داشبورد مدیریتی چیست ؟

اگر کلمه ای باشد که هم پتانسیل و هم چالش های عظیم را برای سازمان های امروزی نشان دهد، آن کلان داده است. ما هر روز داده های بیشتری را در اختیار داریم و مدیریت این حجم عظیم از داده ها برای بسیاری از شرکتها مشکل زا شده است و با این حال، تصمیم گیری مبتنی بر داده مهم تر از همیشه شده است. قهرمان بعید و نادیده گرفته شده، مدیری است که می تواند این بهمن اطلاعات را به داشبوردی با طراحی خوب تبدیل کند. در ادامه با مطلب جامع و کاربردی داشبورد مدیریتی چیست و چه کاربردی دارد با ما همراه باشید.

• داشبورد مدیریتی چیست ؟
• مزایای داشبورد های مدیریتی
• شاخص های کلیدی عملکرد
• اصول طراحی داشبورد
• اشتباهات رایج در طراحی داشبورد
• چند نمونه از انواع داشبورد ها

برای دریافت قیمت و خرید بهترین نرم افزار داشبورد مدیریتی بومی شده ایرانی (رسام ERP) روی لینک کلیک کنید.

داشبورد مدیریتی چیست و چه کاربردی دارد ؟

داشبورد مدیریت ابزاری است که اطلاعات مهم و شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را برای مدیران نمایش می دهد تا تصمیماتی مبتنی بر داده را بگیرند و می تواند به شما در نظارت بر جنبه های مختلف کسب و کارتان مانند امور مالی، فروش، بازاریابی، عملیات و غیره کمک کند. داشبوردهای مدیریتی یک زبان جهانی هستند که همه مدیران با آن زبان در مورد کسب و کار صحبت می کنند.

داشبورد مدیریتی به صورت بصری همه شاخص های کلیدی عملکرد کسب و کار (KPI) را در یک مکان نشان می دهد. داشبوردهای مدیریتی در قالبی ساده و متمرکز  همه اهداف، معیارها، آیتم‌ها را برای نمایش ارائه می کنند. این داشبوردها برای پیگیری پیشرفت انجام کارهای تعیین شده برای دستیابی به اهداف و شناسایی روندها، الگوها و فرصتها بکار می روند و مدیریت را قادر می سازد تا در مورد اهداف تجاری آینده تصمیمات را اتخاذ نماید.

داشبوردهای مدیریتی ممکن است شامل نمودارها، تصاویر، جداول، داده های عددی و داده های مطالعات موردی یا ترکیبی از این عناصر باشند. در قالبی ساده و قابل درک و از نظر بصری جذاب، داده هایی را به مدیران ارائه می کنند تا درک فوری از وضعیت کسب و کار برای مدیران به دست بیاید.

 داشبورد مدیریت و داشبورد عملیاتی دو نوع مختلف از داشبورد هستند که اهداف و مخاطبان متفاوتی دارند. داشبورد مدیریتی معمولاً بر استراتژی و اهداف بلندمدت سازمان متمرکز است و نمای کلی و سطح بالایی از سلامت و پیشرفت کسب و کار ارائه می‌کند.

در مقابل داشبورد عملیاتی ابزاری است که بر فرآیندهای عملیاتی مختلف شرکت نظارت و آنها را مدیریت می کند.این به مدیران و کارمندان جوان کمک می‌کند تا فعالیت‌ها، وظایف و گردش‌های کاری روزانه خود را پیگیری و بهینه کنند

داشبورد عملیاتی معمولاً بر روی عملیات کوتاه مدت و عملکرد بخش‌ها، تیم‌ها یا عملکردهای خاص متمرکز است و دیدی دقیق و در زمان واقعی از فعالیت‌ها و مسائل تجاری ارائه می‌کند. داشبورد عملیاتی معمولاً توسط مدیران عملیاتی یا کارگران خط تولید و عملیات استفاده می‌شود که باید دید دقیقی از کار خود داشته باشند و به سرعت به تغییرات یا مشکلات پاسخ دهند.

ماژول مرتبط : نرم افزار مدیریت برنامه و بوجه، برای کسب اطلاعات بیشتر روی لینک کلیک کنید.

