سیستم خرید و بازرگانی رسام؛ چرخه کامل تأمین کالا و خدمات در ERP
جایگاه در ERP
سیستم خرید و بازرگانی رسام یکی از زیرسیستمهای ERP رسام است.
این سیستم چرخه کامل تأمین کالا و خدمات را پوشش میدهد. این چرخه شامل مراحل زیر است:
- نیازسنجی و درخواست خرید
- کنترل موجودی
- استعلام بها
- انتخاب تأمینکننده
- قرارداد یا سفارش خرید
- ورود کالا
- کنترل کیفیت
- ثبت رسید
- ردیابی
- تسویه
- تحلیل بهای تمامشده
سیستم خرید و بازرگانی رسام بهعنوان بخشی از ERP رسام عمل میکند. این سیستم با ماژولهای زیر یکپارچه است:
در نتیجه، یک زنجیره تأمین یکپارچه ایجاد میشود.
این سیستم با اتصال مستقیم به ماژولهای زیر، یک زنجیره تأمین یکپارچه ایجاد میکند:
- برنامهریزی تولید / MRP
- کنترل پروژه / WBS / CBS
- فروش و پیشفاکتور
- انبار و کنترل موجودی
- کنترل کیفیت / QC
- حسابداری و خزانهداری
- مدیریت قراردادها
- مدیریت تأمینکنندگان
- مدیریت تنخواه
- بهای تمامشده
- کارتابل و گردش کار سازمانی
نمای مفهومی سیستم خرید رسام بر اساس نوع سازمان
۱. کارخانهها و شرکتهای تولیدی
در محیطهای تولیدی، سیستم خرید رسام مستقیماً با سیستم برنامهریزی تولید و MRP رسام در ارتباط است.
نیازهای خرید از منابع مختلفی استخراج میشوند:
- کسری مواد اولیه
- قطعات نیمهساخته
- قطعات مصرفی
- BOM محصول
- برنامه تولید
قابلیتها
- دریافت خودکار نیازهای تأمیننشده از MRP
- بررسی موجودی کالا از طریق سیستم انبار و کنترل موجودی رسام پیش از صدور درخواست خرید
- اتصال خرید به پروژه یا سفارش تولید
- کنترل کسری مواد بر اساس BOM
- مدیریت خرید مواد اولیه، قطعات، ابزار، تجهیزات و خدمات
- ثبت رسید انبار پس از کنترل کیفیت
- تخصیص سریال و ردیابی کالا
- محاسبه سیستم بهای تمامشده رسام با استفاده از اطلاعات خرید، انبار و هزینههای جانبی
- سرشکن هزینههای حمل، گمرک، خدمات پیمانکاری و سایر هزینههای جانبی
خروجیهای مهم
- درخواست خرید مواد و قطعات
- سفارش خرید / PO
- رسید انبار
- گزارش تأمین کسری تولید
- گزارش عملکرد تأمینکننده
- گزارش بهای تمامشده خرید
۲. پروژههای تحقیقاتی و توسعهای
در پروژههای تحقیقاتی، خریدها معمولاً به فعالیتهای پروژه وابسته هستند. این خریدها به ساختار شکست کار و سرفصلهای هزینهای مرتبط میشوند.
سیستم خرید رسام امکان اتصال مستقیم خرید از طریق سیستم کنترل پروژه رسام را فراهم میکند.
قابلیتها
- ثبت درخواست خرید به تفکیک پروژه تحقیقاتی
- اتصال خرید به WBS و فعالیت پروژه
- کنترل هزینهها بر اساس CBS
- تفکیک هزینه خرید مواد، تجهیزات، خدمات، قطعات خاص و نمونهسازی
- کنترل بودجه مصرفشده و بودجه باقیمانده
- پیگیری زمان تأمین اقلام حساس پروژه
- مدیریت مکاتبات و مستندات فنی مرتبط با خرید
خروجیهای مهم
- گزارش خرید به تفکیک پروژه تحقیقاتی
- گزارش هزینه بر اساس WBS
- گزارش مصرف بودجه
- گزارش تأخیر در تأمین اقلام پروژه
- سوابق مکاتبات و استعلامهای فنی
۳. شرکتهای بازرگانی
در شرکتهای بازرگانی، خرید معمولاً در پاسخ به سفارش مشتری انجام میشود. همچنین ممکن است خرید بر اساس پیشفاکتور فروش صورت گیرد.
