در مطلب همه چیز درباره ERP ما به طور کامل به کلیات و جزئیات نرم افزار ERP یا همان راه کار های برنامه ریزی منابع سازمانی برای در اختیار داشتن بانک اطلاعاتی کامل برای مدیریت هر چه بهتر می پردازیم.
آنچه در این جستار می خوانید :
- کلیات
- دوره تکامل
- مزیت های کلیدی
- تاثیر ERP در صنایع مختلف
- هزینه های اجرا
- محاسبه بازگشت سرمایه (ROI)
- ویژگی های اساسی
- نشانه های نیاز سازمان
- عوامل تردیدزا
مطلب مرتبط : نرم افزار erp چیست و چه کاربردی دارد ؟
کلیات ERP
هر سازمانی به مرور زمان و با جمع آوری منابع لازم (نیروی انسانی، پول و نقدینگی، اعتبار، ماشین آلات، تجهیزات ) برای رسیدن به هدف یا اهداف خاص تشکیل شده اند. در نظریه کلاسیک مدیریت چهار وظیفه برای هر مدیر در یک سازمان پیش بینی شده است:
- برنامه ریزی : مدیران با تعیین اهداف سازمانی کوتاه و بلند مدت، فرآیندها و راهکارهای مناسب برای رسیدن به این اهداف را تعیین می کنند. بر این اساس برنامه ریزی شامل: تحلیل و شناخت فرصت ها و تهدیدات، تعیین استراتژی ها و تکنیک ها، تخصیص منابع و زمان بندی فعالیت ها
- سازماندهی : مدیران بخش های مختلف سازمان و شرح وظایف آنها را مشخص می کنند و منابع را به این بخش ها یا واحدها تخصیص می دهند و همچنین نحوه تعاملات و همکاری بین آنها را نیز مشخص می کنند. بنابراین سازماندهی شامل تعریف سطوح مسئولیت، اختیارات، ارتباطات و روابط سازمانی است.
- هدایت : مدیران با استفاده از قابلیتهای رهبری خود و همچنین ابزارهای دراختیار، برای حداکثر کردن کارایی و بهره وری از منابع در اختیار استفاده می کنند. همچنین با تحریک، تشویق، ایجاد انگیزه، ارائه آموزش های لازم کاری می کنند که تا کارکنان به بهترین شکل از توانایی های خود استفاده کنند. هدایت شامل فرآیندهای انگیزش، ارتباطات، حل تعارض، تیم سازی و توسعه فردی می باشد.
- کنترل : مدیران عملکرد و نتایج فعالیت های سازمان را با اهداف واستانداردهای تعیین شده مقایسه کرده و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام می دهند. کنترل شامل اندازه گیری، تحلیل ، بازخورد و تصحیح است.
ERP ( مخفف Enterprise Resource Planning برنامه ریزی منابع سازمانی) نرم افزاری است که ابزارهای لازم برای انجام فعالیتهای مدیریتی فراهم می کند. به سازمانها کمک می کند که فعالیتها و فرآیندهای اصلی سازمان شامل عملیات و تولید، مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین و تدارکات را با کمترین تعارضات به انجام برسانند و جریانی از داده ها و اطلاعات را بین فرآیندهای اصلی سازمان برقرار می کند و یک منبع یکپارچه ای از داده ها و اطلاعات بوجود آورند و باعث ساده سازی اجرای عملیات و ایجاد بینش عمیق و فوری از فعالیتهای سازمان می شود.
دوره تکامل ERP
تکامل ERP به چهار دوره زمانی تقسیم می شود و همگام با پیشرفت ها و جهش هایی که در سخت افزار رایانه شاهد بوده ایم، ERP نیز کامل شده و وجوه بیشتری از سازمان را در برگفته است. می توان دوره های زمانی تکامل را به شرح ذیل خلاصه کرد:
- دهه 1960 : در ابتدا همراه با کامپیوترهای بزرگ، برنامه های مالی و حسابداری متولد شده اند که از فرآیندهای دستی بسیار سریع تر و دقیق تر اما از نظر دامنه عملیات و محاسبات محدود و بسیار گران بوده اند. در سال 1964 آقای جوزف اورلیکی از شرکت IBM توانست به توسعه MRP اقدام نماید.