 مزایای داشبوردهای مدیریتی

دلایل مفید بودن داشبورد مدیریتی چیست ؟

1. ارائه یک نمای کلی از معیارهای کلیدی : داشبورد اطلاعات مهمی مانند فروش، هزینه ها و غیره را در یک مکان برای نظارت آسان ارائه می کند.
2. پیگیری پیشرفت در اهداف و مقاصد : داشبوردها مشاهده عملکرد کسب و کار برای رسیدن به اهداف تعیین شده را آسان می کنند.
3. بهبود تصمیم گیری ها : مدیران می توانند تصمیمات سریعتر و آگاهانه تری با در اختیار داشتن داده های مناسب و به موقع بگیرند.
4. شناسایی روندها و الگوها : داشبوردها به تشخیص روند داده ها در طول زمان کمک می کنند. در نتیجه زمینه برای انجام اقدامات پیشگیرانه فراهم می گردد.
5. افزایش همکاری و همسویی : دسترسی به اطلاعات یکسان و یکنواخت برای کل تیم مدیریت موجب همنوایی و همسوئی بیشتر در بین اعضا می گردد.
6. سادگی در ارائه گزارش : از داشبورد برای ارائه اطلاعات دوره ای به ذینفعان در قالبی بصری بهره برد.
7. واکنش سریع: با دراختیار داشتن اطلاعات بلادرنگ با استفاده داشبورد، مدیران می توانند برای مشکلات بوجود آمده به سرعت وارد عمل شوند.

به طور خلاصه، یک داشبورد مدیریتی که به خوبی طراحی شده است، داده های مهم را در قالب تصویری خوانا و گویا متمرکز می کند. این به مدیران مسیری کارآمد برای تجزیه و تحلیل، ارتباط و اقدام در مورد عملکرد سازمان خود می دهد.

مطلب مرتبط : بهترین نرم افزار مدیریت مستندات و دانش سازمانی ایرانی، برای مشاهده بیشتر روی لینک کلیک کنید.

شاخص های کلیدی عملکرد

در اینجا برخی از شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) که معمولاً در داشبوردهای مدیریت استفاده می‌شوند، آورده شده است:

1. فروش : کل فروش، نرخ رشد فروش، فروش بر اساس محصول/خدمت، فروش بر اساس منطقه و غیره.
2. درآمد : درآمد کلی، درآمد بر اساس مشتریان، رشد درآمد.
3. سودآوری : سود ناخالص، سود عملیاتی، سود خالص، حاشیه سود.
4. هزینه ها : هزینه های ثابت، هزینه های متغیر، هزینه های مواد اولیه، هزینه های عملیاتی کلی.
5. جریان نقدی : مانده وجه نقد، جریان نقدی حاصل از عملیات، نرخ مصارف
6. مشتری مداری : جذب مشتری، حفظ مشتری، طول عمر مشتری، امتیاز رضایت مشتری.
7. بازاریابی و فروش : تبلیغات انجام شده، حوزه های جدید بازار، قراردادهای منعقده.
8. تولید و عملیات : حجم تولید، نرخ ضایعات، رسوب انبار، سرعت تامین نیازمندی ها.
9. منابع انسانی : تعداد کارکنان، نرخ جابجایی، نرخ انفصال، معیارهای استخدام، هزینه های آموزشی.

شاخصهای داشبورد بر اساس اهداف و استراتژی خاص هر سازمانی متفاوت خواهد بود. معیارها باید درک درست و به موقع در مورد سلامت کسب و کار ارائه کنند. یک داشبورد خوب به جای اینکه تعداد زیادی شاخص را شامل شود، روی چند شاخص اصلی تمرکز می کند. شاخص ها را می توان با پیشرفت و یا تغییر اولویت ها به روز کرد.

مطلب مرتبط : سامانه مدیریت پروژه سازمانی چیست؟، برای مشاهده بیشتر روی لینک کلیک کنید.

اصول طراحی داشبورد مدیریتی چیست ؟

اصول طراحی داشبورد کمک می‌کند تا داشبوردهای مؤثر و کاربرپسندی برای انتقال هدف آن به مدیران ایجاد شود. برخی از اصول رایج طراحی داشبورد عبارتند از :

