارکات
گردش الکترونیکی درخواست خرید، استعلامها، تأیید تأمینکننده، مکاتبات خرید و پیوست اسناد در مسیرهای تأیید سازمانی.
۳. ATM FILE
ثبت، بایگانی، دستهبندی و دسترسی کنترلشده به فایلها و مستندات پیوستشده به نامهها، فرمها و فرآیندهای اداری.
۴. اتوماسیون تغذیه
مدیریت مکاتبات و درخواستهای مربوط به برنامه غذایی، رزرو غذا، تأمین مواد اولیه، پیمانکاران تغذیه و گزارشهای مرتبط.
۵. اداری و پرسنلی
ثبت و گردش درخواستهای اداری کارکنان، ابلاغیهها، احکام، مکاتبات منابع انسانی و مستندات پرسنلی با سطح دسترسی مشخص.
۶. اموال
پیگیری درخواست تحویل، جابهجایی، تعمیر، اسقاط و صورتجلسات اموال از طریق نامهها و گردشهای تأیید الکترونیکی.
۷. برنامه و بودجه سازمانی
گردش درخواستهای بودجه، ابلاغ اعتبارات، مستندات برنامهریزی و مکاتبات مربوط به کنترل و تخصیص منابع سازمانی.
۸. درخت محصول
اتصال مکاتبات فنی، تغییرات مهندسی، تأییدیهها و مستندات مرتبط با ساختار محصول و اجزای آن.
۹. درخت عملیات
ثبت و پیگیری دستورالعملها، تغییرات فرآیند تولید، مکاتبات اجرایی و مستندات مرتبط با مراحل عملیات.
۱۰. بهای تمامشده برآوردی
گردش مستندات و تأییدات مربوط به برآورد هزینهها، تحلیل قیمت تمامشده و گزارشهای تصمیمگیری مدیریتی.
۱۱. تیکت
تبدیل مکاتبات یا درخواستهای داخلی به تیکت قابل پیگیری و حفظ تاریخچه پاسخها، ارجاعات و اقدامات انجامشده.
۱۲. حسابداری
ارسال و بایگانی اسناد مالی، درخواستهای پرداخت، مکاتبات حسابداری، تأییدیهها و مستندات مرتبط با عملیات مالی.
۱۳. حقوق و دستمزد
مدیریت نامهها و درخواستهای مرتبط با حقوق، مزایا، کسورات، احکام پرسنلی، کارکرد و تأییدات پرداخت.
۱۴. خدمات و تعمیرات
ثبت درخواست تعمیرات، ارجاع به واحد فنی، پیگیری اقدامات، صورتجلسات تعمیر و نگهداری و بایگانی مستندات.
۱۵. خزانهداری
گردش درخواستهای پرداخت، تنخواه، دریافت و پرداخت، تأییدات مالی و مکاتبات مرتبط با عملیات خزانه.
۱۶. درخواست خودرو
ثبت درخواست مأموریت، رزرو خودرو، ارجاع به مسئول ناوگان، تأیید مدیران و نگهداری سوابق درخواستها.
۱۷. ردیابی کالا
پیگیری مکاتبات و اسناد مرتبط با وضعیت، محل نگهداری، جابهجایی و سوابق کالا در زنجیره تأمین یا تولید.
۱۸. کنترل کیفیت
ثبت عدم انطباقها، گزارشهای بازرسی، مکاتبات اصلاحی، تأیید اقدامات و تبادل مستندات کیفیت بین واحدها.
۱۹. کنترل پروژه
گردش مکاتبات پروژه، صورتجلسات، برنامهها، درخواست تغییر، گزارش پیشرفت و ارجاع مسئولیتها به اعضای پروژه.
۲۰. ورود و خروج کالا
ثبت و پیگیری نامهها و مستندات مرتبط با ورود، خروج، تحویل، عودت و مجوزهای جابهجایی کالا.
۲۱. ورود و خروج مهمان
مدیریت درخواست ورود مهمان، صدور مجوز، هماهنگی با حراست یا پذیرش و ثبت سوابق بازدیدکنندگان.
۲۲. ورود و خروج
تبادل مکاتبات و تأییدات مربوط به تردد، مأموریت، مرخصی، اضافهکار و گزارشهای حضور و غیاب کارکنان.
۲۳. نت و کالیبراسیون
ثبت درخواستهای سرویس، تعمیر، کالیبراسیون تجهیزات، گردش تأییدات و بایگانی گواهیها و گزارشهای فنی.
۲۴. مدیریت و تولید و نت
هماهنگی میان تولید و نگهداریوتعمیرات برای اعلام خرابی، برنامهریزی سرویسها، توقفات تولید و پیگیری اقدامات اصلاحی.
۲۵. مدیریت فرآیندها
تعریف و اجرای گردش کارهای سازمانی برای نامهها، درخواستها، تأییدات و فرآیندهای بینواحدی بهصورت استاندارد و قابل رهگیری.
۲۶. مستندات و دانش سازمانی
نگهداری متمرکز آییننامهها، دستورالعملها، روشهای اجرایی، دانش فنی و مستندات سازمانی همراه با کنترل دسترسی.
۲۷. کدینگ
ارتباط مکاتبات و مستندات با کدهای پایه سازمانی، حسابها، کالاها، پروژهها یا مراکز هزینه برای افزایش دقت و قابلیت ردیابی.
۲۸. داشبورد مدیریتی
نمایش وضعیت لحظهای مکاتبات، نامههای معوق، حجم ارجاعات، زمان پاسخگویی و شاخصهای کلیدی عملکرد مدیران.
