مدیریت پروژه سازمانی چیست ؟ پروژه ها مانند بلوک ها برای ساختن یک شرکت موفق لازم هستند. برای کمک به اجرای روان و کارآمد، شرکت ها به مدیریت پروژه متکی هستند. پروژه می تواند شامل کلیه اقدامات نوآورانه، اجرای قراردادها، فعالیتهای متداول، کمپین های تبلیغاتی و بازاریابی و … نیز باشد. برای سازمان‌های بزرگی که چندین پروژه را به طور همزمان اجرا می‌کنند، مدیریت پروژه را می‌توان در کل سطح سازمان توسعه داد. در این جستار می خوانید:
- مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
- مزایای مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
- عناصر تشکیل دهنده مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
- 7 اقدام در مدیریت پروژه سازمانی
- چالش های مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
- نحوه پیاده سازی مدیریت پروژه سازمانی
- بلوغ مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
نرم افزار epm مدیریت پروژه سازمانی در دل نرم افزار ERP رسام با قابلیت های تکمیل و بومی سازی شده برای پیاده سازی در تمام ادارات، سازمان ها و شرکت ها قابل خرید می باشد.
در نرم افزار ERP رسام در قسمت مدیریت پروژه سازمانی، ماژول مديريت مستندات و دانش سازماني و ماژول کنترل پروژه قرار گرفته شده است که تمام نیاز های مدیریت هر نوع پروژه سازمانی را به صورت کاملا سیستمی برطرف خواهد کرد.
مدیریت پروژه سازمانی EPM (Enterprise_project_management) نرم افزاری است که به سازمان ها کمک می کند تا مدیریت یکپارچه پروژه های سازمانی را تحقق ببخشند. نشان‌دهنده شیوه‌ها، فرآیندها و ابزارهای حرفه‌ای است که در مدیریت پروژه‌های متعدد به طور همزمان در سراسر سازمان بکارگرفته می‌شوند و نیازمند توسعه فرآیندهای استاندارد برای ساده‌سازی مدیریت پروژه و اطمینان از همسویی پروژه‌ها با چشم‌انداز، مأموریت، استراتژی، اهداف و مقاصد شرکت است.
نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی عموما وسیله ای برای سازماندهی و ردیابی پروژه های متعدد است. نرم افزارهای مدیریت پروژه سنتی اغلب به صورت یک واحد مجزا با افراد و منابع مشخص عمل می کردند و هیچگونه ارتباطی بین پروژه ها برقرار نبود. که می توانست منجر به تکرار تلاشها، اشتباهات مکرر (به دلیل عدم ارتباط بین مدیران پروژه)، تصمیم گیری ناسازگار و نادیده گرفته شدن فرصت ها شود.
مدیریت پروژه سازمانها با مدیریت پروژه سنتی متفاوت است زیرا بر مدیریت پروژه های متعدد در مقیاس شرکت تمرکز می کند، نه یک پروژه خاص با اهداف تعریف شده. از طرفی مدیریت پروژه سازمانی و مدیریت پروژه سنتی اهداف مشابهی را دنبال می‌کنند اما از نظر دامنه و مسئولیت‌ها متفاوت هستند.
مدیریت پروژه سنتی بر تکمیل مؤثر یک پروژه یا ابتکار واحد متمرکز است. مدیر پروژه با توجه به اهداف پروژه مانند ساختن یک پل، تولید نرم افزار و غیره، پروژه را برنامه ریزی، مدیریت و اجرا می کند. مدیران پروژه نقش تاکتیکی تری را ایفا می کنند و به مدیر پروژه سازمانی گزارش می دهند.
سامانه مدیریت پروژه سازمانی نظارت بر کل مجموعه پروژه های سازمان را فراهم می کند. EPM همچنین دیدگاه استراتژیک گسترده تری از اهداف تجاری ارائه می دهد. EPM نه تنها مدیریت پروژه سنتی را تسهیل و پشتیبانی می کند، بلکه برنامه ریزی را برای کارایی بهتر استاندارد می کند و پروژه ها را برای هماهنگی بهتر با تجارت شکل می دهد. مدیران پروژه های سازمانی نقش استراتژیک را ایفا می کنند و به مدیران اجرایی گزارش می دهند.
