پیاده سازی، چالشها و عدم موفقیت های ERP

• روشهای پیاده سازی
• چالشهای پیاده سازی
• عوامل عدم موفقیت

مزایا و معایب سیستم ERP

مطلب مرتبط : erp چیست و چه کاربردهایی دارد؟

مراحل پیاده‌سازی ERP

• روش انفجاری (Big bang approach) : در این روش، سازمان همه سیستم‌های دیگر خود را کنار گذاشته وERP  مورد نظر را در کل سازمان اجرا می‌کند پیاده‌سازی در این روش نسبت به روش‌های دیگر مشکل تر و در صورت  اجرای موفق، کوتاه‌تر خواهد بود. در ابتدای ظهورERP  از این روش بیشتر استفاده می‌شد اما امروزه بدلیل ریسک بالا و ایجاد تنش زیاد در سازمان از این روش کمتر استفاده می شود و می‌بایست قبل از اجرا، آموزش‌های فراگیری در سطح کل سازمان داده شود. لذا مشاوران با تجربه در پیاده‌سازیERP  این روش را دیگر توصیه نمی‌کنند. احتیاط لازم و آموزش‌های کافی و داشتن صبر توسط تیم پیاده‌سازی لازمه موفقیت در این روش می‌باشد همچنین حمایت مدیران ارشد سازمان نیز نقش پر‌رنگ تری ایفا می‌کند که درصورت نبود آن پیاده‌سازی کامل با موفقیت روبه‌رو نخواهد بود .
• روش پیاده‌سازی محدود (Franchising or pilot approach) : این روش در سازمان‌های بزرگی که دارای بخش‌های کوچکی هستند که این بخش‌ها معمولا به صورت مستقل از بخش‌های دیگر عمل می‌کنند و تا حدودی به دیگر بخش‌های سازمان ارتباط زیادی ندارند، کاربرد بیشتری دارد. تیم پیاده‌سازی ابتدا پیاده‌سازی را از یکی از بخش‌ها شروع می‌کند و پس از نصب راهنما و راه افتادن  سیستم در آن بخش به راه اندازی کامل در بخش‌های دیگر می‌پردازد. یکی از مزایای این روش بر طرف نمودن مشکلات احتمالی در پیاده‌سازی در فرصت مناسب است چرا که اجرای بخش به بخش و را‌ه‌اندازی اولیه در یکی از بخش‌ها آسیبی به کل سازمان نمی‌رساند و فرصت را برای رفع مشکلات به تیم پیاده‌سازی می‌دهد. از دیگر مزایای این روش برگشت سریع‌تر سرمایه است زیرا برای سازمان‌هایی که توانایی سرمایه‌گذاری را به صورت یک‌جا ندارند کاربرد دارد. اما طولانی بودن فرآیند پیاده‌سازی ERP در کل سازمان از مشکلات این روش به حساب می آید. اسم دیگر این رویکرد  “قاچ سریع” یا ” قاچ” می باشد.
• رویکرد مرحله ای (Slame dunk or phased approach) :  این روش برای سازمان‌های کوچک کاربرد بیشتری دارد. در این روش به دلیل رشد تدریجی ERP  در سازمان مقاومت سازمانی کمتر دیده خواهد شد. این رویکرد با انتخاب مجموعه پیش‌رو که توسط تیم پیاده‌سازمان و به همراه کمک مدیران ارشد سازمان صورت می‌گیرد، بخش به بخش سیستم‌های قدیمی کنار گذاشته می‌شوند و کار با سیستم ERP جدید آغاز می‌گردد. تیم پیاده‌سازی از اجرای هر مرحله تجربه‌هایی کسب خواهد‌کرد که برای اجرای مراحل بعدی از آن‌ها استفاده خواهد نمود. با وجود مزایای زیادی که این روش دارد باید به این موضوع توجه داشت که راه‌حل ERP یک راه‌حل یکپارچه است و اجرای مجزا و یک به یک می‌تواند موجب از دست دادن برخی اطلاعات در حین اجرای یک بخش شود و همچنین دوباره‌کاری را برای ورود برخی اطلاعات در سیستم ایجاد کند.

