دنیایی را تصور کنید که در آن می توانید بدون اتلاف وقت در پوشه ها، کمدها، ایمیل ها، درایوها و زونکن ها به هر سندی یا اطلاعاتی  که نیاز دارید در چند ثانیه دسترسی داشته باشید. این دنیا با نرم افزار مدیریت مستندات و دانش سازمانی دست یافتنی است. در این جستار به موضوعات ذیل اشاره می شود:

• مدیریت محتوای سازمانی چیست؟
• مدیریت مستندات چیست؟
• انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت مستندات
• دلایل خرید سیستم مدیریت مستندات
• تفاوت سیستم های نرم افزاری مدیریت مستندات
• بهترین ویژگی نرم افزار مدیریت مستندات
• مزایای و قابلیتهای سیستم مدیریت مستندات
• برخی از معایب نرم افزار مدیریت مستندات چیست؟

برای خرید نرم افزار مدیریت مستندات رسام، کاملا ایرانی و بومی شده با تجربه چندین ساله روی لینک کلیک کنید.

مدیریت محتوای سازمانی ( enterprise content management ) چیست؟

 مدیریت محتوای سازمانی ( enterprise content management ) ECM یک اصطلاح گسترده است که شامل استراتژی‌ها، فرآیندها و فناوری‌های مدیریت کل چرخه حیات محتوای سازمان، از ایجاد تا دفع را در بر می گیرد. ECM شامل نرم افزار مدیریت مستندات (DMS) می شود، اما جنبه های دیگری مانند تیم های کاری، گردش کار، مدیریت سوابق و مدیریت دارایی دیجیتال را نیز در بر می گیرد. حاکمیت اسناد( document (governance زیرمجموعه ای از ECM است که بر سیاست ها و استانداردهای ایجاد، ذخیره، دسترسی و دفع اسناد تمرکز دارد. حاکمیت اسناد تضمین می کند که اسناد دقیق، ایمن و مطابق با الزامات قانونی و مقرراتی هستند. مدیریت مستند سازمانی برای عملکرد، شهرت و ریسک سازمان ضروری هستند. ECM و مدیریت مستندات به سازمانها کمک می کنند تا با حذف کاغذ و خودکارسازی وظایف و همچنین با افزایش بهره وری و هماهنگی ها از طریق دسترسی آسان، اشتراک گذاری و ویرایش اسناد، هزینه ها را کاهش داده و در زمان صرفه جویی کنند. علاوه بر این، با اطمینان از به روز بودن و بدون خطا بودن اسناد، کیفیت و دقت را بهبود می بخشد. حتی می‌تواند با ایمن کردن اسناد از دسترسی یا حذف غیرمجاز از داده‌ها جلوگیری بعمل اید.

سیستم مدیریت مستندات چیست؟

نرم‌افزار مدیریت مستندات، که در دسته بزرگ‌تر سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS) قرار می‌گیرد، به کاربران کمک می‌کند تا اسناد را به صورت دیجیتالی آپلود، ردیابی و بایگانی کنند و در عین حال ایمن نگه دارند. بسیاری از سیستم های مدیریت مستندات شامل ابزارهای موتور گردش کار برای مدیریت چرخه عمر اسناد خاص، مانند مقالات یا قراردادهای قانونی هستند.

سیستم مدیریت مستندات (DMS) یک سیستم نرم افزاری است که برای سازمان دهی، ایمن سازی، دیجیتالی کردن، ذخیره سازی، اشتراک گذاری، ردیابی و مدیریت فایل ها یا اسناد استفاده می شود. این می تواند مزایایی مانند امنیت اسناد، کنترل دسترسی، ذخیره سازی متمرکز، کنترل های دوره ای و جستجو و بازیابی را ارائه کند.