۲۹. قراردادهای بازرگانی
گردش پیشنویس قرارداد، تأیید مفاد، تبادل پیوستها، امضای دیجیتال، ثبت الحاقیهها و بایگانی سوابق قراردادی.
۳۰. مدیریت
دسترسی مدیران به کارتابل، ارجاعات، گزارشها، مکاتبات مهم و وضعیت تصمیمها برای نظارت مؤثرتر بر سازمان.
۳۱. فروش و ارتباط با مشتری
ثبت و پیگیری مکاتبات مشتریان، درخواستها، شکایات، پیشنهادها، پیشفاکتورها و مستندات فروش در کنار پرونده مشتری.
۳۲. بهای تمامشده واقعی
اتصال مکاتبات و مستندات عملیاتی و مالی به هزینههای واقعی تولید یا پروژه، برای تحلیل دقیقتر انحراف هزینهها.
۳۳. مدیران
ارائه کارتابل اختصاصی، امکان تفویض اختیار، مشاهده تاریخچه ارجاعات و دریافت هشدار برای نامهها و کارهای نیازمند تصمیم.
داشبوردهای مدیریتی اتوماسیون اداری
داشبورد اتوماسیون اداری رسام، ابزاری جامع برای پایش مکاتبات، گردش کار و مدیریت کارتابلها است. این داشبورد با نمایش لحظهای وضعیت نامهها، ارجاعات، حجم فعالیتها و تأخیرهای احتمالی، به مدیران کمک میکند فرآیندهای اداری را سریعتر، شفافتر و کارآمدتر مدیریت کنند.
طراحی واکنشگرای داشبورد امکان دسترسی و نظارت بر مکاتبات و فعالیتهای اداری را از طریق رایانه، تلفن همراه و تبلت در هر زمان و مکان فراهم میکند.
شاخص های داشبورد مدیریتی اتوماسیون اداری
شاخص های مربوط به اطلاعات کلان مکاتبات
- تحلیل روند زمانی گردش مکاتبات و نوسانات حجم نامه ها به تفکیک سال و ماه
- شناسایی فعال ترین پرسنل و مدیران دریافت کننده مکاتبات در سازمان
- تفکیک و دسته بندی فراوانی انواع نامه های وارده، صادره و صورت جلسات
- سنجش حجم کل مکاتبات و تعداد کل نامه های جریان یافته در سیستم
شاخص های مربوط به کارایی و پیگیری
- فیلتر پویای جزئیات نامه ها بر اساس تاریخ، کارتابل جاری، وضعیت کار و طرف مقابل
- ترسیم نمودار گرافیکی و پویای مسیر ارجاع و گردش نامه ها بین کاربران
- محاسبه مدت زمان ماندگاری و تاخیر کارها در کارتابل پرسنل بر حسب روز
- پایش نسبت نامه های مشاهده شده به نامه های مشاهده نشده در سیستم
مسیر مطمئن استقرار سیستم اتوماسیون اداری
بررسی گردش نامهها و فرآیندهای اداری.
تحلیل فرآیندهای مکاتباتی
تنظیم سیستم مطابق ساختار سازمان.
پیکربندی و استقرار
آموزش و بهرهبرداری
ویژگی های که سیستم اداری و پرسنلی رسام را متمایز میکند
راهکار خرید و بازرگانی رسام، بستری هوشمند و منعطف برای مدیریت کامل چرخه تأمین کالا و خدمات در سازمانهای تولیدی، بازرگانی، پروژهای و خدمات فنی مهندسی است.
پوشش سازمانی متنوع
- کارخانهها و شرکتهای تولیدی
- پروژههای تحقیقاتی و توسعهای
- شرکتهای بازرگانی
- شرکتهای خدمات فنی و مهندسی
- واحدهای خرید عمومی و اداری
- فرآیندهای پیمانسپاری و برونسپاری
قابلیتهای کاربردی
- ثبت، ارجاع و بایگانی الکترونیکی نامهها و اسناد
- مدیریت دبیرخانه، کارتابل کاربران و مسیر گردش مکاتبات
- اتصال دوطرفه به ایمیل سازمانی و ثبت خودکار مکاتبات
- تعریف گردش کار و فرآیندهای تأیید برای نامهها و مستندات
- دسترسی به مکاتبات بر اساس چارت سازمانی و سطح دسترسی
- اشتراکگذاری، پیگیری و مشاهده تاریخچه کامل ارجاعات
- امکان استفاده از قالبهای سازمانی و امضای دیجیتال
- جستجوی سریع، بایگانی متمرکز و مدیریت پیوستها
نتیجه استقرار
- حذف فرآیندهای کاغذی و پراکنده
- افزایش سرعت گردش نامه و پاسخگویی
- کاهش خطا و دوبارهکاری در ثبت و ارجاع
- شفافیت کامل در پیگیری مکاتبات و تصمیمها
- بهبود هماهنگی بین واحدهای سازمان
- افزایش امنیت اطلاعات و کنترل دسترسی
- دسترسی سریع مدیران به وضعیت مکاتبات و گزارشها
- یکپارچگی واقعی اتوماسیون اداری با ERP سازمان
برای یکپارچه سازی هوشمند سازمان آماده اید؟
همین حالا ببینید درخواست دمو بدهید و ببنید چگونه رسام، کنترل پروژه، منابع و گزارش گیری را در سازمان شما یکپاچه می کند
همراه قدرتمند سازمان های پیشرو
شرکت هایی که در حال اجرای نرم افزار هستند
برای نرم افزار اتوماسیون اداری سازمان خود آماده اید؟
با دریافت دموی رایگان رسام، تجربه یکپارچه مدیریت پروژه منابع، هزینه
و گزارش گیری هوشمند را متناسب با نیاز های سازمان خود بررسی کنید