- دهه 1970: همراه با کوچکتر شدن کامپیوترها، جزایر مستقل نرم افزاری در سازمان شکل گرفت هر بخش از فعالیتهای اصلی سازمان مانند مالی، فروش، تامین، موجودی مواد و قطعات، برنامه ریزی مواد و … بصورت مجزا از هم به استفاده از سیستم های نرم افزاری روی آوردند
- دهه 1980: ظهور MRP II: در سال 1983 آقای الیور وایت با ادغام سیستم برنامه ریزی نیازمندی مواد ( MRP) در برنامه هایی مانند امور مالی، ظرفیت سنجی، انبارداری، خرید و فروش سیتسم برنامه ریزی منابع تولید ( MRP II ) را توسعه داد.
- دهه 1990: معرفی ERP : توسعه MRPǁ با اضافه کردن منابع انسانی، مدیریت پروژه، CRM و چند گانگی ( زبان، ارز، ملیت و … ). در سال 1990 محققان شرکت گاتنر برای نشان دادن نقش همه منظوره به این ترکیب، به آن برنامه ریزی منابع سازمانی گفتند. با ظهور ERP، MRP بدلیل عملکرد و هدف متمایزش از بین نرفت و معمولا بعنوان ماژولی از ماژولهای ERP فروخته می شوند.
- دهه 2000: اضافه شدن اینترنت: توسعه ERP، تجزیه و تحلیل، شاخص های عملکردی، خدمات سیار، خدمات خاص و ویژه، داشبورد و آلارم ها
- دهه 2010: اضافه شدن محاسبات ابری: ERP ابری، قابلیت جابجایی کامل، تجارت الکترونیک، اینترنت اشیاء، هوش مصنوعی و یادگیری ماشینی و مدیریت اسناد
از لحاظ تاریخی، سیستم های ERP مجموعه هایی بودند که به طور جداگانه کار می کردند و با سیستم های دیگر در تعامل نبودند. هر سیستم به کدنویسی مجزا و گران قیمت، پیچیده و سفارشی متکی بود تا نیازهای آن فرآیند خاص را برآورده کند. این خاصیت یعنی جداگانه بودن هر سیستم و کد نویسی سفارشی و مجزا باعث می شد که تغییر فناوری و یا بهینه سازی ها در فرآیند به سختی و با چالشهای بسیار پذیرفته شود.
چیزی که نرم افزار ERP امروزی را متفاوت می کند این است که همه این فرآیندهای مختلف را در یک سیستم گرد هم می آورد. این یکپارچگی داده ها موجب بهینه سازی کل فرآیندهای سازمان و درک بهتر و عمیق تر از کسب و کار و عوامل درآمدی و هزینه ایی می گردد. علاوه بر این، با ارائه راه حلهای متفاوت برای استقرار، امنیت، انعطاف پذیری و به روز رسانی موجب تداوم کسب وکارها، نوآوری سریع تر و آمادگی برای چالشها و تغییرات آینده می شود.