هدف سیستم مدیریت پروژه سازمانی پیوند دادن اهداف و مقاصد شرکت با پروژه های در حال انجام است تا اطمینان حاصل شود که شرکت منابع خود را به مکان های مناسب در زمان مناسب هدایت می کند.همچنین مدیریت عناصر وابسته بین پروژه ها و اطمینان از رسیدن پروژه ها به پایان در زمان و بودجه است. EPM بیشتر بر این سؤال متمرکز است که چگونه می توان تجارت را “تطبیق پذیرتر، پاسخگوتر و در نتیجه سودآورتر در یک محیط چند پروژه ای به سرعت در حال تغییر” کرد.
مزایای مدیریت پروژه سازمانی چیست؟
برخی از مزایای EPM عبارتند از:
- بهبود جامعیت و شفافیت اطلاعاتی از تمام پروژه ها در سراسر سازمان
- افزایش همکاری و ارتباطات بین تیم های پروژه و ذینفعان، EPM می تواند همکاری و ارتباط بین تیم های پروژه و ذینفعان را با ارائه یک پلت فرم و زبان مشترک برای به اشتراک گذاری اطلاعات، بازخورد و بهترین شیوه ها تسهیل کند. همچنین می تواند به شما در مدیریت انتظارات و حل تعارضات کمک کند
- افزایش کارایی و بهره وری با کاهش تکرار، ضایعات و خطاها
- تصمیم گیری و اولویت بندی بهتر بر اساس بینش ها و پیش بینی های مبتنی بر داده ها همچنین می‌تواند به شما در ارزیابی سناریوها و معاوضه‌های مختلف و انتخاب بهترین روشهای اقدام کمک کند
- رضایت و وفاداری بیشتر مشتری با بهبود شیوه های مدیریت پروژه و افزایش پاسخگویی شما به نیازهای مشتری و با ارائه محصولات و خدمات با کیفیت،
- هماهنگی بیشتر با اهداف استراتژیک : EPM می تواند به شما در درک رابطه بین آنچه می خواهید در آینده اتفاق بیفتد و آنچه اکنون اتفاق می افتد کمک کند. همچنین می تواند به شما کمک کند پروژه ها و منابع خود را با اهداف استراتژیک خود هماهنگ کنید و پیشرفت و نتایج خود را اندازه گیری کنید.
مطلب مرتبط : منظور از مدیریت جریان نقدینگی چیست و چه کاربردی دارد ؟
عناصر تشکیل دهنده
برخی از عناصر EPM و مزیت هایی که ایجاد می کنند، عبارتند از:
- یکپارچگی: یکپارچگی باعث کارکرد هماهنگ کلیه قابلیتهای سیستم می شود و همچنین یک محیط کاملا یک پارچه و بصری برای انجام وظایف و نظارتها ارائه می کند.
- خودکار سازی: با انجام اتوماتیک و خودکار فعالیتهای تکراری مانند محاسبه حقوق ودستمزد افراد، صدور اسناد حسابداری پروژه و … به صرفه جویی در زمان، کاهش خطا و بهینه سازی عملکردها کمک می کند.
- تجزیه و تحلیل داده ها: باید امکان شناسایی روندها و الگوهای موجود در فرایندها و همچنین قابلیت بهبود آنها در سیستم وجود داشته باشد تا باعث افزایش اثربخشی شوند.
- گزارش‌دهی: با دسترسی آسان به داده های برخط و هم زمان از پروژه ها، گزارشات جامع و هوشمندانه تری ارائه می شود.
- تجزیه و تحلیل ریسک: با شناسایی ریسک ها و مخاطرات موجود در پروژه ها و میزان تاثیرگذاری آن می توان اقدامات مناسبی برای کاهش تاثیرات آن انجام داد
- مدیریت پورتفولیو: این عنصر شامل انتخاب، اولویت بندی، نظارت و ارزیابی پروژه های یک پورتفولیو بر اساس ارزش، همسویی، امکان سنجی و ریسک است
- حاکمیت: این عنصر شامل ایجاد دستورالعمل ها، شیوه ها، استانداردها و خط مشی ها برای مدیریت پروژه در سراسر سازمان است. همچنین شامل ارائه راهنمایی، نظارت، هماهنگی و پشتیبانی برای مدیران پروژه و تیم‌ها می شود.
