یکی از اولین گام‌‌ها در مدیریت و برنامه‌ریزی هر کسب و کاری، شناسایی و شناخت دقیق عوامل تشکیل دهنده آن کسب و کار است عواملی مانند فرایندها، فعالیت‌ها، موجودی‌ها، مواد و قطعات، تجهیزات، اقلام مصرفی، اموال و کالاها. بدون شناخت، محصولات و خدمات پر هزینه و بدون بهره‌وری لازم ‌می‌شوند.

شناخت عوامل تشکیل دهنده کسب و کار، در بخش‌ها و عملیات‌های زیر مفید هستند:

• طراحی و تحقیقات
• زنجیره تامین
• مدیریت موجودی
• تولید محصولات
• تحویل‌دهی محصولات
• خدمات پس از فروش

نرم‌افزارهای کدگذاری یا کدینگ، ابزارهای لازم برای شناسایی و شناخت عوامل تشکیل دهنده کسب و کار را ارائه ‌می‌کنند. نرم‌افزاری تخصصی است که هدف اصلی آن ایجاد ساختاری منسجم و معنادار برای ثبت خصوصیات متنوع کالا، مواد و قطعات، تجهیزات و اموال در گروه بندی‌های مناسب هست.

سیستم کدینگ زبان و فهم مشترکی بین واحدهای مختلف کسب و کار ایجاد ‌می‌کند و در نتیجه ارتباطات بین واحدهای مختلف صریح و شفاف ‌می‌شود. داشتن فهم مشترک در تعاملات بین واحدی برای سازمان‌هایی که از بخش‌های عریض و طویل تشکیل شده‌اند و یا فعالیت‌های آنها برون‌سپاری شده است بسیار ضروری و حیاتی است حتی ‌می‌تواند تعارضات و اختلافات را در شرکت‌های کوچک و متوسط کاهش بسیاری دهد.

کاربرد نرم افزار کدینگ در مدیریت انبار، کالا و اموال

نفس پیاده‌سازی سیستم کدینگ حتی بدون پیاده‌سازی سیستم‌های دیگر هم ‌می‌تواند برای سازمان‌ها اثربخش و مفید باشد چون دید روشن و شفافی از کلیت دارایی‌های کسب و کار ارائه ‌می‌کند و اما در کنار سایر سیستم‌ها مزایای زیادی برای سازمان بوجود ‌می‌آورد که به چهار مورد از آن اشاره ‌می‌شود:

• به کمک نرم‌ افزار انبارداری باعث حفظ سطح بهینه موجودی اقلام، کاهش موجودی اضافی و جلوگیری از هزینه‌های اضافی عملیات انبارداری ‌می‌شود.
• به کمک نرم‌ افزار خرید و تدارکات، مواد و قطعات دقیقا متناسب با نیازها و ویژگی‌های اعلا‌می‌ واحد درخواست کننده و در زمان مناسب تامین و تحویل ‌می‌شود.
• کنترل کیفیت : سیستم کدینگ به سازمان‌ها اجازه ‌می‌دهد تا مکانیزم‌های لازم برای کنترل کیفیت فراگیر از طراحی تا خدمات پس از فروش را فراهم و پیاده سازی کند.
• خدمات پس از فروش: کارایی عملیات خدمات پس از فروش را با تسهیل در شناسایی و منبع یابی قطعات، بهبود فرایندهای تعمیر و نگهداری و کاهش زمانی خرابی، افزایش ‌می‌دهد.

تفاوت‌های کلیدی بین سیستم‌های کدینگ در محدوده، جزئیات، ساختار سلسله مراتبی، استانداردسازی و یکپارچگی آنها با سیستم‌های سازمانی است. این ویژگی‌ها متناسب با نیازها و الزامات خاص مدیریت مواد و قطعات در صنایع مختلف است. ایجاد کدهای یکتا بر اساس مشخصه‌های منحصربفرد مواد و قطعات، محصولات، تجهیزات و سایر موارد از قابلیت‌های بسیار مهم برای سیستم کدینگ ‌می‌باشد که ‌می‌تواند آن را از سایر سیستم‌ها متمایز کند. انعطاف‌پذیری در فرمول‌دهی کدینگ، تعداد نامحدود در طبقه‌بندی و ساختار درختی گروه‌ها، تعریف مشخصه منحصر بفرد برای هر گروه،  ثبت مستندات هر کد، ثبت اطلاعات حساس و نحوه انبارداری، جزء ویژگی‌های متمایز کننده سیستم‌های کدینگ از یکدیگر ‌می‌باشند.

یکی از ویژگی‌های جالب در سیستم کدینگ امکان تعریف مشابهات برای یک کد است که در صنایعی مانند تولید محصولات الکترونیکی و مخابراتی که مواد و قطعات دارای مشخصات نزدیک به هم هستند بسیار مفید و اثربخش است. چند مورد از کاربرد مشابهات در فرایندهای مختلف را شرح داده ‌می‌شود:

در طراحی محصول، طراح ‌می‌تواند برای مدیریت بهینه موجودی انبار و تسهیل‌گری در تامین، از مشابهات تعریف شده برای مواد و قطعات استفاده کند و یا مشابهات جدید تعریف کند.

در تولید محصول، تولید کننده محصول در صورت داشتن کسری در مواد و قطعات خاص از مشابهات تعریف شده و در دسترس استفاده کند.

در تدارکات، نیز تامین کننده ‌می‌تواند در صورت تامین نشدن یک قطعه خاص، مشابهات آن را تامین کند تا از بروز تاخیر در تامین و تحویل به موقع قطعه جلوگیری بعمل آید.

به طور کلی، سیستم کدینگ نقش مهمی در بهبود کارایی عملیاتی، مدیریت زنجیره تامین و کنترل هزینه برای سازمان‌ها در صنایع مختلف ایفا می‌کند. این به ساده‌سازی فرآیندها، افزایش ارتباطات و اطمینان از در دسترس بودن مواد و قطعات مناسب در زمان مناسب کمک ‌می‌کند.