مزیت های کلیدی ERP
مزیتهای متعدد ERP به دلیل قابلیت اشتراک گذاری، استاندارد سازی و یکپارچگی آن است که می توانند مدیریت فرآیندهای بین بخشی را آسان تر کنند و با فناوری های جدید در تعامل باشند. با لحاظ نکردن نوع استقرار ERP می توان برای همه ERP ها یکسری مزیت های عمده در نظر گرفت:
- افزایش کارآیی با خودکارسازی یا اتوماتیک کردن جمع آوری داده ها
- افزایش کارآیی با استاندارد، اتوماتیک و ساده کردن فرآیندهای اصلی سازمان
- افزایش چابکی با تسهیل جریان داده ها و اطلاعات بین فرآیندی
- کاهش خطرات و ریسک ها با ایجاد شفافیت، انطباق پذیری و یکپارچگی داده ها و اطلاعات
کاهش مستقیم و غیر مستقیم هزینه ها :
- با ساده کردن و خودکار کردن فرآیندهای پیچیده
- با خودکار سازی و اتوماتیک کردن جمع آوری داده ها
- با ثبت خودکار اسناد رسمی و تکراری
- حذف ثبت چندباره داده ها
- حذف فرآیندهای فاقد ارزش افزوده
- عدم نیاز به نرم افزارهای متعدد
- کاهش ضایعات
- کاهش رسوبات انبار
دیگر مزیت های کلیدی ERP :
- بهبود مدیریت زنجیره تأمین
- بهبود مدیریت دارایی ها و تجهیزات
- بهبود مدیریت فرآیندهای پیچیده
- بهبود جریان نقدینگی
- افزایش آگاهی های بلادرنگ از کسب و کار
- تهیه گزارشات و برنامه ریزی بهتر بدلیل جامعیت داده ها
- افزایش شفافیت سازمانی با حذف جزایر اطلاعاتی و ایجاد یک منبع واحد از داده ها
- کم شدن مشکلات IT با یکپارچگی سیستم ها و حذف سیستم های مستقل
- بهبود فرآیند ارائه خدمات به مشتریان
- خلق فرصتهای درآمدی با بهبود تجارب مشتریان
- پیش بینی تقاضای مشتریان
- شناسایی سودآورترین محصولات و خدمات
تاثیر ERP در صنایع مختلف
هر سازمانی چه خدماتی باشد و چه صنعتی، برای رقابت و پیشرفت به اطلاعات دقیق و در زمان مناسب و بلادرنگ و همچنین فرآیندهای موثر نیاز دارد. هر سازمانی به دلایلی کاملا متفاوت با سازمانی دیگر به ERP نیاز دارند. در زیر چند نمونه آورده شده است:
- شرکت های خدمات عمومی مانند آب و برق و گاز برای مدیریت دارایی ها، پیش بینی قطعات یدکی و کاهش قطعی ها به ERP نیاز دارند
- شرکتهای بازرگانی و شرکت های 3PL / 4PL برای تحویل به موقع، کاهش هزینه های توزیع، افزایش گردش موجودی، کاهش زمان سفارش تا نقدینگی نیاز به ERP دارند تا مدیریت موجودی، خرید و عملکرد لجستیک یکپارچه و خودکار گردد.
- تولید کنندگان مختلف اهم از موجودی یا قرارداد محور باشند یا بر اساس نوع فرآیند (گسسته، دسته ای و پیوسته) برای مدیریت دارایی ها، کاهش هزینه های ضایعات و اضافه کاری، کاهش کالاهای مرجوعی و کاهش موجودی و رسوبات انبار به ERP نیاز دارند.
- شرکتهای خدمات حرفه ای مانند شرکتهای حقوقی، حسابداری، مالیاتی، خدمات مهندسی و فناوری اطلاعات و …. برای ایجاد تعادل بین تعهدات و انضباط مالی به خدمات بلادرنگ و یکپارچه ERP نیاز دارند. کلید موفقیت خدمات حرفه ای توانایی ماندن در کسب و کار در حین سودآوری ، استفاده حداکثری از منابع انسانی، شناخت آیتم های درآمدی، و فرصت های رشد است.
شرکت های هلدینگ :مزایای ERP برای یک شرکت هلدینگ می تواند به شرح زیر باشد:
- ایجاد سیستم اطلاعاتی یکپارچه در سطح شرکت و شرکت های تابعه
- افزایش سرعت و دقت در جمع آوری، تلفیق و تجزیه و تحلیل داده های مالی و عملیاتی.
- کاهش هزینه ها و زمان مورد نیاز برای تهیه گزارشات و ارائه اطلاعات
- بهبود تصمیم گیری و برنامه ریزی استراتژیک
- افزایش هماهنگی و همکاری بین ادارات و شرکت های مختلف
- بهینه و استاندارد سازی فرآیندهای کسب و کار در سطح شرکتها و شعب
- امکان کنترل و نظارت بلادرنگ بر عملکرد شرکت ها و شعب
- دسترسی به داده ها و اطلاعات بلادرنگ کلیه شرکتها و شعب
- افزایش انعطافپذیری و پاسخگویی با پشتیبانی از استانداردها و قوانین مختلف جهت رعایت الزامات قانونی و اخلاقی
ماژول های رایج ERP
سیستم های برنامه ریزی منابع سازمانی شامل انواع ماژول های مختلف است. هر ماژول ERP از فرآیندهای کسب و کار خاصی – مانند امور مالی، منابع انسانی، تامین یا تولید – پشتیبانی می کند و به کارکنان آن فرآیند این امکان را می دهد عملیات اصلی آن فرآیند را با استفاده از اطلاعات و داده های دیگر بخشها با بانک اطلاعاتی یکپارچه انجام دهند مثال: برای محاسبه حقوق پرسنل بخش مالی در یک سیستم ERP نیاز به داشتن بانک اطلاعات مجزا برای پرسنل ندارد و از بانک اطلاعاتی منابع انسانی و برای محاسبه دستمزد و پورسانتهای دریافتی از بانک اطلاعاتی فروش استفاده می کند.