چالشهای پیاده سازی ERP

• مدیریت پروژه: پیاده سازی ERP شامل مراحل مختلف و وظایف متعدد با هزینه مشخص است.بنابراین برنامه ریزی دقیق، هماهنگی و ارتباط بین همه ذینفعان و تیم های درگیر در پروژه بسیار مهم و حیاتی است.
• مسائل فنی: موانع فنی مانند سفارشی سازی، مقیاس پذیری، یکپارچه سازی، امنیت، عملکرد در پیاده سازی ERP ممکن است به وقوع بپیوندد. این مسائل به تخصص فنی نیاز دارند تا اطمینان حاصل شود که سیستم الزامات و انتظارات را برآورده می کند.
• مشکلات کیفیت داده: انتقال داده ها از سیستم های قدیمی به سیستم جدید یکی از مشکلات پیاده سازی است. فعالیت انتقال داده ها نیاز به پاکسازی، اعتبارسنجی و تبدیل داده ها دارد.
• تغییرات فلسفه کسب و کار: پیاده سازی ERP ممکن است نیاز به تغییر روش عملکرد کسب و کار برای استفاده از قابلیت های سیستم جدید داشته باشد. که شامل مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار، تعریف مجدد نقش ها و مسئولیت ها و همسویی اهداف و استراتژی های سازمانی با سیستم جدید باشد.
• مسائل عدم پذیرش: پیاده سازی های ERP ممکن است با مقاومت کاربران یا تیمهای کاری مواجه شوند که تمایلی به تغییر روش کار یا پذیرش سیستم جدید ندارند. این امر مستلزم پشتیبانی قوی رهبری، مدیریت تغییر، مشارکت کاربران و آموزش برای غلبه بر موانع و اطمینان از پذیرش کاربر است.

اینها برخی از چالش های اصلی پیاده سازی ERP هستند که ممکن است کسب و کارها با آن مواجه شوند. اما با برنامه ریزی، آماده سازی و اجرای صحیح پروژه می توان بر این چالش ها غلبه کرد.

مطلب مرتبط : هرآنچه که باید در رابطه با نرم افزار و سیستم ERP بدانید

عوامل عدم موفقیت ERP (یا چالش های پیاده سازی) در یک سازمان عبارتند از:

عدم پشتیبانی مداوم مدیریت

• فقدان چشم انداز و جهت روشن: این می تواند منجر به انحراف از برنامه اصلی، سردرگمی، ناامیدی و ناهماهنگی در بین تیم پروژه و ذینفعان شود.
• کمبود منابع و بودجه: این می تواند منجر به تاخیر، مشکلات کیفیت، تغییر دامنه یا حتی شکست شود.
• عدم مشارکت ذینفعان: این می تواند منجر به مقاومت یا بی تفاوتی از سوی کاربران نهایی و گروه های عملکردی که تحت تأثیر آن قرار گرفته اند، پذیرش کم، استفاده ضعیف و کاهش مزایای سیستم جدید شود.
• عدم حل مسئله و تصمیم گیری: عدم حل مسائل و عدم اخذ تصمیمهای لازم در طول پروژه، می تواند منجر به تضادها، خطرات و ناکارآمدی در اجرای پروژه شود.

شناسایی حامی و اسپانسر برای پروژه ERP

• همسویی با چشم انداز و اهداف ERP : حامی باید چشم انداز و اهداف ERP را با سازمان و ذینفعان به اشتراک بگذارد و ترویج کند.
• تعهد و در دسترس بودن : حامی باید به پروژه ERP متعهد شود و زمان و منابع کافی را برای پشتیبانی و نظارت بر پروژه اختصاص دهد.
• ارتباط و همکاری : حامی باید با تیم پروژه و ذینفعان ارتباط و همکاری موثر داشته باشد.
• تصمیم گیری و حل مسئله : حامی باید بتواند تصمیمات به موقع و آگاهانه ای اتخاذ کند که پروژه ERP را تحت تأثیر قرار دهد.
• مدیریت و رهبری تغییر : حامی باید تغییری را که پروژه ERP برای سازمان ایجاد می کند رهبری و مدیریت کند.

