نرم افزار مدیریت پروژه رسام؛
چابکی تیم و کنترل دقیق پیشرفت

متدولوژی نرم افزار مدیریت پروژه

به مجموعه ابزارها و روش‌ها‌یی که به کمک آنها مي توان مجموعه پروژه‌های يک شرکت را بصورت يکپارچه و در حوزه‌های مختلفی مانند زمان، هزينه، ريسک، کيفيت و محدوده، مديريت نمود متدولوژي مديريت پروژه سازماني اطلاق مي‌گردد.

در سیستم کنترل پروژه رسام سعی شده است که سیستمی ایجاد شود که بتواند براساس مفاهیم PMBOK و Scrum و To Do List کار کند و از قابلیت موتور گردش کار رسام برای ایجاد فرایندهای مختلف کنترل پروژه استفاده کند.

قابلیت های عمده نرم افزار کنترل پروژه

تخصيص منابع
ایجاد فرایندهای گردشی
ثبت زير پروژه و ایجاد شکست کار WBS
ارسال وظايف به کارتابلهاي
اشخاص تخصيص داده شده
خروجی به فرمتMSP و ورودی به فرمت MSP
ارائه يک متدولوژي واحد براي مديريت پروژه‌هاي سازمان
امکان ورود اطلاعات پروژه ها و
دريافت خدمات بر مبناي سه روش:
PMBOK
Scrum
To Do List
تعيين ماتريس PBS و FBS و سپس توليد خودکار ليست فعاليتها
ارائه گزارش کار بدون محدوديت تعدادي و نيز با روشهاي مختلف
ارائه مبنايي مشخص براي ارزيابي عملکرد تيم‌ها و نيروهاي انساني سازمان
ثبت و ارجاع مستندات پروژه به درخت دانش و درخت مستندات سازماني در ماژول مديريت دانش
نمایش WBS پروژه با اطلاعات تاریخ شروع و پایان برنامه ای، تاریخ شروع و پایان واقعی، انحراف از زمان برنامه ای، مسیر بحرانی، درصد پیشرفت پروژه، درصد پیشرفت مورد انتظار تا کنون، انحراف درصد پیشرفت و …

نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌افزار کنترل پروژه و یا نرم‌افزار مدیریت پروژه یک ابزار ضروری برای مدیران پروژه است که موجب ساده‌سازی و کمک به مدیریت کارآمد پروژه‌ها از شروع تا خاتمه با ارائه یک بستر متمرکز ‌می‌‌شود. مجموعه‌ای از عملکردها را در بر ‌می‌‌گیرد که هدف آنها حصول اط‌می‌نان از تک‌می‌ل به موقع پروژه‌ها، تطابق با بودجه و استانداردهای کیفی مورد نیاز است. قابلیت‌های اصلی چنین نرم‌افزاری شامل ردیابی فعالیتها، مدیریت منابع و بودجه‌بندی است. این نرم‌افزارها عملکرد و پیشرفت پروژه را در زمان واقعی نمایش ‌می‌‌دهند و مدیران پروژه را برای اخذ تص‌می‌مات آگاهانه‌تر، تواناتر ‌می‌‌کنند.

نرم‌افزار کنترل پروژه رسام با بهره‌مندی از سال‌ها تجربه تیم‌های کارشناسی و مدیران پروژه و همچنین با بررسی کامل نقاط ضعف و قدرت سایر نرم‌افزارهای هم خانواده موجود طراحی شده است. مجموعه ابزارها، امکانات و توانمندی‌هایی که در این نرم‌افزار ارائه شده است آن را بی‌شک در ردیف قدرتمندترین نرم‌افزارهای کنترل پروژه حال حاضر ایرانی قرارداده است. RasamERP  از محدود نرم‌افزارهای ERP ایرانی است که بصورت جدی به نرم افزار کنترل پروژه را در سامانه ERP اش پرداخته است.