تمام ماژول های erp و کارایی هر یک را در لینک مشاهده کنید.
پر کاربردترین ماژولهای ERP
- ماژول های مالی و حسابداری : ماژول مالی و حسابداری هسته اصلی عمده سیستم های ERP است. علاوه بر مدیریت دفتر کل و خودکارسازی وظایف کلیدی حسابداری، برای مدیریت حسابهای پرداختنی و دریافتنی، بستن دفاتر، تهیه گزارشات مالی و …. کمک می کند.
- ماژول های منابع انسانی : ماژول منابع انسانی معمولا شامل اطلاعات پرسنلی، تردد، شیفت های کاری ، اطلاعات کارگزینی و … می باشد.
- تامین و تدارکات: این ماژول معمولا شامل بانک قیمت اقلام، سیستم قراردادها، فرآیند تایید درخواست، بانک تامین کنندگان و … در سیستم های ERP می باشد.
- ماژول بازاریابی و فروش در ERP : ماژول فروش شامل سیستم قراردادها، صدور صورت حساب یا فاکتور و پیش فاکتور، بانک اطلاعات مشتریان و … می باشد.
- ساخت و تولید : ماژول تولید یک جزء کلیدی از ماژولهای ERP است. این ماژول معمولاً شامل قابلیت هایی برای برنامه ریزی نیازمندیهای مواد (MRP)، ظرفیت سنجی، برنامه ریزی تولید، اجرای تولید، مدیریت کیفیت و موارد دیگر می باشد.
- لجستیک و مدیریت انبارداری و زنجیره تامین : این ماژول ابزارهایی را برای مدیریت آنلاین موجودی ، عملیات انبارداری، حمل و نقل و تدارکات فراهم می کند امکان ردیابی کالاها و منابع و همچنین انعطاف پذیری در تامین آنها را فراهم می کند.
- تحقیق و توسعه : ابزارهایی برای تعریف پروژه های تحقیقاتی و طراحی، مدیریت چرخه عمر محصول (PLM) و موارد دیگر ارائه می‌کند.
- ماژول مدیریت دارایی سازمانی ERP : ماژول EAM به سازمانها برای برای نگهداری و تعمیرات، تامین قطعات یدکی ماشین آلات و ردیابی دارایی ها کمک می کند.
قیمت نرم افزار ERP
هزینه های ERP به دو گروه هزینه های آشکار و پنهان تقسیم می شوند. هزینه های آشکار و مشخص به فروشنده نرم افزار، ماژول های انتخاب شده و روش استقرار بستگی دارد. به طور کلی، ERP ابری هزینه‌های کمتری نسبت به ERP داخلی دارد، زیرا به هیچگونه سرور و تجهیزات شبکه و همچنین متخصص IT نیاز ندارد. فروشنده تعمیر و نگهداری را انجام می دهد و هزینه اشتراک سالانه یا ماهانه را از مشتری دریافت می کند که معمولاً بر اساس تعداد کاربران است.