عدم برنامه ریزی و مدیریت مناسب پروژه

• تأخیرها و مازاد بودجه : بدون برنامه و زمانبندی روشن و واقعی، پروژه ERP ممکن است با مسائل، تغییرات یا خطرات غیرمنتظره ای مواجه شود که می تواند پیشرفت پروژه را مختل کند و هزینه های پروژه را افزایش دهد.
• عدم همسویی و سردرگمی : بدون ساختار و روش مدیریت پروژه مناسب، پروژه ERP ممکن است فاقد هماهنگی، ارتباط و همکاری بین تیم پروژه و ذینفعان باشد. این می تواند منجر به ناهماهنگی انتظارات، نقش ها، مسئولیت ها و اهداف و همچنین سردرگمی و تضاد در اجرای پروژه شود.
• پذیرش و استفاده کم : بدون رویکرد مدیریت پروژه مناسب، پروژه ERP ممکن است نتواند نیازها و الزامات سازمان را برآورده کند. این می تواند منجر به پذیرش و استفاده کم از سیستم جدید و همچنین کاهش مزایا و رضایت شود.

عدم آمادگی و آموزش کاربران

• کاهش بهره وری و کارایی کاربران در دوره یادگیری و سازگاری با سیستم جدید
• افزایش خطاها و اشتباهات کاربران در استفاده از سیستم و فرآیندها
• مقاومت و مخالفت کاربران در برابر تغییرات ناشی از اجرای سیستم و عدم پذیرش آن
• عدم استفاده بهینه و کامل از قابلیت ها و امکانات سیستم و عدم دسترسی به اطلاعات مورد نیاز
• عدم همکاری و هماهنگی کاربران با تیم پروژه و فروشنده سیستم در رفع مشکلات و نواقص سیستم.

عدم تمایل به سازگاری یا انطباق

• از دست دادن کارایی و اثربخشی : ممکن است به استفاده از فرآیندهای قدیمی یا راه حل های ناسازگار با سیستم جدید ادامه دهند. این می تواند منجر به از دست دادن کارایی و اثربخشی و همچنین ناهماهنگی داده ها و مشکلات کیفی شود.
• مقاومت و نارضایتی : ممکن است در برابر تغییر مقاومت کرده و نارضایتی خود را از سیستم جدید ابراز کنند. این می تواند منجر به پذیرش و استفاده کم از سیستم جدید و همچنین کاهش روحیه و تعامل بین کاربران و ذینفعان شود.
• فرصت های از دست رفته و معایب رقابتی: ممکن است ارزش بالقوه و مزیت های رقابتی را که سیستم جدید می تواند ارائه دهد از دست بدهند. این می تواند منجر به از دست رفتن فرصت های رشد، نوآوری و تمایز در بازار شود.

انتخاب نرم افزار/فروشنده نامناسب

• عدم تطابق عملکرد و الزامات: اگر نرم افزار/فروشنده نیازها و انتظارات خاص سازمان را برآورده نکند، پروژه ERP ممکن است در پیکربندی، سفارشی سازی یا یکپارچه سازی نرم افزار با سیستم ها و فرآیندهای موجود با مشکل مواجه شود. این می تواند منجر به شکاف در عملکرد، مشکلات عملکرد یا مشکلات سازگاری شود.
• عدم پشتیبانی و تخصص: اگر نرم افزار/فروشنده پشتیبانی و تخصص کافی برای پروژه ERP نداشته باشد، ممکن است سازمان در حل مسائل فنی، عیب یابی خطاها یا ارتقای نرم افزار با چالش هایی مواجه کند که باعث تاخیر، مشکلات کیفیت یا خطرات امنیتی شود.
• هزینه های بیش از حد و هزینه های پنهان: عدم ارائه یک مدل قیمت گذاری شفاف و واقعی برای پروژه ERP، ممکن است سازمان را با هزینه های غیرمنتظره یا هزینه های پنهانی کند که باعث افزایش بودجه پروژه شود. این می تواند شامل هزینه های لایسنس، نگهداری، سفارشی سازی، آموزش یا پشتیبانی باشد.
• ارتباطات ضعیف: اگر نرم افزار/فروشنده رابطه و ارتباط خوبی با سازمان برقرار نکند، پروژه ERP ممکن است فاقد اعتماد، همکاری و همسویی بین طرفین درگیر باشد. این می تواند منجر به درگیری، سوء تفاهم یا نارضایتی از نتایج پروژه شود.