• شناخت مخاطبان: باید داشبورد خود را با در نظر گرفتن کاربران هدف خود طراحی کنید و نیازها، اهداف، ترجیحات و انتظارات آنها را درک کنید. همچنین باید سطح جزئیات، تعامل و سفارشی سازی مورد نیاز مخاطبان در نظر گرفته شود.
• تعیین اهداف: باید اهداف و محدوده داشبورد خود و همچنین معیارهای کلیدی و KPIهایی را که می خواهید ردیابی و نمایش دهید، را مشخص کنید. همچنین باید مهمترین اطلاعات را اولویت بندی کرده و با اهداف شرکت خود هماهنگ کنید.
• سادگی قالب: باید از شلوغ شدن داشبورد خود با عناصر، رنگ ها، فونت ها یا نمودارهای بیش از حد که می تواند حواس کاربران را پرت کند یا باعث سردرگمی شود، خودداری کنید. شما باید از برچسب ها و عنوان های واضح استفاده کنید و داده های خود را به صورت منطقی گروه بندی یا دسته بندی کنید. همچنین باید از قالب بندی و استایل ثابت در سراسر داشبورد خود استفاده کنید.
• انتخاب نمودارهای مناسب: باید مناسب ترین نوع نمودار را برای هر مجموعه داده، بر اساس پیامی که می خواهید منتقل کنید و سطح تحلیلی که می خواهید فعال کنید، انتخاب کنید. همچنین شیوه های نمایش داده ها مانند استفاده از مقیاس ها، محورها، رنگ ها باید مناسب با نوع پیام ارسالی و سطح تحلیل باشد.
• نمایش روندها و مقایسه ها: باید از داشبورد برای برجسته کردن الگوها، تغییرات و روابط داده ها در طول زمان و در ابعاد مختلف استفاده شود. همچنین از مقایسه داده با انتظارات و یا استانداردها نیز استفاده شود.
• تعاملی: کاربران باید بتوانند اقداماتی مانند فیتلر کردن، گروه بندی کردن، مرتب سازی، بررسی جزئیات و … را در راستای کسب درک عمیق تر از داده ها و شناسایی عوامل ایجادی، انجام دهند. همچنین باید امکان هامش کردن یا حاشیه نویسی برای کاربران فعال باشد.
• سفارشی سازی: برای برآورده کردن نیازها و انتظارات بازخوردها و پیشنهادهای بهبود جمع آوری و بر اساس آن اقداماتی انجام پذیرد.

منظور از مدیریت نقدینگی چیست ؟

اشتباهات رایج در ایجاد داشبورد مدیریتی چیست ؟

همه داشبوردها یکسان طراحی و  ایجاد نمی شوند. برخی از داشبوردها اگر به خوبی طراحی نشده باشند می توانند گیج کننده، گمراه کننده یا بی اثر باشند. چند اشتباه رایج وجود دارد که باید هنگام ایجاد داشبورد مدیریتی از آنها دوری کرد:

1. شاخص های بسیار زیاد : داشبوردها زمانی مؤثرتر هستند که روی مهم‌ترین KPI تمرکز کنند. افزودن نمودارها و معیارهای بیش از حد می تواند باعث سردرگمی گردد. یکی از اهداف اصلی داشبورد ارائه یک نمای کلی واضح و مختصر از مهمترین اطلاعات است. با این حال، برخی از داشبوردها مملو از نمودارها، ویجت ها یا نشانگرها هستند. روی مرتبط ترین و کابردی ترین معیار تمرکز کنید.
2. عدم ارتباط شاخصها با اهداف : داشبورد باید معیارهایی را که با اهداف و استراتژی سازمان همسو هستند، ردیابی کند.
3. تمرکز بر نقاط قوت : تنها به شاخصهایی که نشان دهنده نقاط قوت هستند تمرکز نشود روی شاخصهای منفی نیز باید توجه و تمرکز شود.
4. چیدمان :  چیدمان صفحه داشبورد باید زیبا و هدفمند باشد و امکان پرینت گرفتن یا ارسال بصورت فایل باشد.
5. اشکال و نمودار های بی‌اثر – تصاویر واضح مانند نمودارهای میله‌ای، نمودارهای خطی و غیره را انتخاب کنید که به درستی داده‌ها را نشان می‌دهند. از طراحی های سه بعدی یا فانتزی خودداری کنید.
6. داده های قدیمی : داده های داشبورد باید به روز و خالی از خطا و اشکال باشند کوچکترین اطلاعات اشتباهی، ضریب اطمینان به داده ها را در نزد کاربران بسیار کاهش می دهد. باعث سوق دادن کاربران به سامانه های موازی جهت اخذ اطلاعات می شود. جمع آوری و پردازش داده های خود را تا حد ممکن خودکار کنید.
7. تزئینات غیر ضروری : از طرح های پر زرق و برق یا عناصر بصری غیر ضروری اجتناب کنید. ساده و بر روی داده ها متمرکز باشید.
8. نامتناسب برای مخاطبان : طراحی داشبورد را برای مدیران و تیمی که از آن استفاده خواهند کرد، متناسب سازی کنید. در صورت نیاز توضیحاتی را درج کنید.
9. نادیده گرفتن تجهیزات سخت افزاری : دسترسی کامل به قابلیتهای ایجاد شده با استفاده از سخت افزارهای مرسوم امکان پذیر باشد. از رنگ ها، فونت ها و اندازه های متنی استفاده کنید که برای مخاطب مورد نظر قابل نمایش و خواندن باشد.
10. عدم بروز رسانی شاخصها : با تغییر اهداف، شاخص ها نیز تغییر می کنند که لازم است داشبورد به روز رسانی شود.
11. ناتعاملی : امکان انجام فیلترها، گروه بندی، بررسی جزئیات داده ها و سایر ویژگی های تعاملی در داشبورد پیش بینی شده باشد.
12. عدم توجه به بازخورد کاربر : دریافت نظرات کاربران نهایی در طول فرآیند طراحی برای اطمینان از برآورده شدن نیازها ضروری است.