یک نرم افزار کنترل پروژه پیشرفته، چه ویژگی هایی باید داشته باشد؟

امکان تشکیل EPMO (دفتر مدیریت پروژه سازمانی)
امکان برنامه‌ریزی و بودجه بندی سازمانی ( محور-برنامه-پروژه )
امکان محاسبه بهای تمام شده و بهای در لحظه برای پروژه
امکان مدیریت وظایف روزانه (متدلوژی TO DO LIST)
امکان تعریف ماتریس‌های FBS و PBS
امکان برقراری ارتباط دوجانبه با نرم‌افزارهای MSP و اکسل
امکان ارتباط کامل با سیستم مدیریت اسناد و دانش سازمانی
امکان تعریف گردش‌های مختلف برای فعالیتها
امکان برنامه‌ریزی نیازمندی‌های مواد برای پروژه و ایجاد درخواست خرید
امکان ثبت اسناد مالی و شناسایی کلیه عوامل هزینه ای به ریز فعالیت
امکان تعریف، کنترل و مدیریت بودجه پروژه در تما‌می‌ سطوح
امکان ثبت زمان‌های پیش بینی و واقعی برای فعالیتها
امکان تعریف محدودیت برای افراد در دسترسی به سطوح پروژه
امکان تایید کار انجام شده و تعیین درصد واقعی ‌می‌زان پیشرفت
امکان ارتباط با ماژول ورود و خروج پرسنل
امکان تهیه گزارشات مختلف بر اساس نیاز
امکان تعریف ساختار شکست کار برای پروژه‌ها
امکان تعریف خط مبنا برای ارزیابی عملکرد افراد و تیم‌ها
امکان تعریف و تخصیص منابع به فعالیت‌ها
تقویم کاملا فارسی/انگلیسی بدون نیاز به افزونه

تفاوت نرم‌ افزار کنترل پروژه با نرم‌ افزار مدیریت پروژه
نرم‌افزار کنترل پروژه و نرم‌افزار مدیریت پروژه هر دو ابزاری جدایی ناپذیر در قلمرو اجرای پروژه هستند، اما اهداف و عملکردهای متفاوتی را ارائه ‌می‌ دهند. نرم‌افزار کنترل پروژه در درجه اول بر جنبه‌های نظارتی و کنترلی پروژه متمرکز است. این نوع نرم‌افزار برای مدیریت پروژه‌ها بر اساس محدودیت‌های برنامه‌ریزی شده زمان و هزینه به کار گرفته ‌می‌شود. نرم‌افزارهای کنترل پروژه اختصاصا برای ردیابی عملکرد پروژه، مدیریت بودجه و نظارت بر تخصیص منابع مفید است.

از سوی دیگر، نرم‌افزار مدیریت پروژه ابزار جامع‌تری است که مدیریت سرتاسر پروژه را در بر ‌می‌گیرد. این شامل قابلیت‌هایی برای برنامه‌ریزی، اجرا، خاتمه، نظارت و کنترل است. نرم‌افزار مدیریت پروژه به برنامه‌ریزی وظایف، برنامه‌ریزی منابع، ارزیابی ریسک و ارتباط با ذینفعان کمک ‌می‌ کند. این یک محیط مشترک برای اعضای تیم فراهم ‌می‌کند تا به طور موثر با هم کار کنند، اسناد را به اشتراک بگذارند و اطلاعات پروژه را در یک بانک متمرکز ‌می‌کند.

تفاوت اصلی در دامنه کاربرد آنها نهفته است. در حالی که نرم‌افزار کنترل پروژه تخصصی‌تر است و بر جنبه‌های کنترلی مدیریت پروژه تمرکز دارد، نرم‌افزار مدیریت پروژه مجموعه جامعی از ابزارها را ارائه ‌می‌دهد که تمام مراحل مدیریت پروژه را پوشش ‌می‌دهد. نرم‌افزار کنترل پروژه زیرمجموعه‌ای از نرم‌افزار مدیریت پروژه است که اغلب به عنوان یک ویژگی یا ماژول خاص در آن گنجانده ‌می‌شود. در اصل، نرم‌افزار کنترل پروژه کمک ‌می‌کند تا اطمینان حاصل شود که پروژه به برنامه خود پایبند است، در حالی که نرم‌افزار مدیریت پروژه به ایجاد و اجرای طرح از همان ابتدا کمک ‌می‌ کند.

تفاوت نرم‌ افزار کنترل پروژه msp و نرم‌ افزار کنترل پروژه رسام چیست ؟
نرم‌افزار MSP یکی از نرم‌افزارهای کنترل پروژه قوی، پرکاربرد و مرجع در ز‌مینه مدیریت پروژه‌هاست که با بهره‌مندی از رابط کاربری یکسان با مجموعه نرم‌افزارهای OFFICE شروع کنترل پروژه با آن را بسیار ساده کرده است در کنار قابلیتها و توانمندی‌های بسیار زیاد نرم‌افزار MSP ‌می‌توان ویژگی‌ها و انتظاراتی را بر شمرد که برای مدیریت جامع سازمانی مورد نیاز هستند ولی در این نرم‌افزار پیش‌بینی نشده‌اند از آن جمله امکان تعیین نیازمندی مواد (MRP)، ایجاد گردش کار برای فعالیت‌ها، امکان ارتباط با سیستم‌های حضور و غیاب، یکپارچگی با سیستم‌های مالی/حسابداری و …. نرم‌افزار کنترل پروژه رسام با بکارگیری قابلیتهای و توانمندی‌های پرکاربرد نرم‌افزار کنترل پروژه MSP و ایجاد یکپارچگی کامل با سایر سیستم‌ها همانند BPMS، MRP و … و همچنین داشتن تقویم فارسی به یک نرم‌افزاری که مورد نیاز مدیران پروژه و مدیران ستادی برای پیشبرد کارها و فعالیت‌ها تبدیل شده است.