عدم همسویی با فرهنگ و ساختار سازمان

• مقاومت در برابر تغییر : سیستم های ERP اغلب به تغییرات قابل توجهی در نحوه انجام کار نیاز دارند، مانند استانداردسازی و یکپارچه سازی فرآیندهای کسب و کار، به اشتراک گذاری اطلاعات در میان عملکردها، و اتخاذ نقش ها و مسئولیت های جدید. اگر این تغییرات مطابق با فرهنگ و ساختار سازمان نباشد، کارکنان ممکن است در برابر آن مقاومت کنند یا آنها را رد کنند. برای مثال، اگر سازمان فرهنگ استقلال و فردگرایی داشته باشد، کارکنان ممکن است از افزایش وابستگی متقابل و هماهنگی مورد نیاز سیستم های ERP استقبال نکنند. به طور مشابه، اگر سازمان ساختار سفت و سخت و سلسله مراتبی داشته باشد، کارکنان ممکن است نتوانند خود را با ساختار مسطح تر و منعطف تر که توسط سیستم های ERP فعال می شود، تطبیق دهند.
• ارتباط و هماهنگی ضعیف : سیستم های ERP بر ارتباطات و هماهنگی موثر بین ذینفعان مختلف مانند کاربران، مدیران، کارکنان فناوری اطلاعات، مشاوران و فروشندگان متکی هستند. اگر فرهنگ و ساختار سازمان از ارتباطات و هماهنگی باز و مشارکتی پشتیبانی نکند، پیاده‌سازی ERP ممکن است با مشکلاتی مانند سوء تفاهم، تضاد، تاخیر، خطا یا کار مجدد مواجه شود. به عنوان مثال، اگر سازمان فرهنگ رازداری و بی اعتمادی داشته باشد، کارکنان ممکن است اطلاعات یا بازخورد مربوطه را با سایر طرف های دخیل در اجرای ERP به اشتراک نگذارند. به همین ترتیب، اگر سازمان دارای ساختار پیچیده و پراکنده باشد، کارکنان ممکن است نتوانند فعالیت های خود را هماهنگ کنند یا مسائل را در واحدها یا سطوح مختلف حل و فصل کنند.
• رضایت و عملکرد پایین کاربر : اگر فرهنگ و ساختار سازمان با ویژگی ها و عملکردهای سیستم های ERP مطابقت نداشته باشد، کاربران ممکن است از آنها راضی نباشند یا عملکرد خوبی از آنها نداشته باشند. به عنوان مثال، اگر سازمان فرهنگ یادگیری و توسعه داشته باشد و سیستم‌های ERP برای خودکارسازی یا ساده‌سازی وظایف به جای غنی‌سازی طراحی شده باشند، ممکن است موجب بی‌انگیزگی در کاربران شود. به طور مشابه، اگر سازمان ساختاری داشته باشد که با ارزش پیشنهادی مشتری همسو باشد و سیستم‌های ERP به فرآیندهای داخلی توجه داشته باشد، کاربران ممکن است احساس نارضایتی کنند.

مطلب مرتبط : تمام ماژول های سیستم erp را در لینک مشاهده کنید.

عدم رعایت قوانین و مقررات کشور

• جریمه های قانونی : سیستم‌های ERP باید با الزامات قانونی کشوری که در آن اجرا می‌شوند، مانند قوانین مالیاتی، قوانین کار، قوانین حریم خصوصی، قوانین زیست‌محیطی و قوانین تجارت مطابقت داشته باشند. اگر سیستم‌های ERP از این قوانین و مقررات پیروی نکنند، سازمان ممکن است با جریمه‌های قانونی مواجه شود که می‌تواند هزینه‌بر و به اعتبار آن آسیب برساند.
• اختلالات و تأخیرهای عملیاتی : سیستم‌های ERP همچنین باید با استانداردها و رویه‌های عملیاتی کشوری که در آن پیاده‌سازی می‌شوند، مانند استانداردهای حسابداری، استانداردهای گزارش‌دهی، استانداردهای ارز، و استانداردهای زبان مطابقت داشته باشند. اگر سیستم های ERP با این استانداردها و شیوه ها مطابقت نداشته باشند، ممکن است سازمان با اختلالات و تاخیرهای عملیاتی مواجه شود.
• نارضایتی و ضرر مشتری : سیستم‌های ERP همچنین باید با انتظارات و ترجیحات مشتری کشوری که در آن پیاده‌سازی می‌شوند، مانند کیفیت محصول، کیفیت خدمات، زمان تحویل و روش‌های پرداخت مطابقت داشته باشند. اگر سیستم های ERP با این انتظارات و ترجیحات مطابقت نداشته باشند، سازمان ممکن است با نارضایتی و زیان مشتری مواجه شود که می تواند درآمد و سهم بازار آن را کاهش دهد.