مطلب مرتبط : نرم افزار ERP چیست ؟

انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت مستندات

انتخاب DMS مناسب برای یک کسب و کار به عوامل مختلفی مانند نیازهای مستندسازی، بودجه، الزامات امنیتی و لزوم گردش کار بستگی دارد. در اینجا چند مرحله وجود دارد که می توانید برای تصمیم گیری آگاهانه دنبال کنید:

• تعیین نیازهای مستندسازی. چه نوع اسنادی باید مدیریت شوند؟ چند کاربر خواهد داشت؟ اسناد در چه دوره های بروز رسانی می شوند؟ به چه نوع ویژگی هایی مانند کارگروهی، کنترل نسخه و نمایه سازی نیاز می باشد؟
• شناسایی فروشندگان قابل اعتماد. نرم افزارهای موجود را بر اساس قابلیتها، قیمت و پشتیبانی ها جهت انتخاب مقایسه کنید و یکی از راه های بسیار موثر انتخاب توصیه های هم صنفی ها یا کارشناسان می باشد. باید نحوه پشتیبان گیری (back up ) بازیابی و نگهداری داده‌ها توسط فروشنده بررسی گردد.
• الویت دادن به امنیت. سیستم انتخابی باید دارای ویژگی های امنیتی قوی مانند رمزگذاری، کنترل دسترسی، کنترل های دوره ای و انطباق با مقررات مربوط باشد.
• بررسی نحوه خدمات پس از فروش. نحوه پشتیبانی فروشنده مانند تلفن، ایمیل، چت یا اسناد آنلاین (تیکت) را بررسی کنید. همچنین در مورد سرعت و کیفیت پاسخگویی به مشکلات تحقیق کنید.
• اجرای آزمایشی. برای درک میزان تطابق سیستم پیشنهادی با نیازهای سازمانی از فروشنده درخواست نسخه آزمایشی یا نمایشی نمایید.

دلایل خرید سیستم مدیریت مستندات

خریداران DMS را به دلایل مختلفی خریداری می کنند، این دلایل در چهار دسته قابل جمع بندی می باشند:

• دیجیتالی کردن اسناد شرکت: دیجیتالی کردن سوابق کاغذی، که معمولا برنامه های تصویر برداری جهت آپلود سریع تر اسناد مناسب تر هستند که نیاز به اسکن دستی اسناد نباشد.
• ایمن سازی سوابق حساس: الزامات قانونی دیجیتال کردن اسناد تاریخی و فعلی و محدود کردن دسترسی به آنها، در این حالت شرکت ها اغلب به دنبال برنامه های مدیریت اسناد با ویژگی کنترل های دوره ای و مبتنی بر مجوز هستند.
• سازماندهی فایلهای موجود: برای رفع مشکل پراکندگی فایلها در درایوها، رایانه ها و …، شرکتها به نرم افزارهای مدیریت مستندات نیاز پیدا می کنند. بسیاری از سازمان‌های بزرگ‌ اغلب به دنبال راه‌حل‌های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) هستند، که سیستم‌های جامع‌تری هستند که اغلب شامل سوابق و برنامه‌های مدیریت دارایی دیجیتال و غیره هستند.
• چرخه عمر اسناد خاص: برخی از شرکت‌ها برای مدیریت چرخه عمر اسناد خاص به ابزارهای مدیریت پرونده یا قرارداد نیاز دارند که نرم افزارهای مدیریت مستندات، گردش کار این مستندات را  به خوبی مدیریت کند.