سیستم خرید رسام امکان ایجاد درخواست خرید مستقیم از پیشفاکتور فروش را فراهم میکند.
قابلیتها
- صدور درخواست خرید از پیشفاکتور فروش
- اتصال خرید به سفارش مشتری
- مدیریت خرید داخلی و خارجی
- پشتیبانی از ارزهای مختلف
- ثبت رسید و حواله مجازی
- محاسبه دقیق بهای تمامشده کالای بازرگانی
- کنترل حاشیه سود بر اساس قیمت خرید و فروش
- ردیابی کالا از تأمینکننده تا مشتری نهایی
خروجیهای مهم
- درخواست خرید مبتنی بر پیشفاکتور
- PO یا قرارداد خرید
- گزارش قیمت خرید و فروش
- گزارش سود ناخالص
- گزارش موجودی مجازی
- گزارش بهای تمامشده کالای بازرگانی
۴. شرکتهای خدمات فنی و مهندسی
در سازمانهای خدمات فنی و مهندسی، خرید برای اهداف مختلفی انجام میشود:
- اجرای مأموریتها
- اجرای پروژهها
- عملیات نصب
- راهاندازی
- تعمیرات
- ردیفهای خاص WBS
قابلیتها
- ثبت خرید به ازای پروژه یا مأموریت
- اتصال خرید به ردیفهای WBS
- خرید تجهیزات، ابزار، قطعات مصرفی و خدمات تخصصی
- کنترل هزینههای مأموریت
- مدیریت زمان تأمین اقلام موردنیاز پروژه
- ثبت رسید خدمت یا کالای مصرفشده در محل پروژه
- کنترل بودجه پروژههای فنی و مهندسی
خروجیهای مهم
- گزارش خرید به تفکیک مأموریت
- گزارش هزینه پروژههای خدماتی
- گزارش اقلام مصرفشده در پروژه
- گزارش تأمین خدمات پیمانکاری
- گزارش بودجه مصرفشده
۵. خریدهای عمومی، اداری، اموال و تجهیزات
سیستم خرید رسام فقط محدود به خرید مواد تولیدی نیست. این سیستم خریدهای عمومی سازمان را نیز پوشش میدهد.
این خریدها شامل موارد زیر میشوند:
- اموال
- تجهیزات اداری
- ماشینآلات
- خدمات عمومی
قابلیتها
- تعریف فرآیند مستقل برای خرید عمومی
- ثبت خرید اموال و داراییها
- اتصال به انبار یا اموال
- کنترل سطوح تأیید سازمانی
- الزام به استعلام بها بر اساس مبلغ خرید
- ثبت مکاتبات و مستندات
- مدیریت تحویل، نصب یا راهاندازی تجهیزات
خروجیهای مهم
- درخواست خرید عمومی
- فرم استعلام بها
- قرارداد یا سفارش خرید
- رسید کالا یا خدمت
- گزارش خریدهای اداری
- گزارش اموال خریداریشده
۶. پیمانسپاری و خرید خدمات پیمانکاری
یکی از بخشهای مهم سیستم خرید رسام، مدیریت کامل فرآیند پیمانسپاری است.
این بخش مخصوص سازمانهایی است که بخشی از عملیات تولیدی یا خدماتی خود را به پیمانکاران واگذار میکنند.