عدم سفارشی سازی و تنظیم نرم افزار بر اساس نیاز سازمان

• تناسب و عملکرد ضعیف : سیستم های ERP برای پشتیبانی از طیف وسیعی از فرآیندها و الزامات طراحی شده اند، اما ممکن است با نیازها و ترجیحات خاص هر سازمان تناسب نداشته باشند. اگر سیستم های ERP سفارشی نشوند تا با مدل کسب و کار، صنعت، اندازه، فرهنگ یا استراتژی سازمان مطابقت داشته باشند، ممکن است عملکرد مورد نظر را ارائه نکنند. برای مثال، اگر سیستم‌های ERP از گردش‌های کاری منحصربه‌فرد سازمان، استانداردهای گزارش‌دهی یا بخش‌های مشتری پشتیبانی نکنند، ممکن است ارزش یا نتایج مورد انتظار را ارائه نکنند.
• پذیرش و رضایت کم کاربر : اگر سیستم های ERP سفارشی نشده باشند تا متناسب با نیازها و انتظارات کاربران سازمان باشند، ممکن است به درستی مورد استفاده قرار نگیرند یا استفاده نشوند. به عنوان مثال، اگر سیستم های ERP کاربر پسند، شهودی یا سازگار با سیستم ها یا دستگاه های موجود نباشند، ممکن است باعث ناامیدی یا نارضایتی کاربران شوند.
• هزینه و ریسک بالا : اگر سیستم های ERP متناسب سازی نشده باشند تا با بودجه و جدول زمانی سازمان سازگاری داشته باشند، ممکن است هزینه و ریسک بالایی را متحمل شوند. به عنوان مثال، اگر سیستم های ERP بیش از حد سفارشی یا کمتر سفارشی شده باشند، ممکن است به منابع یا زمان بیشتری برای پیاده سازی یا به روز رسانی نیاز داشته باشند. آنها همچنین ممکن است خطر خطا، شکست یا نقض امنیت را افزایش دهند.

• انجام تجزیه و تحلیل فرآیند کسب و کار برای شناسایی وضعیت فعلی و آتی.
• درگیر کردن کاربران و ذینفعان برای اخذ ورودی و بازخورد جهت برآوردن نیازها و انتظارات.
• سفارشی سازی و تنظیم سیستم های ERP پس از پیاده سازی. برای این منظور می بایست:
• پیروی از متدولوژی ساختار یافته (که شامل تعریف دامنه، اهداف، تحویل‌پذیرها، نقش‌ها، مسئولیت‌ها و زمان‌بندی فعالیت‌های سفارشی‌سازی و تنظیم)
• ثبت تغییرات : جهت مستندسازی، تسهیل اربتاطات، همکاری و به اشتراک گذاری دانش و ردیابی تغییرات
• قابلیت تست : جهت اطمینان از قابل اعتماد و ایمن بودن تغییرات و رفع هر گونه خطا یا  مشکلات تغییرات
• اطمینان از سازگاری : جهت اطمینان از عدم ایجاد تضاد، اختلال و یا کاهش عملکرد در سیستم های موجود
• ایمن سازی داده ها : جهت اطمینان از حفظ محرمانگی، یکپارچگی یا در دسترس بودن داده ها.
• به روز رسانی به طور منظم : جهت اطمینان از کارآمدی و موثر باقی ماندن سیستم و استفاده از فرصتها و مزایای جدید

عدم برقراری ارتباط و همکاری با شرکای تجاری

• ناهماهنگی انتظارات و الزامات : بدلیل عدم ارتباط و همکاری با شرکای تجاری که موجب ناهماهنگی انتظارات و الزامات و ایجاد تضادها و سوء تفاهم ها شود.
• ضعف در کیفیت و دقت داده ها : به دلیل به اشتراک نگذاشتن یا اعتبارسنجی نکردن داده ها که موجب ایجاد خطاها، مغایرتها و یا تکراری شدن شود.