نرم افزار خرید و تدارکات؛
مدیریت هوشمند؛ فرآیندهای خرید

۱. ارتباط با نرم‌افزار برنامه‌ریزی تولید و مدیریت مواد (MRP)

• ارسال درخواست خرید از خط تولید: ثبت خودکار درخواست خرید کالا و مواد اولیه از سیستم تولید بر اساس موجودی و کسری‌های انبار.
• رزرو خودکار کالا بابت پروژه: پس از اتمام فرآیند خرید، کالای واردشده به انبار به‌صورت خودکار برای پروژه مربوطه رزرو می‌شود تا در بخش‌های دیگر مصرف نشود.

۲. ارتباط با سیستم کنترل پروژه و برنامه‌ریزی بودجه (CBS)

• کنترل خریدها بر اساس ساختار شکست هزینه (CBS): امکان ثبت و کنترل خریدها به تفکیک فعالیت‌های تعریف‌شده در کنترل پروژه، جهت استخراج دقیق هزینه‌های واقعی پروژه.
• کنترل بودجه خرید: تطبیق هوشمند مبالغ درخواستی و فاکتورهای خرید با بودجه مصوب هر پروژه، جهت جلوگیری از هزینه‌کردهای مازاد.

۳. ارتباط با سیستم حسابداری مالی و قراردادها

• صدور خودکار اسناد حسابداری: صدور و ثبت اتوماتیک اسناد مالی مربوط به خریدها، هزینه‌های جانبی و فاکتورها در سیستم حسابداری مالی.
• تبدیل خرید به قرارداد بازرگانی: امکان تبدیل مستقیم فرآیندهای خرید موفق و برندگان مناقصات به قراردادهای رسمی بازرگانی و خرید.

۴. ارتباط با سیستم‌های کیفیت، اموال و انبار

• ثبت نتایج کنترل کیفیت (QC): ثبت و الصاق خودکار نتایج تست‌ها و ارزیابی‌های کنترل کیفیت کالاها در لحظه ورود به انبار، به پرونده خرید و پروفایل تأمین‌کننده.
• ثبت خودکار اموال و محاسبه استهلاک: شناسایی خریدهای سرمایه‌ای و انتقال مستقیم اطلاعات آن‌ها به سیستم اموال جهت پلاک‌کوبی، تخصیص به پرسنل و آغاز فرآیند محاسبه استهلاک دارایی‌ها.

۵. ارتباط با سیستم‌های نگهداری و تعمیرات (نت)، کالیبراسیون و خدمات پس از فروش

• تأمین قطعات یدکی و کالیبراسیون: دریافت مستقیم درخواست خرید قطعات یدکی یا خدمات کالیبراسیون تجهیزات از سیستم نت (PM) و کالیبراسیون.
• پشتیبانی از خدمات پس از فروش: ثبت درخواست‌های خرید قطعات و خدمات موردنیاز بابت پذیرش‌های خدمات پس از فروش و تعمیرات مشتریان و ثبت مستقیم هزینه‌ها در پرونده خدمات.

۶. ارتباط با اتوماسیون اداری، مدیریت مستندات و ارتباطات

• ارسال مستقیم ایمیل و نامه از فرم خرید: امکان ارسال نامه‌های اداری و ایمیل‌های استعلام یا سفارش خرید به طرف‌های حساب، بدون نیاز به خروج از کارتابل خرید.
• بایگانی متمرکز مکاتبات: ثبت و پیوند خودکار تمام نامه‌ها، ایمیل‌ها و فاکتورهای ارسالی و دریافتی به پرونده خرید مربوطه.
• پیوست دیجیتال اسناد: امکان بارگذاری و پیوست مدارک فنی، ضمانت‌نامه‌ها و صورت‌جلسات امضاشده به سیستم مدیریت مستندات سازمان.

۷. ارتباط با سیستم اتوماسیون تغذیه

• تأمین اقلام مصرفی و غذایی: دریافت خودکار لیست قطعی مواد اولیه مورد نیاز برای پخت‌وپز روزانه از سیستم اتوماسیون تغذیه و ارسال مستقیم آن به کارتابل خرید عمومی و مصرفی جهت تأمین به‌موقع کالاها.

این ماژول با سیستم‌های انبار، برنامه‌ریزی تولید و تأمین، کدینگ کالا، ورود و خروج کالا، کنترل کیفیت، مالی، حسابداری مالی و دفتر کل، حسابداری مدیریت و بهای تمام‌شده، اموال، سامانه مودیان و داشبورد مدیریتی در ارتباط است تا اطلاعات مربوط به درخواست‌ها، سفارش‌ها، موجودی کالا، اسناد مالی، هزینه‌های خرید و عملکرد تأمین‌کنندگان به‌صورت خودکار و یکپارچه میان واحدهای مختلف سازمان تبادل شود.

این یکپارچگی موجب بهینه‌سازی فرآیند تأمین، کاهش زمان و هزینه خرید، جلوگیری از کمبود یا مازاد موجودی، افزایش شفافیت در زنجیره تأمین و ارائه گزارش‌های دقیق برای تصمیم‌گیری مدیران خواهد شد.