قابلیتها
- ثبت قرارداد پیمانکاری
- مدیریت خریدهای با تغییر ماهیت و بدون تغییر ماهیت
- حواله اقلام امانی به پیمانکار
- کنترل موجودی کالا نزد پیمانکار
- دریافت کالای نهایی، نیمهساخته یا خدمت
- ردیابی گردش کالا در خط پیمانکار
- سرشکن هزینه خدمات پیمانکاری روی بهای تمامشده
- کنترل کیفیت خروجی پیمانکار
خروجیهای مهم
- حواله اقلام امانی
- گزارش موجودی نزد پیمانکار
- رسید دریافت از پیمانکار
- گزارش هزینه پیمانکاری
- گزارش بهای تمامشده خروجی پیمانکاری
- گزارش عملکرد پیمانکار
فرآیند عملیاتی پیشنهادی سیستم خرید رسام
مرحله ۱: ایجاد نیاز خرید
نیاز خرید میتواند از مسیرهای مختلف ایجاد شود:
| منبع ایجاد نیاز | نمونه کاربرد |
|---|---|
| MRP | کسری مواد اولیه در کارخانه |
| WBS | خرید مرتبط با فعالیت پروژه تحقیقاتی |
| پیشفاکتور فروش | خرید کالای موردنیاز مشتری در شرکت بازرگانی |
| مأموریت فنی | خرید قطعه یا ابزار برای پروژه خدماتی |
| درخواست داخلی | خرید عمومی، اموال، تجهیزات اداری |
| پیمانسپاری | تأمین خدمت یا عملیات تولید برونسپاریشده |
مرحله ۲: کنترل اولیه درخواست خرید
پس از ثبت درخواست خرید، سیستم کنترلهای لازم را بهصورت هوشمند انجام میدهد. این کنترلها عبارتند از:
- آیا کالا در انبار موجود است؟
- آیا بودجه کافی برای پروژه یا مرکز هزینه وجود دارد؟
- آیا درخواستدهنده مجاز به ثبت این نوع خرید است؟
- آیا خرید نیازمند استعلام بها است؟
- آیا تأمینکننده انتخابشده در لیست مجاز قرار دارد؟
- آیا کالا نیازمند کنترل کیفیت است؟
- آیا خرید داخلی است یا خارجی؟
- آیا خرید باید به قرارداد یا PO تبدیل شود؟
مرحله ۳: گردش کار و تأییدات
سیستم خرید رسام میتواند برای هر نوع خرید، گردش کار مستقل داشته باشد.
نمونه گردش کارها
| نوع خرید | گردش کار پیشنهادی |
|---|---|
| خرید تولیدی | درخواست واحد تولید ← کنترل MRP ← تأیید انبار ← تأیید مدیر تولید ← خرید |
| خرید پروژهای | درخواست مدیر پروژه ← کنترل WBS/CBS ← کنترل بودجه ← تأیید PMO ← خرید |
| خرید بازرگانی | پیشفاکتور فروش ← تأیید فروش ← تأیید بازرگانی ← خرید |
| خرید عمومی | درخواست واحد متقاضی ← تأیید مدیر واحد ← تأیید مالی ← خرید |
| خرید پیمانکاری | درخواست تولید/پروژه ← تأیید فنی ← قرارداد پیمانکار ← حواله امانی |
مرحله ۴: استعلام بها و انتخاب تأمینکننده
سیستم امکان مدیریت دیجیتال استعلام بها را فراهم میکند.
قابلیتها
- ثبت چندین تأمینکننده برای یک درخواست خرید
- ثبت قیمت، شرایط پرداخت، زمان تحویل و توضیحات فنی
- مقایسه پیشنهادها
- تحلیل اختلاف قیمت با آخرین خریدها
- انتخاب برنده
- بایگانی مستندات استعلام
- الزام به ثبت استعلام بر اساس مبلغ، نوع کالا یا سیاست سازمان
مرحله ۵: صدور قرارداد یا سفارش خرید
پس از انتخاب تأمینکننده، درخواست خرید میتواند به یکی از اسناد زیر تبدیل شود:
- سفارش خرید / Purchase Order
- قرارداد خرید
- قرارداد خدمات
- قرارداد پیمانکاری
- خرید تنخواهی
- خرید خارجی / ارزی
اطلاعات قابل مدیریت
- تأمینکننده
- اقلام خرید
- مقدار
- قیمت واحد
- ارز
- نرخ تبدیل ارز
- شرایط پرداخت
- زمان تحویل
- محل تحویل
- شرایط حمل
- مستندات پیوست
- ارتباطات و مکاتبات
مرحله ۶: ورود کالا، کنترل کیفیت و رسید انبار
در زمان ورود کالا، سیستم امکان ثبت اعلامیه ورود را فراهم میکند.