نرم‌افزار کنترل پروژه عمرانی/ ساختمانی چیست ؟

فرآیند برنامه‌ریزی، سازماندهی و نظارت برای انجام پروژه‌های عمرانی و ساختمانی در بازه زمانی و هزینه‌ای و با شاخص‌های کیفی مشخص را مدیریت پروژه‌های ساختمانی (Construction Project Management) گویند که شامل تعیین و تخصیص فعالیتها، تعیین و تخصیص منابع، برنامه‌ریزی و زمانبندی فعالیت‌ها، مدیریت ریسک، پیگیری فعالیت‌ها و هزینه‌ها، پیاده‌سازی الزامات قانونی و انتظارات کارفرما، پاسخگویی به مراجع رسمی‌ و اجرای آئین نامه‌ها و غیره ‌می‌‌باشد. به نرم‌افزارهایی که برای کنترل و مدیریت پروژه‌های ساختمانی بکار گرفته می‌شوند نرم‌افزار کنترل پروژه ساختمانی/عمرانی گفته می‌شود.

پروژه‌های ساختمانی ویژگی‌هایی از جمله فصلی بودن، بکارگیری تعداد زیادی از نیروی انسانی، قوانین و آئین نامه‌های محدود کننده و لازم الاجرا، تاثیرگذاری عوامل و شرایط محیطی در اجرا و همچنین منحصر به فرد بودن پروژه‌ها را دارا هستند که باعث ‌می‌شود هر پروژه‌ای شرایط مدیریتی خاصی را بطلبد.

نرم‌افزارهای کنترل پروژه جامع‌نگر ‌می‌‌توانند بخشی از چالشها و مشکلات پیش رو را در مدیریت پروژه‌های ساختمانی حل و مدیران را در اخذ تصمیمات پیشگیرانه تواناتر کنند. نرم‌افزار کنترل پروژه رسام به ارائه بستری از قابلیت‌های مورد نیاز مدیران و کارشناسان پروژه از جمله محیط تعاملی، ایجاد سازمان مدیریت پروژه، امکان ارتباط با سایر سیستم‌های مدیریت منابع سازمانی همانند مالی/حسابداری و گزارشات آنلاین و در لحظه، به ابزاری کارآمد تبدیل شده است.

قابلیت بکارگیری نرم‌افزار کنترل پروژه رسام در سیستم‌ها و دستگاه‌های مختلف این امکان را به کاربران ‌می‌دهد در تما‌می‌ لحظات گزارشات کاری خود را ثبت و یا فعالیت‌های تخصیص داده شده را مشاهده کنند.

کاربرد نرم‌افزار کنترل پروژه رسام در پروژه‌های عمرانی و ساختمانی

با توجه به برخورداری نرم‌افزار کنترل پروژه رسام از طیف وسیعی از قابلیت‌ها و توانمندی‌های عمو‌می‌ و مرسوم سایر نرم‌افزارهای کنترل پروژه همانند تعریف و تخصیص فعالیت و منابع، تعیین خطوط مبنا، تعیین روابط فعالیتها و برنامه‌ریزی و سایر، آن را ‌می‌‌توان در عموم پروژه‌های عمرانی/ساختمانی مورد استفاده قرار داد. علاوه بر این ویژگی‌های ممتاز ذیل باعث ‌می‌شوند که نرم‌افزار کنترل پروژه رسام انتخاب اول برای مدیران و کارشناسانی که به دنبال نرم‌افزار کنترل پروژه ایرانی هستند باشد:

ماژول مکاتبات داخلی : ماژول مکاتبات داخلی رسام علاوه برنامه نمایش فعالیت‌های تخصیص داده شده به شخص، امکان ایجاد تعاملات با دیگران از طریق نامه و پیام فوری را فراهم ‌می‌کند.
ماژول مدیریت نرم‌افزار و فرآیندها (BPMS) : ‌با استفاده از ماژول BPMS کاملا بومی و اختصاصی رسام، می‌توان کاملا پویا و متناسب با نیاز برای هر فعالیتی در کنترل پروژه رسام گردش کاری مناسب تعریف و به اجرا گذاشت.
ماژول اداری و پرسنلی : با این ماژول ‌می‌توان پروژه را سازماندهی کرد و بصورت یکپارچه و با تشکیل دفتر مدیریت پروژه سازمانی، کلیه پروژه‌های سازمان را مدیریت کرد و همچنین این ماژول ‌میزان و سطح دسترسی‌های اشخاص به اطلاعات پروژه را مشخص ‌می‌‌کند.
ماژول حسابداری : با توجه به قابلیت بارز ماژول حسابداری رسام در تعریف 12 سطح کد تفصیلی در حسابداری و تخصیص خودکار و یا دستی این کدها، توانمندی بسیار زیادی به کارشناسان و مدیران برای شناسایی و دسته‌بندی هزینه و در نتیجه اعمال محدودیت‌های کنترلی بودجه ‌می‌دهد.
ماژول مدیریت مستندات و دانش سازمانی: این ماژول در یکپارچگی کامل با نرم‌افزار کنترل پروژه قرار دارد که حاصل آن اعمال مدیریتی اثربخش بر مستندات و دانش سازمانی ‌می‌گردد. زنجیره تولید و نسخ متعدد مستندات قابل تجزیه و تحلیل خواهد بود.
ایجاد اتوماتیک فعالیت‌های تخصصی: رسام ‌می‌‌تواند با ثبت و تکمیل جداول FBS و PBS، فعالیت‌های گروه‌های کاری مشابه را بصورت اتوماتیک تعریف و تخصیص دهد.

بهترین نرم‌ افزار کنترل پروژه ایرانی

برای تعیین و شناخت بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه ایرانی ‌می‌بایست علاوه بر قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم‌افزار به نیازمندی استفاده کنندگان نیز توجه شود. نیاز یک فریلنسر یا کسب و کار کوچک برای مدیریت وظایف و پروژه‌های شخصی‌اش با نیاز یک سازمان بزرگ با هزاران نفر کارمند بسیار تفاوت دارد. به همین دلیل برای شناخت بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه فارسی ‌می‌بایست دو عامل اساسی مد نظر قرار گیرند.

عامل اول در شناسایی بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه ایرانی شناخت نسبی نیازمندی و اهداف بلند مدت سازمان است. شاخص‌های مهم:

تعداد، تنوع و پیچیدگی پروژه‌ها
عوامل محدود کننده و الزامات قانونی
ریسک‌ها و خطرات پروژه
تعداد کاربران و عوامل فرهنگی برخواسته از آن
ساختار و عوامل تاثیرگذار در تصمیم‌گیری
موقعیت سازمان در نمودار رشد
سامانه های نرم‌افزاری موجود در سازمان
میزان ارزشمندی و ارزش‌گذاری برای اطلاعات
هدف سازمان از استفاده از نرم افزار کنترل پروژه
عامل دوم: برای انتخاب بهترین و مناسب ترین نرم‌افزار کنترل پروژه برای سازمانتان در گذشته چندان گزینه‌هایی برای انتخاب وجود نداشت ولی با پیشرفت‌های نرم‌افزاری که اتفاق افتاده و تنوع بسیار زیاد در بین نرم‌افزارهای موجود، امروزه برای انتخاب بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه گزینه های زیادی موجود هست. بنابراین لازم است حتما باید معیارهای مشخصی برای انتخاب داشته باشید:

قابلیت ادغام با سیستم‌های موجود: نرم‌افزارهای کنترل پروژه بخش زیادی از داده‌های سازمان مانند فعالیت‌ها، منابع، هزینه‌ها، زمانبندی‌ها، گزارشات و … را در خود ذخیره ‌می‌‌کنند بنابراین لازم است این نرم‌افزار بتواند با سایر نرم‌افزارهای سازمان مانند زنجیره تا‌مین، حسابداری، منابع انسانی و … ادغام و یکپارچه گردند. بعبارت دیگر نرم‌افزار کنترل پروژه باید بتواند با نرم‌افزار ERP سازگاری و در تبادل اطلاعات و یکپارچگی کامل باشد.
مدیریت هزینه قوی: نرم‌افزار کنترل پروژه باید بتواند امکان بودجه‌بندی، کنترل بودجه، ثبت هزینه‌ها، تعیین معیارها و خط مبنای هزینه‌ی برای پروژه‌ها را داشته باشد.
مدیریت تغییرات: نرم‌افزار کنترل پروژه باید قابلیت مدیریت تغییرات اعمالی بر پروژه را داشته باشد و تاثیرات آن بر بودجه و زمانبندی را تجزیه و تحلیل کند.
سفارشی‌سازی: هر سازمانی دارای فرآیندها و عملیات منحصربفردی است که آن سازمان را شکل داده‌اند و نرم‌افزارهایی که در این گونه سازمان‌ها بکار برده ‌می‌شوند ‌می‌بایست قابلیت تطبیق با این فرآیندها و عملیات و قابل سفارشی سازی باشند.
ارائه گزارشات متنوع و داشبورد آنلاین: نرم‌افزار کنترل پروژه باید بتواند در هر لحظه‌ای آخرین وضعیت فعالیت‌ها، منابع و هزینه‌ها را با شمایل و سطوح مختلف گزارش نماید.
داشتن سیستم مدیریت دانش و مستندات: یکی از وجوه لازم برای نرم‌افزارهای کنترل پروژه امکان نگهداری و حفظ داده‌ها، اطلاعات و مستندات بوجود آمده در طول پروژه ‌می‌باشد چرا که این داده‌ها منبع بسیار ارزشمندی از اطلاعات هستند که ‌می‌توان در تجزیه و تحلیل روندهای آتی مورد استفاده قرار گیرند.
این پنج ویژگی برتر در انتخاب بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه برای یک سازمان نقش اساسی دارند با عنایت به برخورداری نرم‌افزار کنترل پروژه رسام از این پنج ویژگی، به خوبی نشان‌دهنده شایستگی این نرم‌افزار بسیار قدرتمند در مدیریت پروژه‌های سازمانی است.

بررسی نرم‌ افزار های کنترل پروژه ایرانی و مدل های رایگان

بعضی از نرم‌افزارهای کنترل پروژه فارسی در راستای اهداف بازاریابی توسعه دهندگانش نسخه‌های رایگانی از نرم‌افزار را به بازار هدف ارائه ‌می‌کنند. بکارگیری نسخه‌های رایگان نرم‌افزار کنترل پروژه ایرانی مزایا و معایبی دارد از جمله مزایا کسب تجربه بدون پرداخت هزینه، منحنی یادگیری کوتاه، امکان جابجایی سریع بین نرم‌افزارها و ایجاد بستر فکری و فرهنگی اولیه مشترک در سازمان.

نرم‌افزارهای کنترل پروژه رایگان برای اشخاص و شرکت کوچک مناسب ‌می‌باشند چون با محدودیت‌هایی که دارند ظرفیت و توان پاسخگویی به نیازهای کاربران حرفه‌ای، شرکت‌های متوسط و بزرگ را ندارند اما یکی از کارکردهای اصلی ‌می‌تواند ارزیابی و سنجش تیم‌های کنترل پروژه از نرم‌افزار قبل از خرید نسخه‌های غیر رایگان آن ‌می‌باشد و این موضوع ‌می‌تواند در عمق بخشیدن به بکارگیری نرم‌افزار کنترل پروژه ایرانی در سازمان موثر باشد.

اما نسخه‌های رایگان در کنار مزایا، معایبی اساسی هم دارند از آن جمله عدم امکان یکپارچه‌سازی و ادغام با سایر نرم‌افزارها، تعداد کاربران محدود، نداشتن پشتیبانی فنی قوی، نداشتن قابلیت‌های مهم و اساسی کنترل پروژه و عدم پشتیبانی از سازمان در توسعه و رشد آن.

مزیتی که نرم‌افزارهای کنترل پروژه ایرانی نسبت دیگر نرم‌افزارها دارند این است که علاوه بر تقویم شمسی، تیم پروژه ‌می‌تواند از راهنمایی و پشتیبانی کارشناسان نرم‌افزار برخوردار گردند و همچنین الزامات قانونی کشور نیز به خوبی لحاظ ‌می‌گردد و اینکه نمودار یادگیری کاربران بدلیل اشتراکات زبانی بسیار کوتاه‌تر خواهد بود.

در شبکه های اجتماعی بعضی از نرم افزارهای کنترل پروژه فارسی مورد توجه کارشناسان و کاربران قرار گرفته اند بدون ترتیب خاصی لیست و مختصری شرح داده شده است باید توجه داشت که این نرم‌افزارها بهترین نرم‌افزارهای کنترل پروژه ایرانی و یا فارسی نیستند و همچنین نرم افزارهای کنترل پروژه فارسی محدود به همین لیست هم نیست.