تفاوت سیستم های نرم افزاری مدیریت مستندات

سیستم های نرم افزاری مدیریت اسناد زیادی در بازار موجود است که هر کدام ویژگی ها، مزایا و معایب خاص خود را دارند. تفاوت بین دو سیستم نرم افزاری مدیریت اسناد به عوامل مختلفی بستگی دارد، مانند:

• دامنه و عملکرد سیستم. برخی از سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت اسناد، جامع‌تر و همه‌کاره‌تر از سایرین هستند و ویژگی‌هایی مانند اتوماسیون گردش کار، کارگروهی، ایجاد محتوا، امضای الکترونیکی، ادغام با سایر برنامه‌ها و موارد دیگر را برخوردارند.
• سهولت استفاده و تجربه کاربری سیستم. برخی از سیستم‌های نرم‌افزاری مدیریت اسناد، کاربر پسندتر و شهودی‌تر از سایرین هستند و یک رابط ساده و واضح، یک موتور جستجوی قوی، یک برنامه تلفن همراه و یک پلتفرم مبتنی بر ابر ارائه می‌دهند.
• امنیت و انطباق سیستم. برخی از سیستم‌های نرم‌افزار مدیریت اسناد نسبت به سایرین ایمن‌تر و سازگارتر هستند و ویژگی‌هایی مانند رمزگذاری، کنترل دسترسی، مسیرهای حسابرسی، پشتیبان‌گیری و بازیابی، و رعایت مقررات مربوطه را ارائه می‌دهند.

مطلب مرتبط : روش و فرایند های مدیریت پروژه های سازمانی

بهترین ویژگی ها

پاسخ قطعی برای این سوال وجود ندارد، زیرا ویژگی‌های مختلف نرم‌افزار مدیریت اسناد ممکن است مورد توجه کاربران و موارد استفاده متفاوت باشد. با این حال، برخی از ویژگی های ممکن که می تواند به عنوان بهترین در نظر گرفته شود عبارتند از:

• کنترل نسخه. این ویژگی به کاربران اجازه می دهد تا تغییرات ایجاد شده در یک سند را در طول زمان پیگیری کنند و در صورت نیاز به نسخه های قبلی برگردند. همچنین از تداخل و خطا در زمانی که چندین کاربر روی یک سند کار می کنند جلوگیری می کند.
• کارگروهی. این ویژگی به کاربران اجازه می دهد تا به صورت همزمان روی یک سند کار کنند و بازخورد، نظرات و پیشنهادات خود را به اشتراک بگذارند. همچنین کاربران را قادر می سازد از هر دستگاه و مکانی به اسناد دسترسی داشته باشند و تغییرات خود را در پلتفرم ها همگام کنند.
• جستجو و بازیابی. این ویژگی به کاربران امکان می دهد اسناد مورد نیاز خود را به سرعت و به راحتی با استفاده از کلمات کلیدی، فیلترها، برچسب ها یا ابرداده ها پیدا کنند. همچنین به کاربران این امکان را می‌دهد که پیش‌نمایش اسناد را قبل از باز کردن آن‌ها مشاهده کرده و آنها را بر اساس ارتباط، تاریخ یا نام مرتب کنند.
• ادغام با دیگر نرم افزارها. این ویژگی به کاربران اجازه می‌دهد تا نرم‌افزار مدیریت اسناد خود را با سایر برنامه‌هایی که استفاده می‌کنند، مانند خدمات ایمیل، مجموعه‌ Office، خدمات ذخیره‌سازی ابری، سیستم‌های ERP یا خدمات امضای الکترونیکی متصل کنند. این امر کارایی نرم افزار مدیریت اسناد را افزایش می دهد و نیاز به جابجایی بین ابزارهای مختلف را کاهش می دهد.

برخی از ادغام و ترکیب های رایج DMS با دیگر سیستم ها:

• ادغام با مجموعه‌ Office. این به شما امکان می دهد بدون جابجایی بین برنامه ها، اسناد را مستقیماً از DMS خود ایجاد، ویرایش و ذخیره کنید.
• یکپارچه سازی با ایمیل. این به شما امکان می دهد اسناد را از طریق ایمیل ارسال و دریافت کنید و آنها را برای دسترسی و ردیابی آسان در DMS خود ذخیره کنید.
• یکپارچه سازی با خدمات ابری. این به شما امکان می‌دهد اسناد خود را در دستگاه‌ها و پلتفرم‌های مختلف همگام‌سازی کنید و از اطلاعات خود در فضای ابری نسخه پشتیبان تهیه کنید.
• یکپارچه سازی با سیستم های CRM. این به شما امکان می دهد روابط و اسناد مشتری خود را در یک مکان مدیریت کنید و فرآیندهای فروش و بازاریابی خود را ساده کنید.
• ادغام با خدمات امضای الکترونیکی. این به شما امکان می دهد اسناد را به صورت الکترونیکی امضا و تأیید کنید و مصرف کاغذ و هزینه ها را کاهش دهید.
• یکپارچه سازی با سیستم های مدیریت پروژه. به شما امکان می دهد که اسناد ایجاد شده در EPM را مستقیم به سیستم DMS منتقل کنید.

مزایای و قابلیتهای سیستم مدیریت مستندات

• افزایش امنیت اطلاعات نسبت به حالت فیزیکی
• کاهش نیاز به فضای فیزیکی بدلیل ذخیره سازی دیجیتالی در DMS
• کاهش ریسک از بین رفتن اطلاعات به دلیل حوادث طبیعی
• بروز رسانی آسان، کارآمد، سریع و امن
• تقویت همکاری های درون و برون سازمانی ذینفعان بدلیل اشتراک گذاری راحت تر و سریع تر اطلاعات
• تقویت حس اعتماد و قدردانی به دلیل ایجاد شفافیت
• کاهش هزینه بدلیل عدم نیاز به خرید لوازم التحریر و … و صرفه جویی در زمان کارکنان
• سازگار و پشتیبان محیط زیست
• دسترسی آسان تر به اسناد مورد نیاز
• افزایش سرعت دسترسی و پاسخگویی
• امکان ارزیابی میزان کاربرد اسناد
• تسهیل در دستیابی به الزامات استانداردهای ایمنی و امنیتی
• امکان ردیابی، ویرایش و سازماندهی اطلاعات
• امکان بکارگیری مکرر اسناد

برخی از معایب این نرم افزار چیست؟

نرم افزار مدیریت اسناد دارای مزایای بسیاری مانند بهبود کارایی، بهره وری، همکاری و امنیت است. با این حال، معایبی نیز دارد، از جمله:

• وابستگی به تکنولوژی. نرم افزار مدیریت اسناد متکی به فناوری است که گاهی اوقات ممکن است از کار بیفتد یا دچار نقص شود. این می تواند باعث از دست رفتن داده ها، فساد یا عدم دسترسی شود.
• نیاز به دانش نرم افزاری برای کاربران. همچنین کاربران برای استفاده موثر از نرم افزار باید مهارت ها و تجهیزات لازم فناورانه را داشته باشند.
• خطر از بین رفتن داده ها. نرم افزار مدیریت اسناد اطلاعات حساس و محرمانه را ذخیره می کند که می تواند توسط هکرها یا کاربران غیرمجاز هدف قرار گیرد.
• هزینه اولیه بالا. خرید، نصب و نگهداری نرم افزار مدیریت اسناد ممکن است گران باشد. کاربران ممکن است نیاز به سرمایه گذاری در قطعات سخت افزاری مانند اسکنر، چاپگر یا سرور داشته باشند. کاربران همچنین ممکن است نیاز داشته باشند برای مجوزهای نرم‌افزار، به‌روزرسانی‌ها یا خدمات پشتیبانی هزینه کنند.
• مسائل حقوقی و انطباق. نرم افزار مدیریت اسناد باید با قوانین و مقررات مختلفی مانند سیاست های حفظ حریم خصوصی، حفظ یا دفع اسناد مطابقت داشته باشد.

اینها برخی از معایب نرم افزار مدیریت اسناد است. با این حال، این معایب را می توان با انتخاب نرم افزار مناسب برای نیازهای خود، پیاده سازی صحیح و استفاده مسئولانه از آن برطرف کرد یا به حداقل رساند.