سپس بر اساس تنظیمات کالا، ممکن است کنترل کیفیت فعال شود.
حالتهای ممکن
| وضعیت کالا | عملیات سیستم |
|---|---|
| بدون نیاز به QC | ثبت مستقیم رسید انبار |
| نیازمند QC | ارجاع به واحد کنترل کیفیت |
| تأیید QC | ثبت رسید نهایی |
| رد QC | مرجوعی، اصلاح یا تصمیم مدیریتی |
| پذیرش مشروط | ثبت رسید با وضعیت خاص و پیگیری بعدی |
مرحله ۷: ردیابی و سریالگذاری
برای کالاهای حساس یا قابل ردیابی، سیستم امکان تخصیص سریال یا شناسه رهگیری را فراهم میکند.
کاربردها
- مشاهده تاریخچه ورود کالا
- مشاهده تأمینکننده کالا
- ردیابی کالا در انبار
- ردیابی مصرف در پروژه یا تولید
- ردیابی تحویل به مشتری
- کنترل گارانتی، خدمات پس از فروش یا سوابق کیفیت
مرحله ۸: تسویه مالی و بهای تمامشده
سیستم خرید رسام با حسابداری، خزانهداری و بهای تمامشده در ارتباط است.
قابلیتها
- ثبت سند مالی خرید
- ثبت بدهی به تأمینکننده
- مدیریت زمانبندی پرداخت
- کنترل پرداختهای مرحلهای
- تسویه تنخواه
- سرشکن هزینههای جانبی
- محاسبه بهای تمامشده نهایی کالا یا پروژه
- تحلیل قیمت خرید نسبت به سوابق قبلی
ماتریس قابلیتهای کلیدی سیستم خرید رسام
| حوزه | قابلیت |
|---|---|
| معماری فرآیندی | تعریف فرآیندهای خرید متنوع برای انواع کالا و خدمت |
| Workflow | گردش کار اختصاصی برای خرید تولیدی، پروژهای، بازرگانی، عمومی و پیمانکاری |
| خرید داخلی و خارجی | پشتیبانی از خرید ریالی، ارزی و چندارزی |
| کنترل موجودی | بررسی موجودی در لحظه ثبت درخواست خرید |
| کنترل بودجه | کنترل بودجه بر اساس پروژه، مواد، قطعات، دستمزد و نقش کاربری |
| MRP | دریافت کسری مواد و نیازهای تأمیننشده از برنامهریزی تولید |
| WBS/CBS | اتصال خرید به ساختار شکست کار و ساختار شکست هزینه |
| فروش | ایجاد درخواست خرید از پیشفاکتور فروش |
| استعلام بها | ثبت، الزام، مقایسه و انتخاب برنده استعلام |
| مناقصه | مدیریت خریدهای کوچک، متوسط و بزرگ |
| قرارداد و PO | تبدیل درخواست خرید به قرارداد یا سفارش خرید |
| ارتباطات | ارسال ایمیل، نامه و اتصال مکاتبات به پرونده خرید |
| زمانبندی | مدیریت زمان تحویل کالا و پرداخت |
| تأمینکنندگان | ارزیابی، گریدبندی و محدودسازی خرید به تأمینکنندگان مجاز |
| QC | کنترل کیفیت در لحظه اعلامیه ورود |
| Traceability | سریالگذاری و ردیابی زنجیره تأمین |
| پیمانسپاری | حواله امانی، کنترل موجودی نزد پیمانکار و دریافت خروجی |
| بهای تمامشده | سرشکن هزینههای خرید، حمل، خدمات و پیمانکاری |
| تنخواه | تخصیص، مصرف، تسویه و گزارش مانده تنخواه |
| گزارشگیری | داشبورد مدیریتی، تحلیل قیمت، بودجه، تأمینکننده و وضعیت خرید |