چندنمونه از انواع داشبوردها

داشبوردهای مالی

این داشبورد تصویری سطح بالا از وضعیت مالی یک شرکت را نشان می دهد. کمک می کند تا در مورد منابعی که دارید و نحوه تخصیص آنها تصمیم بگیرید. داشبورد مالی ممکن است جنبه‌های مختلفی را پوشش دهد – سود و زیان، مدیریت پول نقد، درآمد و غیره. دسترسی آسان به داده های مالی برای سودآور نگه داشتن یک شرکت بسیار مهم است. روندهای مالی را در طول زمان و گروه‌بندی معیارها را مشاهده کنید تا زمینه سود و زیان را نشان دهید.

داشبوردهای بازاریابی

داشبورد بازاریابی نمایشگر تلاش های بازاریابی شرکت شما در ایجاد فروش یا مشتریان جدید است. معیارهای آن احتمالاً شامل هزینه جذب مشتری، هزینه نگهداشت مشتری، حوزه های جدید بازار، عمق نفوذ و… می شود.

داشبوردهای ایمنی

داشبورد ایمنی یک ابزار کنترل داخلی است که به سازمان ها کمک می کند تا به طور فعال خطرات ایمنی را مدیریت کرده و از آن جلوگیری کنند. یک داشبورد ایمنی خوب تمرکز را از نمودارها و اعداد به هدف بزرگ‌تر یعنی ترویج بهترین شیوه‌های ایمنی تغییر می‌دهد. داشبورد ممکن است شامل شناسایی عوامل خطر، مدیریت حادثه، آموزش و آگاهی و غیره می باشد و در حالت ایده‌آل بیشتر از یک داشبورد استراتژیک به‌روزرسانی می‌شود، زیرا رسیدگی فوری به مشکلات ایمنی بسیار مهم است.

داشبوردهای منابع انسانی

داشبوردهای منابع انسانی می توانند به طرق مختلف ظاهر می شوند. آنها از گزارش معیارهای داخلی و کیفی مانند رضایت کارکنان گرفته تا معیارهای کمی و خارجی مانند میزان موفقیت در استخدام را شامل می شوند. داشتن داشبورد منابع انسانی به ویژه برای شرکت های بزرگتر برای ردیابی جابجایی و حفظ کارمندان مفید است.

داشبوردهای تخصصی

داشبوردهای تخصصی هدف متمرکزتری نسبت به سایر نمونه های داشبوردها دارند. آنها را می توان بر اساس مرحله رشد، صنعت و معیارهای خاص شرکت تنظیم کرد و همچنین اغلب برای پروژه های خاص استفاده می شوند.

داشبوردهای استراتژی

داشبوردهای استراتژی به مدیران بینش و درک کاملی از عملکرد سازمان در ارتباط با برنامه استراتژیک می دهد. این داشبوردها منعکس کننده پیشرفت به سمت اهداف هستند و ابتکارات خاصی را که برای رسیدن به آن اهداف در حال اجرا هستند، را مورد توجه قرار می دهند. داشبوردهای استراتژی عملیاتی نیستند، اما در عوض نحوه پیشرفت شرکت به‌عنوان یک کل به سمت اهداف بلندمدت خود را نشان می‌دهند. داشبوردهای استراتژی می توانند برای هر نوع سازمانی که مجموعه ای از اهداف را دنبال می کنند مفید باشند.