ادمین سایت سیستم مدیریت قراردادهای رسام؛ از ثبت قرارداد تا کنترل تعهدات، اجرا و سودآوری
سیستم مدیریت قراردادهای رسام، قراردادهای فروش، خرید، خدماتی، پیمانکاری، پروژهای، داخلی، خارجی، ریالی، ارزی و چندارزی را در یک بستر یکپارچه مدیریت میکند.
این سیستم، قرارداد را به نقطه اتصال فروش، خرید، تولید، تأمین، انبار، خزانهداری، حسابداری، کنترل پروژه و خدمات پس از فروش تبدیل میکند.
مدیریت چرخه عمر قرارداد
در رسام، قرارداد از مرحله پیشنویس و ثبت اولیه تا امضا، اجرا، تسویه و خاتمه قابل پیگیری است.
قرارداد میتواند از پیشفاکتور فروش، پرونده خرید، درخواست خرید یا فرآیندهای داخلی سازمان ایجاد شود.
گردش قرارداد میان واحدهای مختلف، امکان بررسی، تأیید، تکمیل مدارک و ثبت نهایی را فراهم میکند.
برای هر قرارداد میتوان وضعیتهایی مانند در حال امضا، جاری، خاتمهیافته مالی، خاتمهیافته عملکردی، خاتمهیافته کامل، فسخشده و مختومه تعریف کرد.
تعریف انواع قرارداد
سیستم قراردادهای رسام امکان تعریف انواع قرارداد بهصورت ساختار درختی را فراهم میکند.
سازمان میتواند قراردادهای فروش، خرید، خدماتی، پیمانکاری، مشاورهای، تحقیقاتی، توسعهای، پشتیبانی، بازرگانی، داخلی و خارجی را در طبقات مختلف تعریف کند.
برای هر نوع قرارداد میتوان فرم، پارامتر، دسترسی، قالب چاپ، فرآیند تأیید و شرایط مالی اختصاصی تعریف کرد.
متمم و الحاقیه قرارداد
رسام از ثبت متمم، الحاقیه، تمدید، اصلاح مبلغ، تغییر مدت و بهروزرسانی شرایط قرارداد پشتیبانی میکند.
تمام تغییرات با سوابق کامل ثبت میشوند و نسخههای قبلی قرارداد قابل ردیابی هستند.
این قابلیت برای قراردادهای بلندمدت، پروژهای، ارزی و چندمرحلهای اهمیت زیادی دارد.
تعهدات مالی و نقدینگی قرارداد
در رسام، تعهدات مالی و اجرایی طرفین بهصورت تفکیکشده ثبت میشوند.
زمانبندی دریافتها، پرداختها، تحویل کالا، ارائه خدمت و اجرای مراحل قرارداد بهصورت دقیق کنترل میشود.
پیشپرداخت، بیمه، مالیات، حسن انجام کار، ضمانتنامه و سایر کسورات قراردادی نیز در سیستم قابل تعریف و اعمال هستند.
این اطلاعات به کنترل سررسیدها، مانده قرارداد و جریان نقدینگی کمک میکند.
ارتباط با سایر سیستمها
قراردادهای رسام با ماژولهای فروش، خرید، تولید، تأمین، انبار، خزانهداری، حسابداری، کنترل پروژه، مستندات و اتوماسیون اداری در ارتباط هستند.
این ارتباط باعث میشود قرارداد بهجای یک سند ایستا، به یک پرونده عملیاتی زنده تبدیل شود.
در شرکتهای تولیدی، قرارداد به برنامه تولید و MRP متصل میشود.
در شرکتهای پروژهمحور، قرارداد به WBS و کنترل پروژه وصل میشود.
در شرکتهای بازرگانی، قرارداد با خرید، تأمین، انبار و فاکتور فروش یکپارچه میشود.
داشبورد قراردادها
داشبورد مدیریت قراردادهای رسام، نمایی یکپارچه از وضعیت قراردادها، تعهدات، دریافتها، پرداختها، پیشرفت اجرا و مانده مالی ارائه میدهد.
مدیران میتوانند سررسیدها، تأخیرها، تعهدات باز، جریان نقدینگی و عملکرد هر قرارداد را بهصورت لحظهای مشاهده کنند.
طراحی واکنشگرا نیز دسترسی به اطلاعات را از طریق رایانه، تبلت و تلفن همراه ممکن میسازد.
نتایج استقرار
- کاهش خطا در ثبت و اجرای قرارداد
- افزایش شفافیت در تعهدات مالی و اجرایی
- کنترل بهتر جریان نقدینگی
- هماهنگی بیشتر بین فروش، خرید، مالی و تولید
- ردیابی کامل اسناد، پیوستها و مکاتبات
- تحلیل دقیق سود و زیان هر قرارداد
سوالات متداول
آیا رسام فقط برای قراردادهای فروش است؟
خیر. رسام قراردادهای فروش، خرید، خدماتی، پیمانکاری، پروژهای، داخلی و خارجی را پوشش میدهد.
آیا امکان ثبت متمم برای قرارداد وجود دارد؟
بله. متمم و الحاقیه با سوابق کامل و اثرگذاری بر مبلغ و مدت قرارداد ثبت میشوند.
آیا قراردادهای چندارزی پشتیبانی میشوند؟
بله. قراردادهای ریالی، ارزی و چندارزی قابل تعریف و کنترل هستند.
آیا رسام به تولید و کنترل پروژه متصل میشود؟
بله. قراردادهای فروش میتوانند به تولید، تأمین، MRP، WBS و کنترل پروژه متصل شوند.
آیا میتوان پرداختها و دریافتها را بر اساس قرارداد کنترل کرد؟
بله. دریافتها، پرداختها، سررسیدها و تعهدات مالی به تفکیک هر قرارداد قابل ثبت و پیگیری هستند.
آیا داشبورد مدیریتی برای رصد قراردادها وجود دارد؟
بله. داشبورد رسام وضعیت قرارداد، جریان نقدینگی، تعهدات، پیشرفت اجرا و شاخصهای عملکرد را نمایش میدهد.