اما یکسری هزینه هایی وجود دارند که بصورت شفاف و آشکار مربوط به ERP نمی شوند ولی در کل مربوط به پیاده سازی این سیستم می باشد. هزینه های پنهان ERP شامل موارد ذیل می شوند:
- هزینه های نیروی انسانی که شامل استخدام، آموزش و پرداخت حقوق به کارکنانی که در پیاده سازی ERP کار می کنند
- هزینه های آموزش به کاربران نهایی در مورد قابلیتها و نحوه استفاده از سیستم جدید
- هزینه های تست شامل هزینه راه اندازی، راه اندازی مجدد، اشکال زدایی سیستم قبل و بعد از استقرار
- هزینه های سفارشی سازی که برای اصلاح و تنظیم سیستم جهت متناسب سازی آن با نیازمندی ها و ترجیحات سازمان
- هزینه های مقاومت برخی از کارکنان یا گروه ها در مقابل تغییر سیستم
- هزینه های کاهش بهره وری در طول دوره گذار و دوره یادگیری به دلیل عدم تسلط کافی کارکنان
- هزینه های نگهداری شامل هزینه های به روز رسانی، تعمیر و پشتیبانی سیستم بعد از استقرار
- هزینه های تبدیل داده ها شامل هزینه انتقال، پاک سازی و تبدیل داده ها از سیستم قدیمی به سیستم جدید می باشد.
- هزینه های سفر شامل هزینه های جابجایی و سفر به مکان ها و یا شعبات مختلف جهت نصب و آموزش می باشد
محاسبه بازگشت سرمایه (ROI) برای یک پروژه ERP
هزینه های پرداختی برای استقرار ERP یک نوع سرمایه گذاری در جهت توسعه و ایجاد قابلیت جدید در کسب و کار می باشد پس باید بتوان نرخ بازگشت سرمایه را محاسبه کرد تا به تصمیم گیرندگان اطلاعات مناسب برای تصمیم گیری در مورد هزینه کرد در این پروژه ارائه داد.
برآورد مزایای پروژه ERP. مزایای پروژه ERP نتایج مثبتی است که از پیاده سازی سیستم ERP حاصل می شود، مانند افزایش درآمد، کاهش رسوبات انبار، افزایش گردش موجودی کالا، دسترسی به اطلاعات بلادرنگ جریان نقدینگی، کاهش هزینه ها، بهبود کارایی یا افزایش رضایت مشتری. می‌توانید با استفاده از داده‌های تاریخی، معیارهای صنعت یا نظرات کارشناسان، مزایا را تخمین بزنید. همچنین می توانید از فرمولی مانند:
(مقدار قدیم – مقدار جدید) x تعداد (ماه یا دفعات) = سود
به عنوان مثال، اگر سیستم ERP هزینه‌های موجودی را به میزان 10 میلیون تومان در ماه کاهش دهد و پروژه 36 ماه طول بکشد، سود آن این است:
میلیون تومان 360= (0 – 10) x36
برآورد هزینه های پروژه ERP. مانند هزینه های نرم افزار، هزینه های سخت افزاری، هزینه های پیاده سازی، هزینه های آموزشی، هزینه های نگهداری و یا هزینه های فرصت ناشی از پیاده سازی سیستم ERP هستند. هزینه ها را با استفاده از قیمت های فروشنده، قیمت های بازار یا نظرات کارشناسان تخمین زد. همچنین می توان از فرمولی مانند:
(هزینه واحد x تعداد واحد) + هزینه ثابت = هزینه
به عنوان مثال، اگر سیستم ERP به 10 ماژول با قیمت 1 میلیون تومان در ماه و هزینه اجرای 50 میلیون تومان نیاز دارد، هزینه آن عبارت است از:
410 = (1 x36 x 10) + 50 = هزینه
• محاسبه نرخ بازگشت سرمایه ( ROI) . ROI پروژه نسبت سود خالص به هزینه های خالص پروژه ERP است. این اندازه‌گیری می‌کند که پروژه ERP برای هر دلار سرمایه‌گذاری چقدر ارزش ایجاد می‌کند. با استفاده از فرمولی مانند فرمول زیر، نرخ ROI محاسبه کرد:
x 100٪ (هزینه / مزایا) = ROI
به عنوان مثال، اگر سود خالص 360 میلیون تومان و هزینه های خالص 410 میلیون تومان باشد، ROI برابر است با:
87.8٪ = x 100٪ (410 / 360) = ROI
ویژگی های اساسی ERP