7 اقدام در مدیریت پروژه سازمانی
برخی از اقدامات از مدیریت پروژه سنتی مشتق شده اند اما در مقیاس بزرگتر اعمال می شوند و برخی دیگر منحصر به EPM هستند.
- تجزیه و تحلیل ریسک: شناسایی و ارزیابی تأثیر کمی و کیفی ریسک ها بر یک پروژه بسیار مهم است تا بتوان اقدامات مناسبی برای کاهش آنها انجام داد. به دلیل نیاز به تجربه و دانش کامل از مجموعه پروژه و شرکت تجزیه و تحلیل ریسک می تواند پیچیده باشد. با ایجاد معیاری برای اندازه گیری ریسک های پیش بینی شده، ریسک های جاری و آتی و همچنین تکنیک های برآورد پروژه می توان از پیچیدگی شناسایی و تجزیه و تحلیل ریسک ها کاست.
- برآورد ساختارمند: برآورد پروژه جزء کلیدی مدیریت پروژه است که شامل برآورد هزینه ها، منابع یا مدت پروژه می شود. EPM استانداردهایی را برای برآورد ساختار یافته در اختیار مدیران پروژه قرار می دهد.
- بررسی پروژه: در بررسی های دوره ای، به پیشرفت پروژه های فعلی و همچنین ریسک های احتمالی پرداخته می شود. یکی از روشهای انجام بررسی پروژه، اختصاص رنگ‌هایی است که سطح اهمیت (قرمز/زرد/سبز) را به جنبه‌های مختلف پروژه، مانند تحویل، مدیریت مشتری، تیم و بودجه نشان می‌دهند. به این ترتیب، می توان فوری ترین مسائل را مطرح و در جلسات مدیریت در ارتباط با آنها تصمیم گیری کرد.
- مربیگری مدیریت پروژه: مدیریت پروژه بدون آموزش و منابع کافی می تواند شغلی پر استرس باشد.
- مدیریت موضوعات بحرانی: فوریت و بحران در مدیریت پروژه یک موضوع را به سطح بالاتری از اولویت ها می برد. این مسائل ممکن است نیاز به مداخله تیم اجرایی داشته باشد.
- حسابداری زمان: زمان در چرخه عمر پروژه نقش اساسی دارد بنابراین داشتن یک سیستم هشدار زمانی برای پروژه ها لازم و ضروری است.
- سیستم اطلاعاتی: سیستم اطلاعاتی ستون فقرات EPM است. استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه سازمانی قوی می تواند در زمان برنامه ریزی، گزارش دهی و پیگیری پروژه ها صرفه جویی زیادی ایجاد کند.
داده های پروژه جمع آوری شده ممکن است در این چهار نوع گزارش استفاده شود:
- بهره برداری از منابع
- تخصیص منابع
- پیشرفت پروژه
- فعالیت پروژه
مطلب مرتبط : سیستم و نرم افزار ERP چیست ؟
چالش های مدیریت پروژه در سیستم چیست؟
برخی از چالش های EPM عبارتند از:
- تعداد پروژه های زیاد: اگرچه EPM برای مدیریت تعداد زیادی از پروژه های همزمان طراحی شده است، اما داشتن پروژه های زیاد می تواند منجر به تعهد بیش از حد، سردرگمی و ناکارآمدی شود.
- تخصیص ضعیف منابع: یکی از جنبه های کلیدی EPM تخصیص موثر منابع بین پروژه هاست. بدلیل رقابت در جذب منابع، تغییرات اولویتها، محدودیت منابع و ریسک ها باعث جابجایی تخصیص ها می گردد.
- مقاومت در برابر تغییر: EPM مستلزم تغییر قابل توجهی در فرهنگ، طرز فکر و رفتار سازمان است. ممکن است با مقاومت مدیران پروژه، تیم‌ها یا سهامدارانی مواجه شود که عادت به کار در واحدهای مجزا با فرآیندها و روشهای شخصی شده، یا داشتن استقلال و یا کنترل بیشتر بر پروژه‌های خود دارند.
- فقدان مهارت یا ابزار: EPM به سطح بالایی از مهارت ها و تخصص در مدیریت پروژه، تجزیه و تحلیل داده ها، ارتباطات، رهبری و حکمرانی نیاز دارد که لازمه آن داشتن ابزارها و سیستم های مناسبی مانند نرم افزار، داشبورد، گزارش ها و معیارها می باشد. با این حال، این مهارت‌ها یا ابزارها ممکن است در برخی از سازمانها و نرم افزارها به آسانی در دسترس نباشند.
- ردیابی و گزارش دهی ضعیف: گاهی رقابت مدیران پروژه باعث عدم ثبت داده ها و گزارشاتی که انحراف از برنامه یا بودجه را نشان می دهد می شود.
نحوه پیاده سازی و مدیریت پروژه
هیچ راه واحدی برای پیاده سازی EPM در یک سازمان وجود ندارد. در نتیجه، مدیران کسب و کار باید ابتدا ارزیابی کنند که آیا EPM برای سازمان ضروری و مناسب است یا خیر. برای مثال به سوالات زیر توجه کنید:
- آیا شرکت با سازماندهی و اجرای چندین پروژه همزمان مشکل دارد؟
- آیا ابزار مشترکی برای سازماندهی و به اشتراک گذاری منابع (مانند افراد و ابزارها) وجود دارد؟
- آیا برآورد زمان و هزینه پروژه نادرست است یا هزینه های پروژه به خوبی ثبت می شود؟
- آیا ابزاری برای ایجاد تعامل بین مدیران پروژه وجود دارد؟
هر یک از این شرایط ممکن است نشان دهنده آمادگی شرکت برای پیاده سازی EPM باشد. با این حال، کسب و کار باید برای قدرت متمرکز، مدیریت، همکاری و گزارش مورد نیاز برای EPM آماده باشد. ذینفعان و مدیران باید این ایده را بپذیرند و مایل به همسویی با اهداف تجاری و پروژه باشند.
یک رویکرد رایج برای اجرای EPM چندین مرحله کلی را دنبال می کند که شامل موارد زیر می شود:
- تجزیه و تحلیل ساختار سازمانی و ایجاد آمادگی لازم در آن
- تعیین قابلیتها و مشخصات مورد نیاز
تعیین وظایف EPM
تعیین منابع لازم برای انجام EPM
برقراری ارتباط با اهداف استراتژیک سازمان
تعیین نقشها و افراد در EPM - اخذ حمایت ذی نفعان
- انتخاب فرآیند پیاده سازی : تهیه فهرستی از الزامات و مراحل برنامه پیاده سازی
- بازبینی در حین پیاده سازی : بررسی های دوره ای در مورد پیشرفت پیاده سازی
- بررسی های مداوم فرآیند و عملکرد EPM
مطلب مرتبط : بررسی فرایند های برنامه ریزی و تولید چیست ؟
بلوغ مدیریت پروژه سازمانی
بلوغ مدیریت پروژه سازمانی OPM3 (Organizational Project Management Maturity Model) ، هدف این استاندارد برقراری رابطه میان پروژه ها و استراتژی ها با ارائه راه کارها و رویهایی در جهت درک مدیریت پروژه سازمانی در سازمانها و سنجش میزان بلوغ آنها در مقایسه با معیارهای راهکارهای برتر (Best Practices) یاد می شود، می باشد. این رویه ها و راه کارها بصورت چک لیستی در این استاندارد ارائه می شود. همچنین به همسوئی سیاستها و استاندارهای فرآیند برای ایجاد سازگاری میان فعالیتها و اهداف راهبردی سازمان کمک و پشتیبانی می کند. هدف OPM3، هدایت كردن مسیر توسعه توانمندیهای لازم برای اجرای استراتژی سازمانی از طریق پروژه های موفق، در مقایسه با توانمندی‌هایی است كه تنها با مدیریت پروژه‌های منفرد مرتبط حاصل می شود است.