هر سیستم ERP یکسری قابلیتها و ماژولهایی را بر اساس صنعتی که در آن خدمت می کند خواهد داشت اما ویژگی های اساسی وجود دارد که همه سیستم ها باید از آن برخوردار باشند:
- داشتن یک پایگاه داده مشترک و منسجم
- ارائه گزارشات تحلیلی متنوع
- ارائه گزارشات گرافیکی و نموداری متنوع
- ارائه گزارشات آبشاری برای تصمیم گیری ها
- اجرای اتوماتیک کارهای تکراری
- ظاهر و فرمت یکسان در ماژول ها ( UI/UX یکسان)
- ابزارهای پیکربندی و شخصی سازی آسان
- امکان مدیریت فرآیندها
- قابلیت طبقه بندی و سطح دسترسی ها و نقش ها
- داشتن موتور گردش کار
- ردیابی وظایف و کارها
- امکان و سادگی در تبادل داده ها و اطلاعات با سایر نرم افزارهای سازمان
- قابلیت پشتیبانی از فناوری های جدید
- پایداری سیستم با استفاده از پلتفرم های فناوری اثبات شده و سریع
- پشتیبانی چندگانه: شامل زبان‌ها، ارزها و شیوه‌ها و مقررات تجاری محلی
- پشتیبانی فنی برای خدمات ابری، آموزش، میز کمک و پیاده‌سازی
- قابل انتخاب بودن نوع استقرار: ابری، در محل، یا ترکیبی
- امکان سفارشی سازی
نشانه های نیاز سازمان به ERP
ویژگی های زیر در هر سازمانی باشد نشان دهنده آن است که آن سازمان نیاز به تحول در ساختار فرآیندی و یا ابزارهای مورد استفاده در انجام عملیات دارد تا بتواند پتانسیل کامل خود را بدست آورد و همچنین بتواند قابلیت های جدید برای دسترسی به سطح بالاتری از رضایتمندی مشتریان و ذی نفعان ایجاد کند.
- عدم ایجاد ارزش افزوده در گردش کارها بین بخش های مختلف
- عدم دسترسی به اطلاعات به موقع
- پایین بودن کیفیت خدمات به مشتریان
- هزینه زیاد برای نظارت و کنترل
- دخالت مستقیم و زیاد نیروی انسانی در جمع آوری و ثبت دادهها
- عدم حمایت سیستم های موجود برای توسعه کسب و کار
- عدم حمایت سیستم های موجود برای تعمیق اطلاعات و بینش ها
- زمانبر بودن تهیه گزارشات و تحلیل های مختلف
- ثبت چندباره یک داده در سیستم های مختلف
- عدم سازگاری سیستم های موجود
- پاسخگو نبودن به انتظارات مشتریان
عوامل تردیدزا در شروع پروژه ERP برای سازمانها
انتخاب شریک فناوری مناسب بسیار مهم است. با وجود تمام مزیتهای موجود برای ERP، برخی از شرکت ها هنوز در مورد شروع پروژه مردد هستند. دلایل زیادی می تواند وجود داشته باشد، اما سه دلیل عمده عبارتند از:
- پیدا کردن بهترین و عالی ترین ERP : پیدا کردن بهترین و عالی ترین نرم افزار که پاسخگوی کلیه نیازهای فرآیندهای تخصصی و عمومی سازمان باشد، یکی از دغدغه های شرکت هاست در صورتی که ERP باید بتواند برای نیازهای فعلی و توسعه های آتی آمادگی لازم داشته باشد و به افراد سازمان امکان دهد که به داده ها و اطلاعات دقیق و صحیح دسترسی داشته باشند.
- هزینه یک سیستم ERP : هزینه های سنگین ERP برای سازمان ها یکی از عوامل تردید شرکتها برای شروع پروژه می باشد. اما می توان به طور جداگانه و یا بصورت گام به گام بخشی از ماژولهای مورد نیاز را خریداری کرد. این شرایط کمک می‌کند تا با هزینه های کمتر به ماژولهای مورد نیاز دسترسی داشته باشند و همچنین از سرمایه‌گذاری در یک نوسازی نرم‌افزاری بزرگ بدون اطلاع از تاثیرات و نتایج نهایی آن در امان بمانند.
- تبادل داده با نرم افزارهای موجود: بعضی از سیستم های موجود به دلایلی حتی بعد از راه اندازی ERP مورد استفاده قرار می گیرند. ERP می بایست امکان تبادل اطلاعات و داده ها با اینگونه سیستم ها را داشته باشد.
